Jak przygotować instrukcję inwentaryzacyjną?

Przejęłam prowadzenie ksiąg jednostki i analizuję dokumentację wewnętrzną. Zauważyłam, że brakuje instrukcji inwentaryzacyjnej, a planowałam już od października rozpocząć prace spisowe. Jak ją przygotować i wdrożyć?

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą wystartować z nią już od października. Trzeba ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Generalnie należy ją przygotować na dzień bilansowy.

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, co wynika z art. 26–27 u.r. W związku z tym to on ustala sposób dokumentowania inwentaryzacji. W tym celu wydaje instrukcję inwentaryzacyjną. Jest to dokument wewnętrzny jednostki wprowadzany na podstawie jego zarządzenia (lub decyzji). Kierownik jednostki określa moment, od którego instrukcja zacznie obowiązywać. Instrukcja inwentaryzacyjna wraz ze wzorami dokumentów inwentaryzacyjnych powinna stanowić załącznik do zarządzenia lub decyzji.

Przy opracowywaniu instrukcji inwentaryzacyjnej warto posiłkować się stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, a także Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”. Ustawa o rachunkowości wskazuje bowiem tylko zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników). Nie reguluje kwestii dokumentów, które jednostka musi sporządzić w związku z inwentaryzacją.

UWAGA:Instrukcję inwentaryzacyjną można wprowadzić jako element polityki rachunkowości lub jako pojedynczy dokument.

Jeśli w jednostce opracowane zostaną właściwe wewnętrzne przepisy regulujące zasady inwentaryzacji, to powinna ona przebiegać sprawnie. Jak wskazał Komitet Standardów Rachunkowości w zaleceniach dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Należy się więc zastanowić, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla danej jednostki. Zależnie od warunków i potrzeb w instrukcji inwentaryzacyjnej można uregulować kwestie związane z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji. Nie należy stosować identycznych zasad jak w innych jednostkach bez zastanowienia – trzeba uwzględnić specyfikę jednostki, jej organizację, rodzaj działalności, wielkość i rodzaj inwentaryzowanego majątku itp.

Instrukcja inwentaryzacyjna określa jednolite zasady, tryb i metody przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w jednostce. Przykładowo można w niej zapisać m.in., że inwentaryzacja może być przeprowadzona za pomocą różnych metod, wśród których wyróżnia się:

• pełną inwentaryzację okresową lub ciągłą,
• wyrywkową inwentaryzację okresową lub ciągłą
• inwentaryzację uproszczoną.

Przy przygotowywaniu i wdrażaniu instrukcji inwentaryzacyjnej trzeba też zwrócić uwagę na różnice w instrukcjach szczegółowych, np. dotyczące druków ścisłego zarachowania, magazynu czy kasy. Warto również uprościć procedury, o ile jest to możliwe.

Etapy

Prace w celu opracowania i wdrożenia procedur dotyczących inwentaryzacji można podzielić na kilka etapów. Pierwszą czynnością jest przyjęcie rozwiązań, co do których jednostka ma prawo wyboru. Chodzi tu np. o podjęcie decyzji co do tego, co ile inwentaryzowane będą środki trwałe, czy komisja inwentaryzacyjna będzie powoływana doraźnie, czy będzie to komisja stała. Następnie trzeba określić techniki stosowanej inwentaryzacji. Czy stosujemy np. czytniki kodów kreskowych, czy inwentaryzację przeprowadzamy w sposób tradycyjny. Należy ustalić sposób dokumentowania inwentaryzacji, rodzaje dokumentów i ich wzory. Trzeba też pamiętać o zakresie instrukcji w nawiązaniu do innych regulacji obowiązujących w jednostce (np. czy inwentaryzacja kasy zostanie ujęta w instrukcji inwentaryzacyjnej, czy w instrukcji kasowej). Jeśli mamy już takie informacje, to na ich podstawie opracowujemy projekt instrukcji, który trzeba skonsultować z pracownikami odpowiedzialnymi za ewidencję mienia i nanieść ich ewentualne poprawki. Na koniec należy wprowadzić instrukcję do stosowania przez zarządzenie kierownika jednostki. Z treścią instrukcji muszą się zapoznać pracownicy.

Zawartość

Instrukcja inwentaryzacyjna w jednostce może obejmować następujące działy:

• dział I – Postanowienia ogólne,
• dział II – Pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji,
• dział III – Rodzaje inwentaryzacji,
• dział IV – Sposoby (metody) inwentaryzacji,
• dział V – Inwentaryzacja w drodze spisu z natury,
• dział VI – Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald,
• dział VII – Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald,
• dział VIII – Postanowienia końcowe.

Następnie w każdym dziale zamieszcza się przepisy szczegółowe, które są oznaczone paragrafami kolejno numerowanymi.

Warto jeszcze wskazać, że problemy powtarzające się rokrocznie (lub cyklicznie co kilka lat) należy uregulować w instrukcji inwentaryzacyjnej, z kolei zagadnienia incydentalne, charakterystyczne jedynie dla danego roku lub danej inwentaryzacji (np. harmonogram spisów z natury, skład zespołów spisowych) – w okresowych zarządzeniach wewnętrznych kierownika jednostki.

Dokumenty inwentaryzacyjne

Do instrukcji inwentaryzacyjnej należy załączyć wzory dokumentów inwentaryzacyjnych obowiązujące w całej jednostce. Ich rodzaj zależy od wielkości jednostki, działalności oraz podatności na różnice inwentaryzacyjne itp. Zazwyczaj sporządza się zestawy wzorów formularzy druków ułatwiających inwentaryzację, a kończy na wzorze protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, decyzji kierownika jednostki o sposobie ich rozliczenia oraz wystawionego przez komórkę księgowości polecenia księgowania tych różnic.

Dokumenty inwentaryzacyjne można generalnie podzielić na dotyczące:

• przygotowania inwentaryzacji, do których należą np. instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie wewnętrzne powołujące wieloletnią komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej lub np. zdawczo-odbiorczej (z załącznikami dotyczącymi powołania jednorazowej komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, harmonogramu inwentaryzacji itp.), jak również dokumenty przygotowawcze mające charakter techniczny, np. notatki z przeprowadzanego szkolenia przedinwentaryzacyjnego, przygotowanie arkuszy spisowych, przygotowanie pól spisowych;
• przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji. Ta grupa dokumentów obejmuje m.in. oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, różnego typu arkusze (karty) spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych (np. protokół kontroli kasy), protokołów z inwentaryzacji składników objętych: potwierdzeniami sald, porównaniem danych ewidencji z posiadaną dokumentacją oraz ich weryfikacji, załączników do arkuszy spisowych (rysunków, obmiarów, obliczeń pomocniczych itp.), protokołów wyceny zapasów niepełnowartościowych, sprawozdań zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji;
• ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, np. zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, opinie rzeczoznawców, ekspertów, zeznania świadków itp., decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. ©℗