Pracodawca organizuje spotkanie wigilijne dla swoich pracowników. Jednym z elementów tego spotkania będzie kolacja wigilijna.

- Czy wydatki pracodawcy na kolację dla pracowników będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - pyta pan Piotr z Łeby.

Dodaje, że przepisy ustawy o PIT wyłączają z kosztów podatkowych wydatki na gastronomię.

Tak, ale pod pewnymi warunkami.

Rzeczywiście z przepisów ustawy o PIT wynika, że do kosztów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jednak w przypadku organizowania wigilii dla pracowników wraz z poczęstunkiem będzie inaczej. W tym przypadku nie będziemy mieć przede wszystkim do czynienia z reprezentacją.

Przez reprezentację należy rozumieć m.in. okazałość, wystawność mającą na celu ukształtowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy. Jeżeli zatem zakup artykułów żywnościowych był niezbędny i nie miał znamion okazałości czy też wystawności, to nie wystąpiły przytoczone przesłanki uniemożliwiające zaliczenie wydatków związanych z zakupem tych artykułów do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednak warunek ten musi być oceniony indywidualnie przez podatnika, który w swoim interesie powinien wykazać brak istnienia tych przesłanek negatywnych.

Pracodawca przy organizowaniu wigilii dla pracowników wraz z pracownikiem może wykazać związek między organizacją tej imprezy, która wpływa na poprawę atmosfery wśród pracowników, a przychodami. Lepsza atmosfera między pracownikami przekłada się bowiem na lepsze wyniki firmy.

Przechodząc do rozliczania kosztów, zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Treść tego przepisu w sposób jednoznaczny wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:

• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów (zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów),

• nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

• zostały należycie udokumentowane.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów. Z kolei, w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jeżeli jednak wydatki na zakup żywności zostały poniesione w celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej bądź zmierzały do zachowania albo zabezpieczenia tego źródła przychodów, to wydatki te w myśl ogólnej zasady mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Ostatnim warunkiem jest należyte udokumentowanie tych wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury lub innego dowodu stwierdzającego wysokość poniesionych wydatków.

Konieczne jest bowiem dysponowanie dowodami świadczącymi o tym, że zakup artykułów spożywczych był niezbędny w przygotowaniu wigilii, co umożliwi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami, a ponadto potwierdzi ich racjonalność i brak cech okazałości oraz wystawności.

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 22, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).