W koszty prywatnej praktyki można wliczać wydatki na własny samochód, ale i użyczony przez inną osobę. W tym drugim przypadku, by ustrzec się podatkowej pułapki, trzeba skorzystać z instytucji współwłasności.
W działalności gospodarczej można korzystać z samochodu osobowego i wliczać w koszty wydatki z nim związane, o ile tylko podatnik potrafi wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością.
Pełne koszty lub kilometrówka
Jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie dla celów prowadzonej działalności, podatnik ma prawo, po wpisaniu go do ewidencji środków trwałych, wliczać w koszty wszelkie związane z nim wydatki, od paliwa i parkowania po amortyzację. Jedyne ograniczenie dla amortyzacji oraz składek ubezpieczeniowych stanowi próg równowartości 20 tys. euro, po przekroczeniu którego w koszty można wliczać tylko część wydatku, proporcjonalną do tego limitu.
Jednak by w ten sposób rozliczać samochód, musi on stanowić własność podatnika. Gdy jest inaczej (samochód w leasingu operacyjnym, użyczony, pożyczony itp.), podatnik może wliczać w koszty tylko wydatki za pośrednictwem kilometrówki, a więc na zasadach identycznych jak w przypadku własnego samochodu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, bo poza działalnością jest wykorzystywany także dla celów prywatnych.
Jeśli więc podatnik nie ma samochodu firmowego ani własnego wykorzystywanego zarówno dla celów prywatnych, jak i w związku z prowadzoną działalnością, może korzystać np. z użyczenia pojazdu przez rodziców, rodzeństwo czy dowolną inną osobę. W takim przypadku wydatki na taki pojazd wliczać może w koszt prywatnej praktyki za pośrednictwem tzw. kilometrówki.
Ewidencja przebiegu pojazdu
By tak rozliczać wydatki, wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy.
Dla udokumentowania wydatków poniesionych w związku z użyciem własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. W kupionym gotowym formularzu nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.
Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach tzw. służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ustalane są one w rozporządzeniu ministra infrastruktury. Od 14 listopada 2007 r. wynoszą one 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.
W sytuacji gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.
Współwłasność lepsza
Z rozliczaniem wydatków na samochód, z którego podatnik korzysta w formie użyczenia, wiąże się jednak pewne niebezpieczeństwo związane z faktem, iż zgodnie z art. 14 ustawy o PIT za przychód z działalności uważa się wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z cenami rynkowymi. Co prawda można by dowodzić, że samochód został użyczony dla potrzeb prywatnych, a nie dla prowadzenia działalności gospodarczej, o czym świadczy fakt, iż dla potrzeb prywatnej praktyki jest wykorzystywany tylko fragmentarycznie, ale niebezpieczeństwo, iż fiskus zażąda w takim przypadku powiększenia przychodów z działalności o hipotetyczne korzyści, jest duże.
W związku z tym zdecydowanie lepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest przejęcie samochodu na współwłasność. Nawet gdy jest to auto już dawno nabyte i używane, jego współwłaścicielem można zostać poprzez akt darowizny, która, przy dopełnieniu formalności, jest zwolniona z podatku; także wtedy, gdy potrzebne będzie zrezygnowanie ze współwłasności na rzecz poprzedniego pełnego właściciela pojazdu.
EWIDENCJONOWANIE KOSZTÓW W KSIĘDZE
Koszty korzystania z samochodu w formie kilometrówki ewidencjonujemy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jednym zapisem na koniec miesiąca. Możemy to uczynić w dwojaki sposób:
• bezpośrednio na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wpisujemy wówczas w kolumnie 3 księgi (nr dowodu księgowego): ewidencja przebiegu pojazdu, a w kol. 13 kwotę kosztu,
• za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w kol. 3 wpisujemy numer dowodu wewnętrznego, a wydatek, identycznie jak w wariancie poprzednim, w kolumnie 13.