Dwuetapowe wdrażanie KSeF jest zaskoczeniem

Na trzy pytania dotyczące KSeF odpowiada Joanna Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.

Jeżeli audyt przeprowadzony przez MF wykazał, że wdrożenie KSeF od 1 lipca br. groziłoby paraliżem gospodarki, to decyzja o odroczeniu obowiązku o prawie dwa lata jest jak najbardziej zrozumiała. Nie można jednak zapominać, że duże firmy już poniosły dość spore koszty wdrożenia zmian, a kolejne modyfikacje sprawią, że nakłady jeszcze wzrosną.

Jeżeli MF zamierza od początku budować KSeF, to z pewnością firmy będą musiały wprowadzić kolejne zmiany w swoich systemach informatycznych, które teraz są właściwie dostosowane do obecnych wymagań. Należałoby się więc zastanowić, czy jeżeli obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur odraczamy o prawie dwa lata, to nie należałoby już teraz dostosować KSeF do standardów europejskich wprowadzanych w pakiecie VAT in Digital Age (ViDA). Zgodnie z aktualnymi informacjami obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych w jednolitym formacie europejskim będzie prawdopodobnie musiał zostać wdrożony przez kraje UE w 2030 r. Wcześniej było to planowane na 2028 r.

Jeżeli MF nie uwzględni tych zmian, to za kilka lat przedsiębiorcy będą musieli ponownie wprowadzić zmiany w swoich systemach informatycznych.

Faktycznie decyzja MF, że duże firmy będą stosować KSeF od 1 lutego 2026 r., a wszyscy pozostali dwa miesiące później, jest zaskakująca. Będzie to rozwiązanie niekorzystne dla dużych firm. Na etapie konsultacji, które prowadził resort w sprawie KSeF, wielokrotnie padały głosy przeciwne takiemu rozwiązaniu. Wskazywano, że problemem będzie weryfikowanie statusu nabywcy, czyli ustalenie, którym firmom przesyłać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a którym w inny sposób.

Decyzja MF oznacza, że duże przedsiębiorstwa będą musiały opracować specjalne procedury i odrębne procesy wysyłki faktur, aby stosować je przez zaledwie dwa miesiące. Dlatego najlepszym rozwiązaniem byłoby wdrożenie KSeF przez wszystkich podatników w jednym momencie.

O dwuetapowym wdrażaniu systemu prawdopodobnie jednak zadecydował aspekt techniczny. Ministerstwo być może obawia się dużego obciążenia systemu w jednym momencie w początkowej fazie jego funkcjonowania. Dlatego chce go najpierw przetestować na największych firmach.