Kontrole przeprowadza się po to, by sprawdzić, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Organy kontroli skarbowej mogą skontrolować podatnika w każdym czasie, jeśli zaistnieją okoliczności, które przemawiają za tym, by kontrolę podjąć natychmiast.
Przepisy Ordynacji podatkowej nie wskazują katalogu konkretnych wskazań, kiedy taka natychmiastowa kontrola jest możliwa. W przepisie ograniczono się tylko do stwierdzenia, że do takiej kontroli może dojść w szczególności wtedy, gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego lub istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego. W takich przypadkach kontrola podatkowa może być wszczęta wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej.
Okazanie legitymacji
Legitymację służbową okazuje się kontrolowanemu lub osobie, która została pisemnie wyznaczona do reprezentowania podatnika w trakcie kontroli podatkowej.
Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, legitymację służbową należy okazać członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego.
Nie zawsze jednak jest tak, że osoby formalnie upoważnione do reprezentowania podatnika w trakcie kontroli przebywają akurat w miejscu, w którym kontrola ma się odbywać, a ze względu na okoliczności faktyczne urzędnik uznaje, że konieczne jest natychmiastowe jej wszczęcie. W razie nieobecności kontrolowanego lub jego reprezentanta kontroler może okazać legitymację służbową pracownikowi kontrolowanego lub innej osobie wykonującej czynności na rzecz kontrolowanego w miejscu wszczęcia kontroli.
Jest to zasadnicza zmiana w stosunku do stanu, który obowiązywał do końca ubiegłego roku. Oznacza bowiem, że od stycznia tego roku organom podatkowym zostały zwiększone kompetencje w zakresie wszczęcia czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji. Wcześniej legitymację należało okazać kontrolowanemu, a w sytuacji gdy kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej - członkowi zarządu, wspólnikowi bądź innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub osobie fizycznej, która została wskazana przez kontrolowanego do reprezentowania podczas czynności kontrolnych (osoba taka musi być zgłoszona kierującemu danym organem kontrolnym, czyli przeważnie naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego).
Teraz możliwe jest wszczęcie kontroli bez konieczności powiadamiania o tym właściciela firmy: wystarczy, że legitymacja zostanie przedstawiona pracownikowi.
Przedsiębiorcy często też skarżą się, że wystarczającym powodem wszczęcia natychmiastowej kontroli tylko na podstawie legitymacji jest niewystawianie klientom paragonów z kasy fiskalnej. Tymczasem wskazuje się, że taki powód będzie uzasadniony w sytuacji, gdy kontrolerzy będą mogli uznać, że niewydawanie paragonów z kasy fiskalnej nie będzie jednorazowym incydentem związanym z nieuwagą lub zwiększoną liczbą klientów, ale celowym działaniem lub powtarzającym się nadużyciem.
Doręczenie upoważnienia
Sama legitymacja nie jest jednak wystarczająca do prowadzenia kontroli. Co do zasady jako wystarczający dokument może ona posłużyć tylko do rozpoczęcia kontroli, o ile oczywiście zaistnieją przesłanki wskazane w ustawie. Potem jednak kontroler musi przedstawić podatnikowi upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Przepisy wskazują, że takie upoważnienie należy doręczyć kontrolującemu lub upoważnionym przez niego osobom bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli.
Jest to o tyle istotne, że jeśli kontroler naruszy ten obowiązek, wówczas dokumenty z czynności kontrolnych nie będą stanowiły dowodu w postępowaniu podatkowym. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek. Otóż zasada ta podlega wyłączeniu i nie ma zastosowania w sytuacji, gdy nie można ustalić danych identyfikujących kontrolowanego. W takim przypadku upoważnienie doręczane jest po ustaleniu tych danych. Co więcej, organ podatkowy może zawiesić kontrolę podatkową, jeżeli w okresie 30 dni od dnia jej wszczęcia nie zostaną ustalone dane identyfikujące kontrolowanego. Gdy sytuacja się zmieni i jego dane zostaną ustalone, kontrola zostanie podjęta. Może to nastąpić w każdym czasie. Jednak należy tu pamiętać o pewnym limicie czasowym, który przewidują przepisy. Otóż zawieszona kontrola podatkowa podlega umorzeniu, jeżeli w ciągu pięciu lat od dnia wydania postanowienia o zawieszeniu nie zostaną ustalone dane identyfikujące kontrolowanego.
Zawartość zgody
Pamiętajmy, że w normalnych warunkach, jak i w celu potwierdzenia prawa do prowadzenia kontroli podatnikowi musi zostać przedstawione odpowiednie upoważnienie. Jest ono udzielane przez:
  • naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego - pracownikom tego urzędu;
  • naczelnika urzędu celnego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu celnego - funkcjonariuszom celnym oraz pracownikom tego urzędu;
  • wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa albo skarbnika jednostki samorządu terytorialnego - pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego;
  • ministra właściwego do spraw finansów publicznych lub osobę zastępującą ministra właściwego do spraw finansów publicznych - pracownikom urzędu obsługującego tego ministra.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej musi zawierać:
  • oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
  • wskazanie podstawy prawnej;
  • imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
  • numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
  • oznaczenie kontrolowanego;
  • określenie zakresu kontroli;
  • datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu.
Od 21 czerwca tego roku obowiązuje nowy wzór imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej. Aby uniknąć wątpliwości, podatnicy mogą się z nim zapoznać na stronach internetowych Ministerstwa Finansów lub w urzędach skarbowych.
WAŻNE
Sama legitymacja służbowa może być wystarczająca do wszczęcia kontroli podatkowej, ale tylko wtedy, gdy zaistnieją szczególne przesłanki do jej natychmiastowego podjęcia. Do dalszego jej prowadzenia urzędnik - najpóźniej w ciągu trzech dni - musi doręczyć stosowne upoważnienie
WAŻNE
Od stycznia tego roku - jeśli urzędnik uzna, że potrzebne jest natychmiastowe wszczęcie kontroli - nie musi ustalać, czy w firmie jest właściciel lub upoważniony pełnomocnik. Wystarczy, że legitymację służbową okaże pracownikowi, bez powiadamiania o tym właściciela.
LEGITYMACJA ZAMIAST PRZEPUSTKI
Legitymacja służbowa przydaje się kontrolującym także w czasie samego trwania kontroli. Na jej podstawie są oni uprawnieni do wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlegają rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym tej jednostki. Podlegają natomiast przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce.
EDYTA WERESZCZYŃSKA
edyta.wereszczynska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).