Marcin Sikora

doradca podatkowy, Kancelaria Sikora i Wspólnicy

Wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowią koszt uzyskania przychodu tylko do wysokości limitu, ustalonego na podstawie danych zawartych w ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki. Faktury VAT dokumentujące faktycznie poniesione wydatki w związku z eksploatacją prywatnego auta muszą bezwzględnie zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Brak tego numeru powoduje, że faktura nie może zostać uwzględniona w zestawieniu faktycznie poniesionych wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu, a tym samym nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym. Zatem fakt wystawienia faktury na firmę lub bezpośrednio na podatnika jest bez znaczenia w przypadku uznania tych wydatków za kosz uzyskania przychodów. O możliwości zaliczania przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów decyduje to, czy wydatki takie zostały przez podatnika udokumentowane zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone przez podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przedsiębiorca, który używa w celu prowadzenia działalności gospodarczej, prywatnego samochodu osobowego, powinien prowadzić: miesięczne zestawienie zawierające faktycznie poniesione wydatki wynikające z faktur VAT dokumentujących eksploatację samochodu oraz ewidencję przebiegu pojazdu.

W objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określono, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Trzeba zwrócić uwagę, że zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco. Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nadwyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu, np. lutym, limit wydatków nie zostanie przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wydatków, które nie znalazły się w kosztach miesiąca poprzedniego.

(MGM)

PODSTAWA PRAWNA

■ Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

■ Ust. 13 objaśnień do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).