HALINA KWIATKOWSKA

radca prawny, partner w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy, oddział Kraków

Aby wystawione e-faktury VAT korzystały z przymiotu, ich wystawienie kontrahentowi musi odbywać się za jego uprzednią zgodą oraz uwzględniać regulację rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Gwarancję autentyczności treści e-faktury stanowi bezpieczny podpis elektroniczny (w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym) lub wymiana danych elektronicznych, tzw. EDI, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Skutkiem wystawienia faktury w formie elektronicznej jest obowiązek jej przesłania oraz przechowywania w tej samej formie. Stanowisko to, wyrażone interpretacją Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (nr 1471/NTR2-2/443-187/06/MP), aktualne jeszcze do niedawna, zostało zakwestionowane przez WSA w Warszawie w wyroku z 27 września 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 1054/07). Sąd stwierdził, że dla celów podatkowych e-faktury mogą być przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane, pod warunkiem jednak że format ten zapewnia zachowanie integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności i możliwości wydruku tych faktur. Pomocne przy ocenie spełnienia wymienionych warunków może okazać się pogląd wyrażony przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu (nr ZP/443-268/06). Stwierdził on, że integralność treści faktury jest zachowana w sytuacji, gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie urzędu skarbowego) ma w systemach komputerowych spółki taką samą treść, lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym kontrahenta. Przepisy nie przewidują, aby oryginał i kopia faktury musiały mieć tę samą szatę graficzną. Istotne jest zatem jedynie wierne odzwierciedlenie wszystkich zapisów zawartych w treści oryginału.

Nie oznacza to jednak, że fakturę można przesłać kontrahentowi np. w formacie PDF. Z gospodarczego punktu widzenia forma powiadomienia o długu jest dowolna i zależy od woli stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to, czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę. Z całą pewnością więc, o ile kontrahent - dostawca towaru lub usługi - pragnie odstąpić od ustawowego wymogu wystawienia pisemnego dowodu potwierdzenia dokonanej czynności i obniżając koszty administracyjne, korzystać przy przekazie faktur z systemów komputerowych, jest zobligowany uczynić to w trybie rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. oraz ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Nie jest możliwe działanie dwutorowe polegające na wystawianiu dla kontrahenta faktury i pobieraniu jej przez zainteresowanego poprzez system elektroniczny, a następnie drukowanie jej przez obie strony na materiałach piśmiennych i traktowanie jej jako dokumentu na piśmie (wyrok WSA z 19 października 2007 r.; sygn. akt III SA/Wa 1341/07).

(EM)