Każdy przedsiębiorca prędzej czy później musi zmierzyć się z tak egzotycznym zjawiskiem jak amortyzacja. Dlaczego? Dlatego, że żadnej działalności nie da się prowadzić bez podstawowego chociażby tylko wyposażenia taki jak komputer, drukarka, telefon, czy samochód. Potrzebny jest też chociaż kawałek biura, jakieś biurko, krzesło itd. Aby to wyposażenie zdobyć, najczęściej trzeba je dla firmy kupić albo nabyć w jakikolwiek inny sposób, o ile ten jest tylko legalny. I tu pojawia się kłopot zwany amortyzacją. Z przepisów podatkowych wynika bowiem wprost, że taki kupiony dla firmy sprzęt nie może być ot tak sobie wrzucony w koszty, na podstawie faktury na jego zakup, czy też innego dokumentu potwierdzającego nabycie jego własności. A raczej nie zawsze może być tak potraktowany.
Amortyzacja czyli co
Część firmowych zakupów rzeczowych musi być traktowana jako tzw. środek trwały, a jeśli zakup ma charakter zakupu nie rzeczy a prawa, jako wartość niematerialna i prawna. W takim przypadku trzeba stosować przepisy o amortyzacji, choć nie koniecznie będziemy taką rzecz czy prawo amortyzować. Najpierw jednak słowo o tym, czym jest amortyzacja. Otóż, jest to sposób rozliczania kosztów zakupu (lub nabycia w inny sposób) takich rzeczy i praw, które nie zużywają się jednorazowo, czyli które można używać wiele razy lub używać w sposób ciągły przez jakiś czas. Jeśli zatem kupujemy gwoździe, które w normalnych warunkach zużywa się raz po to by jakieś rzeczy ze sobą połączyć (to, że taki gwóźdź można później odzyskać i wykorzystać ponownie nie ma tu znaczenia, bo normalnie przewiduje się jego jednorazowe zużycie), przepisami o amortyzacji martwić się nie trzeba. Jeśli jednak jest to komputer, który normalnie przeznaczony jest do użytkowania w dłuższym czasie, to nawet gdybyśmy chcieli go użyć raz, przepisami o amortyzacji trzeba się już martwić.
W dużym uproszczeniu, sama amortyzacja polega na tym, że do kosztów wpisujemy nie cały wydatek na rzecz lub prawo, ale określoną przez przepisy jego część. Inaczej mówiąc, zakup trafia w koszty w dłuższym czasie, różnym w zależności od tego, jakie przepisy przewidziały dla niego normatywne (czyli założone) okresy użytkowania.
Środek trwały czyli magiczna moc roku
Nawet jednak takie rzeczy i prawa, które nie służą do jednorazowego użytku, mogą być czasem wpisane do kosztów od razu. Czasem wydatek taki można wpisać do kosztów od razu. Otóż, co do zasady środkiem trwałym jest wszystko co zamierzamy używać na potrzeby firmy dłużej niż rok. To prosta zasada. Zamierzasz używać rok i dłużej: środek trwały. Zamierzasz używać krócej: nie środek trwały. No chyba, że się pomylimy. Jeżeli, przewidywaliśmy, że coś używane będzie krócej niż rok, będziemy potem używali dłużej, to z chwilą przekroczenia rocznego okresu użytkowania czeka nas droga przez mękę. Po pierwsze trzeba bowiem wydatek na zakup tego czegoś wyrzucić z kosztów (odjąć go od kosztów, lub wystornować, w zależności od tego jaką terminologie kto woli stosować). Po drugie ułożyć plan amortyzacji i wyliczyć odpisy amortyzacyjne. Po trzecie, zapłacić karne odsetki, za to że nasze koszty przez cały ten okres były wyższe niż być powinny. Te zasady dotyczą w praktyce jednak tylko takich rzeczy i praw, których wartość w chwili nabycia (tzw. wartość początkowa, a zatem nie sama cena ale i np. koszty montażu gdy takie były)jest wyższa niż 3,5 tys. zł. Jeśli była niższa, otwiera się przed nami może możliwości, a karne odsetki zupełnie nam nie grożą.
Drobny wydatek czyli morze trzech możliwości
Jak już wspomniałem środek trwały (a także wartość niematerialna i prawna) to coś takiego co w firmie używane będzie dłużej niż rok. To jednak reguła od której przewidziano wyjątkowo ważny wyjątek. Otóż, w praktyce jest tak tylko z tymi składnikami, które kosztują powyżej 3,5 tys. zł. Jeśli kosztowały mniej mamy trzy możliwości. Pierwsza – nie uznawać takiej rzeczy za środek trwały i rzecz wpisać od razu w koszty. Druga – uznać rzecz za środek trwały i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, czyli wpisać całą kwotę w koszty, a rzecz umieścić w ewidencji środków trwałych. Trzecie – uznać rzecz za środek trwały i normalnie amortyzować, czyli wpisywać w koszty podatkowe po kawałku. Wybór jednego z tych sposobów postępowania należy do nas. Biorąc to pod uwagę można zatem uznać, że zakup każdej rzeczy czy prawa, których początkowa wartość ustalona zgodnie z przepisami o amortyzacji jest niższa niż 3,5 tys. zł, może być od razu zaliczona do kosztów podatkowych, nawet jeśli używana będzie dłużej niż rok. Bez narażania się na konsekwencje w postaci karnych odsetek z powodu przekroczenia rocznego okresu użytkowania. Proste, wygodne rozwiązanie.
Jak nie środek trwały to wyposażenie
Ale to jeszcze nie koniec. Kwestia kolejna to wyposażenie. Jest nim wszystko to, czego nie zaliczamy do środków trwałych. I nie ma tu znaczenia, czy dzieje się tak dlatego, bo coś nie jest używane dłużej niż rok, czy dlatego że sami postanowiliśmy tego nie uznawać za środek trwały, bo wartość tego czegoś nie była wyższa niż 3,5 tys. zł. Wydatki na nabycie takich rzeczy wpisujemy do kosztów od razu. Po za tym mamy też obowiązek każda taką rzecz, jeśli jej wartość przekracza 1,5 tys. zł, wpisać do ewidencji wyposażenia. Oczywiście to obowiązek dotyczący tylko tych osób, które opodatkowane są PIT i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów.