Kończy się czas na rozliczenie albo chociaż przejrzenie wstępnie przygotowanego przez fiskusa zeznania PIT za 2023 r. W związku z tym kosztami podatkowymi zastosowanymi przez płatnika powinni się zainteresować w szczególności podatnicy zaliczający się do grona pracowników twórczych.

Chociaż w kategorii koszty podatkowe stosunek pracy jest bodaj na najgorszej pozycji, to akurat twórczy pracownicy mogą jednak nieco poprawić swoje fiskalno-kosztowe notowania. Zwykło się pamiętać o tym, że w ramach umów o prawa majątkowe możliwe jest zastosowanie zryczałtowanych, 50-proc. kosztów uzyskania przychodu, lecz akurat w przypadku tych kosztów nie ma przypisania do konkretnego źródła. Owszem, prawodawca odnosi się przy tych kosztach do źródła przychodów, ale tylko po to, by zastrzec, że nie mają one zastosowania w odniesieniu do przychodów z działalności gospodarczej.

Zatem w ramach źródła przychodów ze stosunku pracy twórczej 50-proc. koszty uzyskania przychodu mogą jak najbardziej mieć zastosowanie. Co więcej, to, że twórcza praca danego pracownika pozwala na zastosowanie takich kosztów, nie eliminuje zwykłych – co prawda niezbyt wysokich – kosztów pracowniczych.

Limit i warunki do spełnienia

Przypomnijmy pokrótce, jak to jest z tymi kosztami 50 proc. i jak się do nich mają koszty pracownicze. Otóż pracownicy (ogólnie podatnicy, ale tutaj chodzi o pracowników), którzy w ramach świadczonej pracy korzystają z praw autorskich i innych praw wskazanych w art. 22 ust. 9 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232; dalej: ustawa o PIT), mają do dyspozycji 50-proc. koszty uzyskania przychodu z normatywnym limitem kwotowym. Ów limit kwotowy to górna granica pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli 120 tys. zł. W przypadku podatników korzystających ze zwolnień wprowadzonych w poprzednich latach dla młodych podatników, rodzin 4 plus, powracających do kraju czy aktywnych seniorów limit ten jest dzielony przez koszty ze zwolnionymi przychodami (tj. suma łącznych kosztów 50 proc. i takich przychodów zwolnionych nie może przekroczyć 120 tys. zł).

Warto zatem pamiętać o tym, że koszty określa się:

  • z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu,
  • z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu,
  • z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

W ostatnim punkcie zawierają się przychody z tytułu:

  • działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa,
  • działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki,
  • produkcji audialnej i audiowizualnej,
  • działalności publicystycznej,
  • działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej,
  • działalności konserwatorskiej,
  • prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia,
  • działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

W każdym przypadku możliwość zastosowania takich kosztów musi zostać poddana indywidualnej weryfikacji. Niezbędne jest właściwe przygotowanie umowy o pracę oraz zakresów obowiązków pracowników, jak również wprowadzenie systemu raportowania.

Na podstawie praktyki, choć nie jest to poparte z mojej strony żadnymi rzetelnymi badaniami statystycznymi, mogę stwierdzić, że bodaj największą grupą beneficjentów prawa do stosowania kosztów 50 proc. są programiści i im pokrewni pracownicy (por. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 listopada 2023 r., nr 0112-KDIL2-4011.681.2023.2DJ, z 26 października 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.762.2023.1.GG). U nich kluczowe znaczenie ma to, by w ramach stosunku pracy została dokonana modyfikacja zasady ustawowej, według której prawa autorskie powstałe w wyniku pracy pracownika są własnością pracodawcy. Dla zastosowania u tych pracowników kosztów 50 proc. trzeba wprowadzić ustalenie, że prawa są najpierw własnością pracownika i on, dysponując nimi, przenosi je na pracodawcę w zamian za ustalone wynagrodzenie. Uniwersalna dla kosztów 50 proc. – ważna nie tylko dla programistów – jest kwestia takiej konstrukcji umowy o pracę, zakresu obowiązków pracownika i systemu miesięcznego (może być częstsze) raportowania realizacji zadań przez pracownika, żeby możliwe było wykazanie (udowodnienie), że pracownik korzysta na potrzeby świadczonej pracy z praw majątkowych, tj. jego praca ma charakter twórczy i osiąga on z tego tytułu skonkretyzowany przychód podatkowy.

Wnioski z orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego

• „Przepisu art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT nie można zastosować w razie braku możliwości ustalenia części wynagrodzenia pracownika dotyczącej wynagrodzenia za pracę o charakterze twórczym (lub za rozporządzenie przez twórcę majątkowymi prawami autorskimi)” – wyrok z 1 września 2023 r., sygn. akt II FSK 347/21

• „Do zastosowania podwyższonej stawki uzyskania przychodów konieczne jest w pierwszej kolejności powstanie utworu w ramach wykonywania przez pracownika swoich obowiązków. Następnie pracownik powinien przenieść prawa do takiego utworu na rzecz pracodawcy. Ponadto pracownikowi powinno zostać wypłacone określone honorarium z tytułu przeniesienia na pracodawcę praw do utworu, zaś jego wysokość musi wynikać z umowy o pracę. Innymi słowy, pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem, jaką część wypłacanego mu honorarium stanowić będzie dla pracownika wynagrodzenie z tytułu przeniesienia praw autorskich” – wyrok z 29 listopada 2022 r. sygn. akt II FSK 933/20©℗

Dwa rodzaje KUP

Trzeba zaznaczyć, że zastosowanie kosztów 50 proc. nie eliminuje automatycznie możliwości rozliczania zwykłych kosztów pracowniczych. Jeżeli pracownik oprócz pracy twórczej wykonuje (co najczęściej ma miejsce) inne zadania, w zamian za które uzyskuje wynagrodzenie generujące przychód, to dla takich przychodów rozlicza zwykłe pracownicze koszty uzyskania przychodu. W takiej sytuacji tym bardziej należy zadbać o to, by z umowy o pracę, a także zgromadzonej dokumentacji wynikało, że pracownik uzyskuje wynagrodzenie (i w jakiej wysokości) zarówno za pracę twórczą, jak i innego rodzaju.

PIT-11 nie przesądza sprawy

Wobec zbliżającego się końca okresu do sporządzenia i złożenia zeznania rocznego warto wskazać, że chociaż w trakcie roku zaliczki na PIT pracownika nalicza i pobiera pracodawca jako płatnik, to rozliczenie roczne pozostaje w gestii samego podatnika (czemu nie przeczy mechanizm wstępnego rozliczenia przez organ w ramach usługi Twój e-PIT). To oznacza, że jeżeli z jakichś powodów płatnik nie zdecydował się na zastosowanie 50-proc. twórczych kosztów uzyskania przychodu, nie niweczy to prawa podatnika do naliczenia ich w taki sposób. Koniec końców to podatnik dokonuje bowiem rozliczenia rocznego. Oczywiście w takiej sytuacji tym bardziej należy zadbać o właściwą treść umowy o pracę i zgromadzić maksymalną możliwą liczbę dokumentów i innych dowodów, które potwierdzają zasadność kosztów 50 proc. Wobec bowiem swoistej niespójności między PIT-11 a PIT-37/PIT-36 należy się spodziewać zaproszenia do urzędu skarbowego, a zainteresowanie urzędnika nie będzie przejawem nadmiernej, łatwej do zaspokojenia ciekawości. Z całą pewnością może to wymagać trochę zachodu, lecz przy dobrym przygotowaniu jest wykonalne.

Tak samo jest, jeżeli pracodawca zastosował wyłącznie koszty 50 proc., a zapomniał o zwykłych kosztach pracowniczych, mimo faktycznego uzasadnienia do ich zastosowania (w szczególności gdy kwota kosztów jest niższa niż 50 proc. całości uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu przychodów). W takiej sytuacji przygotowanie zeznania rocznego to jest ten moment, w którym sam podatnik może uwzględnić takie koszty. To również niechybnie sprowokuje działanie urzędnika, ale wyjaśnienie w tym zakresie zazwyczaj jest łatwiejsze, chociaż przygotowanie formalne i dokumentacyjne jest bardzo ważne, bo należy liczyć się z tym, że przy okazji reprezentant organu podatkowego zechce zweryfikować zasadność zastosowania kosztów 50 proc. Innymi słowy, nieprzychylna czy pasywna postawa płatnika w kwestii kosztów 50 proc. albo łączenia tych kosztów ze zwykłymi pracowniczymi nie musi oznaczać, że w ramach całego roku podatnik nie skorzysta z premii kosztowej dla pracy twórczej, a przy okazji również ze zwykłych kosztów pracowniczych.

By podsumować: przy stosowaniu 50-proc. kosztów należy pamiętać o następujących wymogach:

  • przy wykonywaniu pracy pracownik musi korzystać z praw autorskich lub innych praw określonych przez prawodawcę,
  • zakres obowiązków i umowa o pracę powinny wyraźnie wskazywać obowiązki oraz sposób przyporządkowania oraz kalkulacji wynagrodzenia,
  • konieczne jest miesięczne raportowanie pracy o charakterze twórczym,
  • umowa musi zawierać szczegółowe zapisy spójne z art. 22 ust. 9 pkt 1–3 ustawy o PIT,
  • muszą być szczegółowo określone zasady przenoszenia praw do utworu, czyli np. programu komputerowego (w tym zasady wtórnego nabycia praw do utworu, m.in. moment i warunki przeniesienia tych praw na pracodawcę). ©℗