Obsługa faktur to ważny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Bezpieczeństwo finansowe oraz budowanie profesjonalnego wizerunku w oczach kontrahentów są niezwykle istotne. Na rynku są dostępne narzędzia, które znacząco usprawniają procesy w całej organizacji, również w dziale księgowości. Jednym z nich jest platforma FlowDog.
Pieczęć elektroniczna
Jedną z funkcjonalności, którą FlowDog oferuje działom księgowości jest pieczęć cyfrowa. Stanowi ona potwierdzenie, że dokument jest autentyczny i pochodzi od danej osoby prawnej. Działa ona na podobnych zasadach co kwalifikowany podpis elektroniczny. Dokumenty cyfrowo opieczętowane są zabezpieczone przed fałszerstwem - edycja ich zawartości po podpisaniu jest niemożliwa.
Co ważne, sama pieczęć cyfrowa nie jest wyrażeniem woli - nie spełnia ona kryteriów zaciągania zobowiązań w imieniu spółek. Nadaje natomiast dokumentom pewne i wiarygodne źródło. W praktyce oznacza to, że możemy weryfikować, czy faktury wysyłane przez naszych kontrahentów nie są próbą oszustwa. Zwiększa to wiarygodność firmy, która cyfrowo pieczętuje swoje dokumenty i ułatwia życie jej partnerom w biznesie.
Faktury - digitalizacja gwarancją bezpieczeństwa
Automatyzacja procesu obsługi faktur nie tylko zwiększa efektywność działu księgowości, ale też pozwala uniknąć wielu niebezpieczeństw, od ludzkich błędów po oszustwa finansowe.
/>
- Istnieją wyłudzenia polegające na podszywaniu się pod dostawców i dostarczaniu dokumentów łudząco podobnych do cyklicznych otrzymywanych faktur, ale ze zmienionym numerem konta bankowego. Bez szczegółowej kontroli i procesu akceptacji takich kosztów, trudno wychwycić różnicę. Automatyczny proces akceptacji faktury kosztowej obsługuje cały strumień dokumentów przychodzących do firmy, zarówno elektronicznych, jak i digitalizowanych własnoręcznie. System informatyczny, który taki proces kontroluje potrafi natychmiast zweryfikować poprawność faktury kosztowej, m.in. wykorzystując jej metadane, zawarte w niej certyfikaty pieczęci elektronicznej, a także rozpoznając jej zawartość i porównując do prawidłowych wzorców, wykorzystując narzędzia sztucznej inteligencji. Kontroler finansowy otrzyma automatyczny alarm, jeżeli np. na którymś z dokumentów cyklicznych pojawi się nowy numer rachunku – mówi Tomasz Brzozowski, członek zarządu FlowDog.
Warto dodać, że ważną rolę w bezpieczeństwie finansowym firmy odgrywają również szkolenia pracowników oraz przestrzeganiu reżimu akceptacji kosztów.
Automatyzacja procesów w działach HR i Finansów
Wprowadzenie pieczęci cyfrowej i systemów workflow (zapewniających automatyzację przepływu dokumentów w firmie) znacząco usprawnia pracę działów HR i finansów. W przypadku konieczności podpisania wielu umów o pracę w krótkim czasie, masowego wystawiania i archiwizacji zaświadczeń dla pracowników, czy dużych rekrutacji, automatyzacja jest dziś nieodzowna.
To bardzo dobra alternatywa do tradycyjnego procesu podpisywania dokumentów cyfrowych, który jest czasochłonny. Przygotowywanie szablonów umów, wypełnianie danych, generowanie plików PDF, podpisywanie ich i przesyłanie dalej to czynności, które mogą pochłonąć wiele godzin. Współczesne systemy workflow automatyzują te procesy. Generują umowy na podstawie wcześniejszych etapów rekrutacji, przekazują je do akceptacji,
a ostateczne podpisanie wszystkich dokumentów odbywa się za pomocą jednego kliknięcia.
Nowoczesne narzędzia, takie jak FlowDog, nie tylko zwiększają bezpieczeństwo firmy, ale także poprawiają efektywność pracy i budują wizerunek organizacji jako profesjonalnej oraz wiarygodnej.
- Na podstawie wielu lat doświadczeń, wdrożeń w małych i dużych przedsiębiorstwach, mogę z pełnym przekonaniem stwierdzić, że automatyzacja procesów w działach HR i finansów przynosi wymierne korzyści. Przede wszystkim skracając czas obsługi dokumentów i eliminując ryzyko błędów oraz wyłudzeń. W dobie cyfryzacji i rosnących zagrożeń, takie rozwiązania są nie tylko przydatne, ale wręcz niezbędne – podsumowuje Tomasz Brzozowski z FlowDog.