Jaki identyfikator podatkowy należy wykazać na deklaracji PIT-11?

Wykazywanie podatnika z niewłaściwym numerem identyfikacji podatkowej jest jednym z najczęstszych błędów pojawiających się na składanych deklaracjach. Druk informacji PIT-11 przedstawia pracodawcy do wyboru dwie możliwości:
• numer PESEL,
• numer NIP.
Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej lub niebędące podatnikami VAT w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym posługują się numerem PESEL. Natomiast jeśli pracownik prowadzi działalność gospodarczą lub jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, to właściwym identyfikatorem jest numer NIP. Wymaga to od pracowników działu kadr wiedzy o tym, czy pracownik z jakiegokolwiek powodu powinien być identyfikowany przy użyciu numeru NIP.

Który adres pracownika i który Urząd Skarbowy należy wskazać na informacji PIT-11?

W obu tych pytaniach obowiązuje ta sama zasada. Właściwym adresem wykazywanym w druku PIT-11 jest adres zamieszkania a nie zameldowania podatnika. W przypadku gdy pracownik przeprowadził się w trakcie roku, w deklaracji zamieszcza się adres, pod którym przebywał w ostatnim dniu roku podatkowego. Według tej samej zasady ustala się urząd skarbowy, do którego powinna zostać przekazana deklaracja PIT-11. Jest to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika.

Za jaki okres wykazać koszty uzyskania przychodu i zaliczki na podatek dochodowy?

Koszty uzyskania przychodu należy naliczać za okres, za który wynagrodzenie przysługuje.
Szczególna sytuacja z punktu widzenia deklaracji PIT-11 powstaje w sytuacji, gdy wynagrodzenie za grudzień 2016 r. jest wypłacane w styczniu 2017r. Wówczas pracodawca nie wykazuje w informacji PIT-11 za 2016 rok tego wynagrodzenia i w związku z tym nie wykazuje również kosztów uzyskania przychodu – ale też nie będzie mógł ich wykazać w podwójnej kwocie w miesiącu styczniu. To pracownik w swoim rozliczeniu rocznym będzie mógł wykazać koszty uzyskania przychodu za cały rok podatkowy, mimo że na deklaracji PIT-11 będą wykazane tylko za 11 miesięcy. Najważniejszą zasadą przy sporządzaniu PIT-11 jest wykazanie tylko rzeczywiście wykonanych operacji związanych z wynagrodzeniem pracownika wykazanym za dany rok podatkowy.

Zaliczki na podatek dochodowy również są związane z osiągniętym przychodem. Oznacza to, że zalicza się je do tego samego roku podatkowego, do którego zaliczono przychód.

Czy świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinny być wykazywane w informacji PIT-11?

Świadczenia wypłacone z ZFŚS są zwolnione z podatku do kwoty w wysokości 380 zł w danym roku. W deklaracji PIT-11 wykazuje się przychody, które podlegają opodatkowaniu. Jedynym wyjątkiem są dochody uzyskiwane za granicą, jeśli ich płatnikiem jest pracodawca. Pozostałe dochody zwolnione z podatku nie będą wykazywane w deklaracji PIT-11. W związku z tym, jeśli wartość świadczeń uzyskanych z ZFŚS była wyższa od kwoty zwolnionej w wysokości 380 zł w skali roku to tylko tę nadwyżkę ponad kwotę zwolnioną należy wykazać w deklaracji PIT-11. Świadczenia te wykazuje się jako należności ze stosunku pracy.

Jaką kwotę składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy wykazać, jeśli były one błędnie naliczane, należne lub rzeczywiście zapłacone?

W informacji PIT-11 wykazuje się składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy faktycznie pobrane przez pracodawcę w roku podatkowym. W przypadku błędnie naliczanych kwot również należy wykazać w deklaracji wartości, które rzeczywiście zostały pobrane, w tym także za lata poprzednie, oraz w zawyżonej lub zaniżonej wysokości w stosunku do wartości prawidłowej. Deklaracja PIT-11 ma odzwierciedlać faktycznie dokonane działania związane z rozliczaniem dochodu pracownika w danym roku podatkowym.

W którym roku wykazać wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu?

