Autorskie koszty uzyskania przychodu to dobry sposób na niższy podatek

Kończy się czas na rozliczenie albo chociaż przejrzenie wstępnie przygotowanego przez fiskusa zeznania PIT za 2023 r. W związku z tym kosztami podatkowymi zastosowanymi przez płatnika powinni się zainteresować w szczególności podatnicy zaliczający się do grona pracowników twórczych.

Chociaż w kategorii koszty podatkowe stosunek pracy jest bodaj na najgorszej pozycji, to akurat twórczy pracownicy mogą jednak nieco poprawić swoje fiskalno-kosztowe notowania. Zwykło się pamiętać o tym, że w ramach umów o prawa majątkowe możliwe jest zastosowanie zryczałtowanych, 50-proc. kosztów uzyskania przychodu, lecz akurat w przypadku tych kosztów nie ma przypisania do konkretnego źródła. Owszem, prawodawca odnosi się przy tych kosztach do źródła przychodów, ale tylko po to, by zastrzec, że nie mają one zastosowania w odniesieniu do przychodów z działalności gospodarczej.

Zatem w ramach źródła przychodów ze stosunku pracy twórczej 50-proc. koszty uzyskania przychodu mogą jak najbardziej mieć zastosowanie. Co więcej, to, że twórcza praca danego pracownika pozwala na zastosowanie takich kosztów, nie eliminuje zwykłych – co prawda niezbyt wysokich – kosztów pracowniczych.

Limit i warunki do spełnienia

Przypomnijmy pokrótce, jak to jest z tymi kosztami 50 proc. i jak się do nich mają koszty pracownicze. Otóż pracownicy (ogólnie podatnicy, ale tutaj chodzi o pracowników), którzy w ramach świadczonej pracy korzystają z praw autorskich i innych praw wskazanych w art. 22 ust. 9 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232; dalej: ustawa o PIT), mają do dyspozycji 50-proc. koszty uzyskania przychodu z normatywnym limitem kwotowym. Ów limit kwotowy to górna granica pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli 120 tys. zł. W przypadku podatników korzystających ze zwolnień wprowadzonych w poprzednich latach dla młodych podatników, rodzin 4 plus, powracających do kraju czy aktywnych seniorów limit ten jest dzielony przez koszty ze zwolnionymi przychodami (tj. suma łącznych kosztów 50 proc. i takich przychodów zwolnionych nie może przekroczyć 120 tys. zł).

Warto zatem pamiętać o tym, że koszty określa się:

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu,
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu,
• z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

W ostatnim punkcie zawierają się przychody z tytułu:

• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa,
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki,
• produkcji audialnej i audiowizualnej,
• działalności publicystycznej,
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej,
• działalności konserwatorskiej,
• prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia,
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

W każdym przypadku możliwość zastosowania takich kosztów musi zostać poddana indywidualnej weryfikacji. Niezbędne jest właściwe przygotowanie umowy o pracę oraz zakresów obowiązków pracowników, jak również wprowadzenie systemu raportowania.

Na podstawie praktyki, choć nie jest to poparte z mojej strony żadnymi rzetelnymi badaniami statystycznymi, mogę stwierdzić, że bodaj największą grupą beneficjentów prawa do stosowania kosztów 50 proc. są programiści i im pokrewni pracownicy (por. interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 listopada 2023 r., nr 0112-KDIL2-4011.681.2023.2DJ, z 26 października 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.762.2023.1.GG). U nich kluczowe znaczenie ma to, by w ramach stosunku pracy została dokonana modyfikacja zasady ustawowej, według której prawa autorskie powstałe w wyniku pracy pracownika są własnością pracodawcy. Dla zastosowania u tych pracowników kosztów 50 proc. trzeba wprowadzić ustalenie, że prawa są najpierw własnością pracownika i on, dysponując nimi, przenosi je na pracodawcę w zamian za ustalone wynagrodzenie. Uniwersalna dla kosztów 50 proc. – ważna nie tylko dla programistów – jest kwestia takiej konstrukcji umowy o pracę, zakresu obowiązków pracownika i systemu miesięcznego (może być częstsze) raportowania realizacji zadań przez pracownika, żeby możliwe było wykazanie (udowodnienie), że pracownik korzysta na potrzeby świadczonej pracy z praw majątkowych, tj. jego praca ma charakter twórczy i osiąga on z tego tytułu skonkretyzowany przychód podatkowy.

