Często z najmem lokali, zwłaszcza użytkowych, wiążą się spore koszty, które mocą umowy zawartej między wynajmującym a najemcą obciążają właściciela lokalu, czyli podatnika uzyskującego przychód albo dochód z najmu.

Rezygnacja z ryczałtu

W takim przypadku ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wcale nie musi być lepszą formą opodatkowania od podatku ustalanego według skali podatkowej.

Na dodatek, jak już powszechnie wiadomo, w 2009 roku obowiązuje niższy niż w latach minionych limit równowartości 4 tys. euro, który ogranicza możliwość stosowania opodatkowania przychodów z najmu ryczałtem w wysokości 8,5 proc. Nadwyżkę trzeba opodatkować stawką w wysokości 20 proc. przychodów. A to może być nieopłacalne, zważywszy że jednocześnie w 2009 r. obniżona została stawka podatku według skali do 18 proc., a podniesiony próg dochodów nią objętych do wysokości 85 528 zł.

Ważne!

Podatnicy, którzy wliczają w koszt najmu amortyzację, muszą prowadzić ewidencję środków trwałych

Dlatego wielu podatników zrezygnowało z ryczałtu na rzecz podatku płaconego według skali. Oczywiście w tym celu byli oni zobowiązani zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z ryczałtu w terminie do 20 stycznia. Wynajmujący, który w 2008 roku płacił ryczałt od przychodów z najmu i do 20 stycznia nie złożył zawiadomienia o rezygnacji z ryczałtu, musi w roku bieżącym dalej rozliczać przychody z najmu w formie ryczałtu.

Dokumentowanie kosztów

Osoby, które przeszły z rozliczeń w formie ryczałtu na podatek płacony według skali podatkowej, nie muszą w 2009 roku w żaden sposób dokumentować przychodów. Przepisy podatkowe nie wymagają prowadzenia na tę okoliczność żadnych ewidencji.

Podatnicy muszą jednak w trakcie roku ustalać wysokość dochodu, by na bieżąco, co miesiąc płacić od niego zaliczki na podatek. Dochodem jest przychód uzyskany z najmu pomniejszony o koszty jego uzyskania.

Na potrzeby rozliczania podatku dochodowego wystarczającym dokumentem są wszelkiego rodzaju rachunki i faktury, które jako dowody podatkowe trzeba gromadzić, a następnie przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatku.

Ewidencja środków trwałych

Kosztem mogącym mieć kluczowy wpływ na ustalenie opłacalności konkretnego sposobu opodatkowania przychodów z najmu może być możliwość skorzystania z amortyzacji. Największe efekty można osiągnąć stosując amortyzację przyspieszoną, i to w przypadku lokali mieszkalnych. W większości takich przypadków opodatkowanie według skali podatkowej będzie dla podatnika korzystniejsze niż ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Podatnicy, którzy wliczają w koszt najmu amortyzację, muszą prowadzić ewidencję środków trwałych. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest przypadek, iż wynajmujący wlicza w koszty amortyzację metodą uproszczoną, a więc po ustaleniu wartości początkowej według zryczałtowanej stawki 988 zł za metr kwadratowy wynajmowanej powierzchni.

Ewidencje u ryczałtowca

Wynajmujący, którzy w roku poprzednim nie korzystali z ryczałtu, lecz dochód z najmu rozliczali według skali podatkowej, a w 2009 r. zdecydowali się skorzystać z najmu, powinni byli o takiej decyzji poinformować naczelnika urzędu skarbowego do 20 stycznia. Jako ryczałtowcy nie muszą w tym roku prowadzić żadnej ewidencji przychodów, ale tylko wtedy, gdy z umów najmu wyraźnie wynika, ile wynosi przychód. Jeśli ta kwestia nie jest jednoznacznie przesądzona, trzeba prowadzić ewidencję przychodów, gdyż urząd skarbowy ma prawo tytułem sankcji zastosować podwyższone stawki ryczałtu.

Prowadzenie ewidencji jest też korzystne w sytuacji, gdy najemcy okażą się niesolidnymi kontrahentami, zwlekającymi lub w ogóle uchylającymi się od zapłaty czynszu. Ryczałt jest bowiem należny wyłącznie od faktycznie otrzymanego przychodu. Jeśli więc z umowy wynika, iż wynajmujący co miesiąc otrzymuje określoną kwotę, to brak wpisu w prowadzonej na bieżąco ewidencji upoważni wynajmującego do niepłacenia ryczałtu za miesiąc, w którym nie otrzymał on czynszu z tytułu najmu. Natomiast jeśli w przeszłości podatnicy ci rozliczali amortyzację, powinni dalej prowadzić ewidencję lub wykaz środków trwałych.