Dużym problemem, na jaki napotykają działy kadr, jest prawidłowe wykazanie wysokości przychodu i związanych z nimi obciążeń na przełomie roku podatkowego. Bardzo częstą praktyką jest wypłacanie wynagrodzenia za dany miesiąc do 10-go dnia następnego miesiąca. W związku z tym pojawiają się pytania, do którego roku należy przypisać w PIT-11 wynagrodzenie za grudzień, które wypłacono w styczniu. W tym przypadku również obowiązuje zasada, że deklaracja PIT-11 ma odzwierciedlać rzeczywiste kwoty wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w danym roku. To data wypłaty decyduje o tym, w którym roku wynagrodzenie zostanie ujęte w PIT-11. W przypadku wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2016 r. w miesiącu styczniu 2017 r. zostanie ono wykazane w deklaracji PIT-11 dopiero w roku, w którym nastąpiła wypłata, a więc w PIT-11 za rok 2017.

Do kiedy pracodawca jest zobowiązany przekazać PIT-11 do Urzędu Skarbowego?

W zależności od liczby zatrudnianych pracowników i formy przekazania informacji, pracodawca ma do wyboru dwa zasadnicze terminy przekazania PIT-11 do urzędu skarbowego:
• przekaz droga elektroniczną do końca lutego roku następującego po roku podatkowym,
• przekaz w formie papierowej tylko w przypadku gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 5 pracowników, deklaracje zobowiązany jest wówczas złożyć do dnia 31 stycznia.

Są jednak trzy ważne wyjątki od tych reguł:
• W przypadku biur rachunkowych przekazujących deklaracje za swoich klientów, deklaracje PIT-11 muszą być przekazywane drogą elektroniczną również w przypadku firm zatrudniających do 5 pracowników. Należy również pamiętać, że PIT-11 przekazywany drogą elektroniczną musi być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego;
• w przypadku likwidacji działalności pracodawca ma obowiązek przekazać informację PIT-11 do dnia zamknięcia działalności gospodarczej;
• w przypadku pracowników zwalnianych z pracy pracodawca na wniosek pracownika jest zobowiązany przekazać deklarację PIT-11 w terminie 14 dni od otrzymania wniosku.

Do kiedy pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi PIT-11?

Ogólnym terminem przekazania PIT-11 pracownikom jest ostatni dzień lutego następnego roku podatkowego. W wyjątkowych przypadkach dotyczących punktów wymienionych jako szczególne terminy przekazywania informacji do Urzędu Skarbowego, pracodawcę obowiązują takie same zasady przekazania informacji PIT-11 pracownikowi, jak w odniesieniu do obowiązku przekazania deklaracji do Urzędu Skarbowego. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podatnik składa deklaracje do urzędu w formie papierowej do 31 stycznia, nadal terminem przekazania PIT-11 dla pracownika pozostaje koniec lutego następnego roku.

Przekazanie PIT-11 pracownikowi również może się odbyć droga elektroniczną, z tym że deklaracja musi być podpisana podpisem elektronicznym. Dobrze też jest mieć zgodę pracownika na otrzymanie deklaracji droga elektroniczną, a także potwierdzenie jej otrzymania, ponieważ to pracodawca będzie musiał w razie potrzeby wykazać, że pracownik PIT-11 otrzymał. Warto też dodać, że pojawiła się interpretacja z dnia 11.02.2015 r. (sygnatura IBPBII/1/415-951/14/MK), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził możliwość przesyłania PIT-ów również za pomocą zabezpieczonej platformy internetowej.

Jaki jest właściwy numer druku do dochodów wykazywanych za 2016 rok?

Właściwym numerem deklaracji PIT-11 dla przychodów za rok 2016 jest deklaracja z numerem 23. W tym roku wyjątkowo nie nastąpiła żadna aktualizacja druku i deklaracje zostaną złożone na tym samym dokumencie jak w przypadku dochodów za 2015 r.

Czy dane przedstawione na deklaracji PIT-11 i deklaracją PIT-4R muszą być zgodne?

Deklaracje PIT-11 i PIT-4R powinny wykazywać takie same dane: suma zaliczek na podatek od wynagrodzeń wykazywana w informacji PIT-4R powinna być równa łącznej kwocie zaliczek wykazanych na wszystkich dokumentach PIT-11.

Przy sporządzaniu PIT-11 warto skorzystać z programu Sage Symfonia 2.0 Kadry i Płace, który wspomaga zarządzanie płacami oraz danymi kadrowymi pracowników w małych i średnich firmach. Program zapewnia kompleksową obsługę wszystkich form zatrudnienia, w tym umów cywilno-prawnych. Ponadto współpracuje z programem Płatnik w zakresie deklaracji ZUS i umożliwia przygotowanie dokumentów zgodnych z formatem aplikacji SODiR OffLine.