Czy dochody z tytułu udziału powiatu w realizacji zadań zleconych powinny być ujmowane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S? Czy niewykazanie w Rb-PDP i Rb-27S skutków decyzji w sprawie umorzeń zaległości podatkowych jest naruszeniem przepisów sprawozdawczych? Jak wykazać w Rb-28S i Rb-Z za 2024 r. prolongowanie zobowiązania o 30 dni? Odpowiadamy na pytania samorządowców

RIO wykazała wadliwe sporządzenie sprawozdań Rb-27S – przez jednostkę Państwowej Straży Pożarnej (klasyfikacja 75411). Według RIO, PSP nie ujęła w sprawozdaniu zrealizowanych dochodów z tytułu zadań zleconych na kwotę 2 tys. zł. Przy czym dane te starostwo powiatowe ujęło w sprawozdaniu jednostkowym. Czy RIO ma rację?

Podany stan faktyczny dotyczy sprawozdania budżetowego Rb-27S w zakresie funkcjonowania jednostki organizacyjnej w strukturze powiatu – Komendy PSP. Jednostka ta jest przyporządkowana klasyfikacji budżetowej 75411, czyli: „Komendy powiatowe Państwowej Straży Pożarnej”. Należy przypomnieć, że komenda powiatowa (miejska) jest jednostką organizacyjną PSP. Wspomniana jednostka formalnie musi wypełniać obowiązek sprawozdawczy w zakresie sprawozdawczości budżetowej. Dotyczy to między innymi sprawozdania Rb-27S, o którym mowa w rozporządzeniu ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej). Jednostki te uzyskują prawo do udziału w dochodach z tytułu realizacji zadań zleconych. Udziały te są formalnie dochodami powiatu, jednak powinny zostać wykazane przez te jednostki w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S. Dochody z tego tytułu nie mogą być wykazywane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S starostwa powiatowego.

Z punktu widzenia podanego stanu faktycznego i prawnego użyteczne będzie stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 22 listopada 2024 r. (znak RIO.I.6001-9/24). RIO stwierdziła nieprawidłowość w następującym zakresie przedmiotowym: „w sprawozdaniach Rb-27S Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego i Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej nie wykazano zrealizowanych przez te jednostki dochodów powiatu z tytułu udziału w dochodach z zadań zleconych – wynosiły one w rozdz. 71015 „Nadzór budowlany” i 75411 „Komendy powiatowe Państwowej Straży Pożarnej” łącznie 136,37 zł”. W dalszej części RIO wskazała, że dane dotyczące realizacji dochodów z tego tytułu, które należało zaprezentować w sprawozdaniach Rb-27S tych jednostek, zostały wykazane nieprawidłowo w jednostkowym Rb-27S starostwa powiatowego w paragrafie 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”. Co więcej, RIO ustaliła, że w następstwie powyższego doszło do rozbieżności między danymi jednostkowymi w sprawozdaniach Rb-27S jednostek organizacyjnych a danymi części B sprawozdań Rb-27ZZ tych jednostek, wbrew par. 6 ust. 5 załącznika nr 37 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dla przypomnienia, z tej ostatniej regulacji prawnej wynika, że wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała wykazywać kwoty dochodów powiatu z tytułu udziału w dochodach z zadań zleconych oraz należności i zaległości z tego tytułu w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S jednostek, które zrealizowały te dochody, oraz w paragrafie 2360.

Podsumowanie: Dochody z tytułu udziału powiatu w realizacji zadań zleconych powinny być ujmowane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S – w analizowanym przypadku w sprawozdaniu jednostkowym PSP. Wykazanie tych dochodów w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S starostwa powiatowego było wadliwe. Ustalenia RIO są więc uzasadnione.

Podstawa prawna:

rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1872)

rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 454; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1258)

Urząd gminy nie wykazał w sprawozdaniu rocznym Rb-PDP skutków decyzji w sprawie umorzeń zaległości podatkowych (75601/035). Podobnie zaniechał tego w Rb-27S. RIO wykazała to jako naruszenie. Chodzi o decyzję o umorzeniu podatku dochodowego w formie karty podatkowej wydaną przez naczelnika urzędu skarbowego na kwotę 3 tys. zł. Czy jest to błąd?

W przedstawionej sytuacji na uwagę zasługują przepisy zawarte w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 37 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Z par. 3 ust. 1 pkt 10 lit. b (w odniesieniu do Rb-27S) wynika między innymi, że sprawozdanie jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego, sporządza się na podstawie danych z ewidencji księgowej w sposób następujący: w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się również skutki ulg podatkowych, umarzania, rozkładania na raty i odraczania terminów płatności należności z tytułu podatków i opłat stanowiących dochody gminy lub miasta na prawach powiatu, a także zwolnienia z obowiązku pobrania bądź ograniczenia poboru tych należności.

