Weryfikacja należności dla celów księgowych następuje poprzez potwierdzenie sald. Czytelnik zastanawia się, czy taki dokument do kontrahenta można wysyłać drogą mailową.

Marek Dobek, biegły rewident, partner w M2 Audyt zwraca uwagę, że prawo bilansowe zagadnienie inwentaryzacji, w tym potwierdzeń sald, traktuje dość lapidarnie.

Ekspert wyjaśnia, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, firmy przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności (z wyjątkiem spornych i wątpliwych, wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych) oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Artykuł 27 ustawy o rachunkowości stwierdza natomiast, że przeprowadzenie inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować nie precyzując, co należy przez to rozumieć.

- Przyjmując jednak, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, a dowód księgowy powinien zawierać m.in. podpis wystawcy dowodu, należy odpowiedzieć na postawione pytanie negatywnie - twierdzi nasz rozmówca. Dodaje, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy jedynie wtedy, gdy wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Marek Dobek podkreśla, że do tej pory przepisy te nie zostały wydane, zaś praktyka nie akceptuje drogi mailowej za wiarygodny sposób potwierdzenia sald, chyba że mamy do czynienia z potwierdzeniem uzyskanym z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.