Koszt podatkowy można odliczyć nawet na podstawie paragonu

Kto prowadzi działalność nierejestrowaną, może odliczyć podatkowy koszt na podstawie zwykłego paragonu z kasy fiskalnej, mimo że nie ma na nim imienia ani nazwiska nabywcy – potwierdza dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Ta korzystna dla podatników wykładnia znalazła się w interpretacji indywidualnej z 28 marca 2024 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.71.2024.4.JS). Eksperci ostrzegają przed zbytnim optymizmem.

– Podatnik może mieć problem z udowodnieniem, że faktycznie poniósł wydatek, a nie znalazł paragonu na ulicy – przestrzega Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i partner w Grant Thornton.

Dlatego radzi, by zabezpieczyć się innymi dowodami potwierdzającymi, że wydatek został faktycznie poniesiony.

Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że w 2022 r. działalność nierejestrowaną prowadziło 49,5 tys. osób.

Bez wpisu i składek

Przypomnijmy, że działalność nierejestrowana nie wymaga rejestracji firmy ani wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie trzeba też płacić składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej. Jedyne, co należy, to rozliczać się z podatków:

– VAT, jeżeli obroty z działalności nierejestrowanej przekroczą 200 tys. zł w skali roku (od 2025 r. limit ma wynosić 240 tys. zł – zapowiedziało to Ministerstwo Finansów), przy czym uwaga: sprzedaż niektórych towarów bądź usług wymaga płacenia VAT bez względu na limit sprzedaży, oraz

– PIT, jeżeli roczny dochód podatnika przekroczy 30 tys. zł, czyli kwotę wolną od podatku dochodowego.

Jakie warunki

Obecnie warunkiem prowadzenia działalności nierejestrowanej jest osiąganie przychodów na poziomie nieprzekraczającym 75 proc. pensji minimalnej miesięcznie. W 2024 r. limit ten wynosi zatem:

• od 1 stycznia do 30 czerwca – 3181,50 zł (pensja minimalna to 4242 zł brutto),
• od 1 lipca do 31 grudnia – 3225 zł (pensja minimalna będzie wówczas wynosić 4300 zł brutto).

Można gotówką

Podatnik prowadzący taką działalność nie ma też obowiązku dokonywania ani przyjmowania płatności bezgotówkowych, gdy zapłata (jednorazowa wartość transakcji) przekracza 15 tys. zł.

Wymóg ten wynika z art. 19 prawa przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236), ale dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

– Zgodnie z art. 5 prawa przedsiębiorców działalność nierejestrowana nie stanowi działalności gospodarczej – przypomina Przemysław Antas, radca prawny i partner w Ontilo.

Kwota zakupu na 15 tys. zł może wydawać się bardzo wysoka przy działalności nierejestrowanej. Należy jednak podkreślić, że limit dotyczący takiej działalności odnosi się do przychodów z niej, a nie do kosztów – te mogą być wysokie, zwłaszcza na początku, przy jej uruchamianiu.

Odliczanie kosztów

Kwota wolna od PIT w wysokości 30 tys. zł dotyczy wszystkich dochodów opodatkowanych według skali podatkowej. Dochód wylicza się po odjęciu od przychodów kosztów ich uzyskania. Przy działalności nierejestrowanej również można potrącać koszty poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, czyli zgodnie z ogólną zasadą zapisaną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Wyjątkiem są tylko koszty wymienione w art. 23 ustawy o PIT – tych odliczać nie można.

O to, jak dokumentować koszty przy działalności nierejestrowanej, spytała kobieta, która chce dorabiać sobie do etatu. Wyjaśniła, że w ramach działalności nierejestrowanej zamierza kupować w sklepach z odzieżą używaną: ubrania, buty i dodatki do odzieży (np. paski, szale, apaszki). Potem będzie je odpowiednio przygotowywać (prać, prasować, naprawiać), fotografować i wystawiać na sprzedaż w internecie. Zaznaczyła, że będzie ją prowadzić wyłącznie w systemie wysyłkowym.

Chciała się upewnić, że poniesione koszty może odliczać na podstawie paragonów z kasy fiskalnej, na których nie będzie jej imienia i nazwiska.

Potwierdził to dyrektor KIS we wspomnianej interpretacji z 28 marca 2024 r. Wyjaśnił, że art. 22 ust. 1 ustawy o PIT nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast dowodem księgowym jest dokument potwierdzający przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Dyrektor KIS przywołał art. 180 par. 1 ordynacji podatkowej, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

– Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu – wskazał.

Podkreślił, że podatnik ma obowiązek nie tylko udokumentować, że poniósł wydatek, lecz także wykazać, iż wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu.

Może być problem

– Niewątpliwie paragon z kasy fiskalnej może być takim dowodem – potwierdza Małgorzata Samborska. Zarazem jednak przestrzega przed zbytnim optymizmem, który można byłoby wywieść z interpretacji dyrektora KIS.

Jej zdaniem sam paragon może nie wystarczyć do udowodnienia, że spełnione zostały wszystkie warunki do odliczenia kosztu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

– Warto mieć również inne dowody, takie jak np. dowody wewnętrzne, stworzone przez podatnika, wydruk z rachunku bankowego lub karty kredytowej potwierdzające poniesienie wydatku – wylicza ekspertka.

Wprawdzie – jak przyznaje Przemysław Antas – w działalności nierejestrowanej nie ma obowiązku rozliczania się bezgotówkowego, ale – zdaniem eksperta – dobrze mieć dodatkowe dowody poniesienia kosztu.

– Jeżeli podatnik zapłacił gotówką, to i tak musi mieć wiarygodny dowód poniesienia wydatku. Warto pamiętać, że sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury na każde żądanie nabywcy towaru lub usługi – przypomina ekspert.

W interpretacji indywidualnej z 28 września 2018 r. (0114-KDIP3-1.4011.378.2018. 3.ES) dyrektor KIS wyraźnie stwierdził, że na etapie wydawania interpretacji indywidualnej nie może ocenić, czy paragony i dokumenty wewnętrzne stanowią dowód poniesionych kosztów. „Ocena w tym zakresie jest możliwa dopiero po przeprowadzeniu postępowania podatkowego, którego częścią jest postępowanie dowodowe” – wyjaśnił.

– Teoretycznie paragon może więc stanowić dowód poniesienia wydatku, ale jak oceni jego wiarygodność urzędnik, to już inna sprawa. Dlatego moim zdaniem warto poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury – podsumowuje Przemysław Antas.©℗