Zatem wspomniany przepis nakłada prawny obowiązek wykazania w sprawozdaniu Rb-27S skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy w zakresie umorzeń zaległości podatkowych.

W tych okolicznościach zaniechania organu podatkowego w zakresie wykazywania danych tego rodzaju (w sprawozdaniu Rb-27S oraz Rb-PDP) powinny być postrzegane jako naruszenie przepisów sprawozdawczych. Chodzi mianowicie o naruszenie par. 9 ust. 1 oraz par. 7 ust. 3 ww. Instrukcji. Z pierwszej regulacji wynika, że kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących i naczelnicy urzędów skarbowych są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Z kolei z podanego przepisu Instrukcji (odnośnie do Rb-PDP) wynika, że kwoty dotyczące skutków obniżenia górnych stawek podatków, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczonych za okres sprawozdawczy – wykazane w odpowiednich kolumnach sprawozdania, powinny być zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami, wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego, odpowiednio do przepisów rozporządzenia.

W kontekście powyższego pomocne będzie stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z 26 listopada 2024 r. (znak WK.6001.15.2024). W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby wykazywała w sprawozdaniu Rb-PDP „dane o skutkach decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, w kwotach wynikających z dokumentów źródłowych”.

Podsumowanie: Niewykazanie w sprawozdaniu Rb-PDP i Rb-27S skutków decyzji w sprawie umorzeń zaległości podatkowych – w zakresie podatku dochodowego w formie karty podatkowej – jest naruszeniem przepisów sprawozdawczych, mimo że umorzeń tych dokonuje naczelnik urzędu skarbowego. Takie naruszenie może wykazać RIO w trakcie kontroli gospodarki finansowej. Należy więc rozważyć sporządzenie korekty wskazanych sprawozdań.

Podstawa prawna:

rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 454; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1258)

Pismem z 3 stycznia br. kontrahent prolongował naszej gminie termin zapłaty zobowiązania o 30 dni, a było ono płatne według faktury do 30 grudnia. Jak wykazać to zdarzenie w Rb-28S i Rb-Z za 2024 r.? Czy jako wymagalne, czy nie?

W sytuacji, gdy jednostka samorządowa nie realizuje terminowo zobowiązania, staje się ono wymagalne. W podanym stanie faktycznym tak mogło się stać już w grudniu 2024 r., skoro termin płatności był na 30 grudnia, a gmina go nie dotrzymała.

Powyższe ma znaczenie w kontekście ujmowania danych w sprawozdaniu budżetowym Rb-28S jednostki, o którym mowa w przepisach rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, oraz w sprawozdaniu Rb-Z, o którym mowa w przepisach rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie w zakresie operacji finansowych).

Z pierwszego z rozporządzeń, z załącznika nr 37 tj. Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, z par. 8 ust. 4 pkt 4–5 wynika, że sprawozdania sporządza się następująco:

– w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego;

– w kolumnie „Zobowiązania wymagalne” wykazuje się zobowiązania, których termin zapłaty minął przed upływem okresu sprawozdawczego, a nie są ani przedawnione, ani umorzone, z wyróżnieniem zobowiązań powstałych w latach ubiegłych i zobowiązań powstałych w roku bieżącym.

Natomiast w myśl załącznika nr 8 tj. Instrukcji sporządzania sprawozdań do ww. rozporządzenia w zakresie operacji finansowych, w par. 2 ust. 1 pkt 4: „w układzie przedmiotowym prezentowane są zobowiązania (…) wynikające z tytułów dłużnych: wymagalne zobowiązania – rozumiane jako wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone”.