Dwa rodzaje KUP

Trzeba zaznaczyć, że zastosowanie kosztów 50 proc. nie eliminuje automatycznie możliwości rozliczania zwykłych kosztów pracowniczych. Jeżeli pracownik oprócz pracy twórczej wykonuje (co najczęściej ma miejsce) inne zadania, w zamian za które uzyskuje wynagrodzenie generujące przychód, to dla takich przychodów rozlicza zwykłe pracownicze koszty uzyskania przychodu. W takiej sytuacji tym bardziej należy zadbać o to, by z umowy o pracę, a także zgromadzonej dokumentacji wynikało, że pracownik uzyskuje wynagrodzenie (i w jakiej wysokości) zarówno za pracę twórczą, jak i innego rodzaju.

PIT-11 nie przesądza sprawy

Wobec zbliżającego się końca okresu do sporządzenia i złożenia zeznania rocznego warto wskazać, że chociaż w trakcie roku zaliczki na PIT pracownika nalicza i pobiera pracodawca jako płatnik, to rozliczenie roczne pozostaje w gestii samego podatnika (czemu nie przeczy mechanizm wstępnego rozliczenia przez organ w ramach usługi Twój e-PIT). To oznacza, że jeżeli z jakichś powodów płatnik nie zdecydował się na zastosowanie 50-proc. twórczych kosztów uzyskania przychodu, nie niweczy to prawa podatnika do naliczenia ich w taki sposób. Koniec końców to podatnik dokonuje bowiem rozliczenia rocznego. Oczywiście w takiej sytuacji tym bardziej należy zadbać o właściwą treść umowy o pracę i zgromadzić maksymalną możliwą liczbę dokumentów i innych dowodów, które potwierdzają zasadność kosztów 50 proc. Wobec bowiem swoistej niespójności między PIT-11 a PIT-37/PIT-36 należy się spodziewać zaproszenia do urzędu skarbowego, a zainteresowanie urzędnika nie będzie przejawem nadmiernej, łatwej do zaspokojenia ciekawości. Z całą pewnością może to wymagać trochę zachodu, lecz przy dobrym przygotowaniu jest wykonalne.

Tak samo jest, jeżeli pracodawca zastosował wyłącznie koszty 50 proc., a zapomniał o zwykłych kosztach pracowniczych, mimo faktycznego uzasadnienia do ich zastosowania (w szczególności gdy kwota kosztów jest niższa niż 50 proc. całości uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu przychodów). W takiej sytuacji przygotowanie zeznania rocznego to jest ten moment, w którym sam podatnik może uwzględnić takie koszty. To również niechybnie sprowokuje działanie urzędnika, ale wyjaśnienie w tym zakresie zazwyczaj jest łatwiejsze, chociaż przygotowanie formalne i dokumentacyjne jest bardzo ważne, bo należy liczyć się z tym, że przy okazji reprezentant organu podatkowego zechce zweryfikować zasadność zastosowania kosztów 50 proc. Innymi słowy, nieprzychylna czy pasywna postawa płatnika w kwestii kosztów 50 proc. albo łączenia tych kosztów ze zwykłymi pracowniczymi nie musi oznaczać, że w ramach całego roku podatnik nie skorzysta z premii kosztowej dla pracy twórczej, a przy okazji również ze zwykłych kosztów pracowniczych.

By podsumować: przy stosowaniu 50-proc. kosztów należy pamiętać o następujących wymogach:

• przy wykonywaniu pracy pracownik musi korzystać z praw autorskich lub innych praw określonych przez prawodawcę,
• zakres obowiązków i umowa o pracę powinny wyraźnie wskazywać obowiązki oraz sposób przyporządkowania oraz kalkulacji wynagrodzenia,
• konieczne jest miesięczne raportowanie pracy o charakterze twórczym,
• umowa musi zawierać szczegółowe zapisy spójne z art. 22 ust. 9 pkt 1–3 ustawy o PIT,
• muszą być szczegółowo określone zasady przenoszenia praw do utworu, czyli np. programu komputerowego (w tym zasady wtórnego nabycia praw do utworu, m.in. moment i warunki przeniesienia tych praw na pracodawcę). ©℗