PORADA

Firma planuje zorganizować w grudniu dla swoich pracowników wigilię.

- Czy wydatki poniesione na zorganizowanie takiej imprezy będą mogły być kosztem firmy - pyta pan Michał z Wrocławia.

Tak, takie wydatki będą mogły być kosztem podatkowym. Według Szymona Czerwińskiego, konsultanta w Accreo Taxand, organizując dla pracowników spotkanie barbórkowe, wigilijne czy noworoczne, pracodawca wydatki poniesione na takie spotkanie zaliczy - co do zasady - do kosztów uzyskania przychodów. Uczyni to zarówno pracodawca będący osobą prawną, jak i - z odpowiednimi modyfikacjami - zatrudniająca pracowników osoba fizyczna.

- Koszty organizacji imprezy okolicznościowej są w sposób pośredni związane z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami, ponieważ przyczyniają się do poprawy atmosfery w zespole i integrują jego członków i zwiększają efektywność pracowników - podkreśla Szymon Czerwiński.

Dodaje, że sądy i organy podatkowe wskazują jednak, że jeśli impreza miałaby służyć jedynie rozrywce i rekreacji pracowników, wydatki na jej zorganizowanie nie byłyby kosztami podatkowymi pracodawcy. Warto więc zabezpieczyć się, przygotowując odpowiednią dokumentację (np. program spotkania wraz z listą uczestników), która jednoznacznie będzie określać integracyjny i motywacyjny charakter spotkania.

Pracodawca musi uważać, zapraszając na imprezę udziałowców, członków rad nadzorczych czy komisji rewizyjnej spółki - w określonych warunkach wydatki ponoszone na rzecz tych osób są bowiem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów - ostrzega nasz rozmówca z Accreo Taxand.

Podkreśla też, że podobnie jest z wydatkami związanymi z zaproszonymi kontrahentami. Mogą one zostać zakwalifikowane jako koszty reprezentacji, które również nie obniżą przychodu pracodawcy. Nie stanowią też kosztów podatkowych wydatki poniesione w związku z obecnością osób trzecich (np. rodziny pracowników).

- W sytuacji gdy jedynie część środków poniesionych na organizację imprezy będzie stanowić koszt podatkowy, najbezpieczniej byłoby wyodrębnić ich wartość z całości poniesionych wydatków (np. poprzez ryczałtowe określenie kwoty poniesionej na uczestnika) - radzi Szymon Czerwiński.

Dodaje, że w przeciwnym wypadku organ podatkowy może starać się wydatki poniesione na organizację imprezy w całości wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.

Ważne!

Wydatki na imprezę okolicznościową pracodawca powinien sfinansować ze środków obrotowych. Nie powinny one (jeśli w ogóle jest to dopuszczalne) pochodzić ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych