Skoro samochód firmowy jest samochodem ciężarowym, to nie jest wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celu zaliczenia wydatków do kosztów. Ewidencję taką należy prowadzić wewnątrz firmy wyłącznie dla celów rozliczenia prywatnych jazd pracowników.
JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĄŁ URZĄD
W październiku 2006 r. spółka wykupiła samochody z firmy leasingowej, leasingowane od 2 września 2003 r., posiadające homologację samochodów ciężarowych. Czy zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją samochodu od dnia jego wykupu z firmy leasingowej wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?
ODPOWIEDŹ URZĘDU
Ilekroć w przepisach ustawy o CIT jest mowa o samochodzie osobowym - rozumie się przez to każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe. Jeśli zatem samochód posiada homologację inną niż dla samochodu osobowego, wówczas nie będzie on uznany za samochód osobowy. Jeśli samochód nie posiada żadnej homologacji, lecz jego ładowność przekracza określoną wagę (przyp. red. od 1 stycznia 2007 r. - 3,5 t; do 31 grudnia 2006 r. - 500 kg), również nie będzie on samochodem osobowym.
Ponieważ w omawianej sytuacji samochód, którego dotyczy wniosek, posiada homologację importera, wobec tego samochód ten w świetle przepisów ustawy o CIT nie stanowi samochodu osobowego.
Ustawa o CIT zawiera pewne ograniczenia w zakresie zaliczania wydatków związanych z używaniem samochodów do kosztów uzyskania przychodów. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Do kosztów nie wlicza się również wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Równocześnie przebieg pojazdu powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Prawdą jest, że samochód, który został wykupiony z firmy leasingowej, nie podlega wskazanym wyłączeniom z kosztów, gdyż samochód będzie stanowił majątek podatnika, podczas gdy w cytowanych przepisach jest mowa o samochodach niestanowiących składników majątku podatnika. Ponadto w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT jest mowa o samochodach osobowych, a przedmiotowy samochód nie jest samochodem osobowym w świetle ustawy o CIT. Ponieważ przedmiotowy samochód nie jest samochodem osobowym, nie istnieje tu wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Jeśli chodzi o rozliczenia korzystania przez pracowników z samochodów służbowych do jazd prywatnych, w tym celu może być wykorzystywana ewidencja przebiegu pojazdu - do wyliczenia wartości świadczenia.
W przypadku gdy pracownicy używają samochodów służbowych dla celów prywatnych, należy uznać, że podatnik świadczy na ich rzecz usługę w postaci możliwości korzystania z tych samochodów. Usługa ta powinna być rozliczona zgodnie z cenami rynkowymi. Uzyskane z tego tytułu należności będą stanowić przychód spółki na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, w zależności od umowy łączącej pracownika ze spółką, na podstawie której korzysta on z samochodu służbowego.
Postanowienie naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 27 grudnia 2006 r., nr 1472/ROP1/423-307/06/AJ
OPINIA
Magdalena Mucha-Prymas
menedżer podatkowy, BDO Numerica
Ze względu na ograniczenia w możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, definicja samochodu osobowego jest bardzo istotna niemal dla każdego podatnika. Organ podatkowy prawidłowo rozstrzygnął kwestię kwalifikacji pojazdu, opierając się na przepisach obowiązujących w 2006 roku. Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2007 r. do ustaw o podatkach dochodowych wprowadzono nową definicję samochodu osobowego, zgodnie z którą za taki uważa się co do zasady pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą. Od tej zasady ustawodawca przewidział także kilka wyjątków. Jednak do samochodów zakupionych przed 2007 rokiem stosować będziemy przepisy sprzed nowelizacji. Organ podatkowy podzielił stanowisko podatnika dotyczące rozliczenia korzystania przez pracowników z samochodów służbowych do jazd prywatnych. Zgodnie z aktualnym orzecznictwem wartość tego nieodpłatnego świadczenia powinna być określona według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług wynajmu samochodów.
