Pracodawcy do 17 maja br. musieli dostosować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe do nowych wymogów wynikających z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 2367). Ten obowiązek dotyczył też pracodawców ze sfery budżetowej.
Pojawiły się pytania, jak powinni oni zaklasyfikować zakupy takiego monitora ekranowego lub podstawki, a także dodatkowej klawiatury i myszy. Wśród księgowych zdania były podzielone ‒ czy powinien być to paragraf 421, czy 302. Zapytaliśmy o to Ministerstwo Finansów. Jednak w odpowiedzi resort nie wskazał konkretnego rozwiązania, ale jedynie zauważył m.in., że za wybór właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej odpowiada kierownik danej jednostki.
Poprosiliśmy więc o opinię eksperta z zakresu rachunkowości budżetowej Jarosława Jurgę. Wskazał on, że podnóżek, monitor ekranowy lub podstawka, a także dodatkowa klawiatura i mysz stanowią element wyposażenia jednostki (środki trwałe). Wydatek związany z zakupem tego rodzaju wyposażenia powinien zostać zaklasyfikowany do paragrafu 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Ponadto dodał, że zakup podnóżka nie stanowi deputatu lub świadczenia w naturze na rzecz pracownika. Zakupione wyposażenie pozostaje w ewidencji bilansowej pracodawcy. Stosownie zaś do art. 39 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. DzU. z 2022 r. poz. 1634; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1872) dochody publiczne, wydatki publiczne i przychody oraz środki klasyfikuje się m.in. według paragrafów określających rodzaj wydatku. Zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 513; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1096) paragraf 421 „Zakup materiałów i wyposażenia” obejmuje zakup materiałów i wyposażenia związany z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostek, w tym m.in.: leków i środków opatrunkowych na wyposażenie apteczek, prasy.
– Również uważam, że w opisanym przypadku paragraf 421 jest właściwy. Pracodawca ma bowiem zapewnić warunki pracy zgodne z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy dostosować stanowisko pracy, a nie przekazać zakupy pracownikowi – przyznała Krystyna Gąsiorek, ekspert z firmy szkoleniowo -doradczej MATMAR. ©℗
Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 26 lipca 2024 r. na pytanie DGP
Klasyfikacja budżetowa określona rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 513, z późn. zm.) nie stanowi materialnoprawnej podstawy do ustalania i pobierania dochodów, a także do dokonywania wydatków. Ma ona przede wszystkim charakter narzędzia umożliwiającego ewidencjonowanie w przyjętej systematyce określonych zdarzeń, rozstrzygniętych co do zasady przepisami prawa materialnego.
Paragraf „302 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń” zgodnie z objaśnieniami obejmuje wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, niezaliczone do wynagrodzeń, w szczególności świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje), oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego.
Natomiast w paragrafie „421 Zakup materiałów i wyposażenia” ujmuje się zakupy materiałów oraz wyposażenia, które związane są z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostki np. wyposażenie apteczek. Paragraf ten nie obejmuje zakupu dóbr przekazywanych osobom fizycznym w ramach deputatów i innych świadczeń w naturze dokonywanych z wydatków osobowych oraz zakupu środków żywności.
Ostateczną decyzję o sposobie klasyfikowania środków podejmuje każdorazowo, zgodnie z dyspozycją art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.) kierownik jednostki sektora finansów publicznych, który dysponuje pełnią wiedzy o stanie faktycznym określonego zdarzenia i może dokonać szczegółowej analizy charakteru danego wydatku.