W kontekście powyższego pomocne będzie stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy z 6 grudnia 2024 r. (znak RIO-KF-4104-30/2024). RIO stwierdziła nieprawidłowość w następującym zakresie przedmiotowym: „Niewykazanie w jednostkowym sprawozdaniu budżetowym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2023 oraz w jednostkowym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego, obejmującego zakresem zarówno urząd będący jednostką budżetową, jak i jej organ, według stanu na koniec IV kwartału 2023 roku, zobowiązania wymagalnego w wysokości 19 371,96 zł (…).” Dodatkowo RIO ustaliła, że przyczyną powstania nieprawidłowości była błędna klasyfikacja oświadczenia o prolongacie terminu zapłaty zobowiązania, złożonego 4 stycznia, tj. po upływie rocznego okresu sprawozdawczego, oraz prowadzenie ewidencji szczegółowej konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w sposób niezapewniający ujmowania wszystkich etapów rozliczeń. Z kolei w ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce:

– staranne sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb-28S – prawidłowe wykazywanie, tj. zgodnie z ewidencją księgową oraz stanem rzeczywistym wynikającym z dokumentów źródłowych, stanu zobowiązań wymagalnych;

– staranne sporządzanie sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań poprzez wykazywanie w części A „Zobowiązania według tytułów dłużnych” w wierszu E4 zobowiązań wymagalnych.

Podsumowanie: W sytuacji, gdy zobowiązanie gminy nie zostało uregulowane w pierwotnym terminie płatności (w poprzednim okresie sprawozdawczym), a jednocześnie nie został prolongowany ten termin w tym okresie sprawozdawczym, to przekształciło się ono w zobowiązanie wymagalne w tym okresie. Powinno być więc wykazane jako wymagalne zarówno w sprawozdaniu budżetowym Rb-28S, jak i w sprawozdaniu z operacji finansowych Rb-Z.

Podstawa prawna:

rozporządzenie ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 652)

rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 454; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1258)

Czy w Rb-ST gminy za 2024 r. w pozycji „środki niewykorzystanych dotacji” podać 10 500 zł, czy 10 000 zł (konto 224)? Kwota 500 zł to odsetki od funduszu alimentacyjnego zwrócone do urzędu wojewódzkiego, ale w roku bieżącym, tj. 2025. Jak to wykazać?

Z podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że źródłem wątpliwości gminy na etapie sprawozdawczym są rozliczenia z urzędem wojewódzkim odnośnie dotacji przekazanej z budżetu centralnego na realizację zadań zleconych. Zapewne więc chodzi o realizację zadań gminy, które wynikają z przepisów ustawy z 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Sposób finansowania tych zadań określa art. 31. W jego myśl przyznawanie i wypłata świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych jest zadaniem zleconym gminie z zakresu administracji rządowej, finansowanym w formie dotacji celowej z budżetu państwa. Podejmowane działania wobec dłużników alimentacyjnych i koszty obsługi świadczeń z funduszu alimentacyjnego są finansowane w formie dotacji celowej z budżetu państwa na świadczenia rodzinne oraz z dochodów własnych gminy.

Zatem gminy uzyskują środki w formie dotacji celowej na realizację ww. zadań. Zdarza się jednak, że gminie pozostają „wolne” środki z tego tytułu, a wówczas powinny być odpowiednio wykazane w sprawozdawczości budżetowej. W tym kontekście należy odnieść się do przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Na szczególną uwagę zasługują te zawarte w załączniku nr 37 tj. Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Mianowicie, w myśl par. 20 w sprawozdaniach rocznych wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych. W części „Informacja o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego” wykazuje się stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki na podstawie dowodów bankowych.

Na kanwie podanego stanu faktycznego i prawnego szczególnie użyteczne będą ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 13 listopada 2024 r. (znak WK.60.23.2024). RIO stwierdziła nieprawidłowość w następującym zakresie przedmiotowym: „W sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2023 roku w poz. «Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym» wykazano kwotę 11.660,21 zł, zamiast wykazać faktyczną kwotę niewykorzystanych dotacji, tj. 10.749,76 zł, która wynika z ewidencji księgowej konta 224-D «Rozrachunki budżetu». Zawyżenie danych wynosi 910,45 zł i powstało na skutek wykazania w ww. pozycji środków zwróconych do ŚUW tytułem odsetki od funduszu alimentacyjnego 2023 r., które wynikały z konta 224-47421-85502-0920-D-2 «ŚUW w Kielcach – świadczenia rodzinne (…)»”. RIO dodatkowo wskazała, że powyższe stanowi naruszenie par. 9 ust. 1–2 rozporządzenia, zgodnie z którym kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących i naczelnicy urzędów skarbowych są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Ponadto kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby przyjęła i stosowała rozwiązania zapewniające prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań budżetowych poprzez wykazywanie w nich danych zgodnych z tymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Podsumowanie: W sprawozdaniu Rb-ST w pozycji „środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” nie należy wykazywać kwot zwróconych odsetek po zakończeniu roku budżetowego do urzędu wojewódzkiego.

Podstawa prawna:

ustawa z 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1993; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1827)

rozporządzenie ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 454; ost.zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1258)