Nie jest konieczny zwrotny e-mail potwierdzający odbiór faktury korygującej. Wystarczy informacja systemu komputerowego, że pismo dotarło na skrzynkę odbiorczą – orzekł wczoraj NSA.
Ustawa o VAT uzależnia korektę podatku od posiadania potwierdzenia otrzymania przez kontrahenta faktury korygującej (art. 29a pkt 13). Nie precyzuje jednak, w jakiej formie powinno się to odbyć.
W sprawie rozpatrywanej przez NSA chodziło o spółkę świadczącą usługi najmu pojazdów samochodowych. W praktyce zdarza się, że po wykonaniu usługi firma musi obniżyć podstawę opodatkowania i w konsekwencji zmniejszyć VAT należny.
Spółka wyjaśniła, że jeżeli wystawia fakturę w formie papierowej, to wysyła korektę tradycyjną pocztą, a VAT zmniejsza po otrzymaniu żółtej zwrotki. Gdy natomiast wystawia fakturę elektronicznie, to tak samo wysyła korektę i czeka na e-mail zwrotny. Jeśli go nie dostanie, to postępuje tak jak z fakturami papierowymi.
Firma chciała jednak usprawnić otrzymywanie potwierdzeń od kontrahentów. Postanowiła, że w przypadku papierowych faktur będzie wysyłać e-maile z informacjami o korekcie i skanem faktury korygującej. W przypadku elektronicznych – korekty będą nadal przesyłane w plikach PDF.
W obu przypadkach potwierdzeniem otrzymania korekt przez kontrahentów miały być generowane przez system komputerowy spółki automatyczne elektroniczne komunikaty zwrotne (tzw. autorespondery). Potwierdzałyby one dotarcie wiadomości e-mail na adres kontrahenta. Spółka była zdania, że to wystarczy.
Co więcej, uważała, że nawet jeśli nie otrzyma takiego potwierdzenia, to i tak może uznać wiadomość za dostarczoną, jeżeli tylko system nie wygeneruje komunikatu o błędzie. W tym przypadku chciała dla pewności wstrzymywać się z korektą przez 7 dni od wysłania wiadomości.
Poinformowała, że zgoda kontrahentów na zastosowanie takiej procedury będzie zapisana w umowie najmu. Planowała też zobowiązać ich do aktualizowania adresu e-mail, pod rygorem kary.
Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie nie zgodził się jednak na takie rozwiązanie. Stwierdził, że „otrzymanie faktury” nie może być rozumiane jako samo jej dostarczenie. Konieczne jest, by kontrahent się z nią zapoznał. Słowem, konieczna jest reakcja człowieka, a nie systemu komputerowego.
Przyznał, że nawet gdy korekty są wysyłane tradycyjną pocztą, nie ma pewności, iż kontrahent otworzył kopertę. Mimo to uznał, że daje to większe prawdopodobieństwo zapoznania się z zawartością.
Całkowicie wykluczył też drugie z rozważanych przez spółkę rozwiązań. Stwierdził, że brak informacji o braku zakłóceń w dostarczeniu e-maila w żaden sposób nie potwierdza, iż dotarł on do adresata.
Spółka wygrała w sądach obu instancji. WSA w Krakowie stwierdził, że korekta jest możliwa w obu zaproponowanych rozwiązaniach. – W pierwszym (odpowiedź autorespondera) należy przyjąć, że potwierdzenie zostało otrzymane. W drugim znajdzie zastosowanie art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT – orzekł sąd.
Wskazany przez niego przepis mówi, że warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. WSA zwrócił uwagę, że kontrahent uzyskuje informacje o korekcie z innych źródeł, takich jak protokół zdawczo – odbiorczy oraz przelew zwrotny na rachunek bankowy.
Również Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej może być wygenerowane przez system komputerowy.
– Jeśli jednak żadnego komunikatu nie ma – ani o dotarciu wiadomości, ani o błędzie – to nie można wprowadzać instytucji podobnej do doręczenia zastępczego, przyjmując że po upływie określonego czasu wiadomość dotarła – wyjaśnił sędzia Jan Rudowski, wskazując, że w tej drugiej sprawie rację miał jednak organ podatkowy.