Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz zwolnionych podmiotowo od podatku są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą:
  •  kwoty, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego i te, które takiego prawa nie dają (odrębnie określa kwoty podatku naliczonego i kwoty netto),
  •  dane do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
  •  wysokość podatku należnego,
  •  kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
  •  inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Ewidencja ta w postaci rejestru zakupu i sprzedaży VAT prowadzona jest przez podatników czynnych VAT.
Dodatkowe dane
Dodatkowo podatnicy, którzy opodatkowują VAT niektóre czynności, powinni oprócz wskazanych danych wykazywać inne dane określone przepisami, niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Dla podatników, których podstawę opodatkowania stanowi marża (dokonujących sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków), gdy oprócz takiego opodatkowania stosują również ogólne zasady opodatkowania obrotu, przewidziano dodatkowe obowiązki ewidencyjne. Są oni obowiązani prowadzić ewidencję VAT (rejestr zakupu i sprzedaży), z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania (marża i zasady ogólne). W odniesieniu do dostawy towarów, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, ewidencja musi zawierać w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży.
Podatnicy dokonujący dostaw złota inwestycyjnego są obowiązani prowadzić ewidencję dla celów VAT, która powinna zawierać także dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację.
Transakcje trójstronne
Z dodatkowymi informacjami, które muszą się znaleźć w prowadzonej ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, będziemy mieli do czynienia w ramach uczestniczenia w wewnątrzwspólnotowych transakcjach trójstronnych rozliczanych w procedurze uproszczonej.
Podatnik VAT, do którego ma zastosowanie procedura uproszczona, jest obowiązany, oprócz standardowych danych, podać w prowadzonej ewidencji następujące informacje:
  •  w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji),
  •  w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem: obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów oraz nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej, który uczestniczy w transakcji trójstronnej.
Druga z tych sytuacji dotyczy także odpowiednio osób prawnych niebędących podatnikami VAT. W przypadku drugiego w kolejności podatnika VAT, który wykorzystuje w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej numer identyfikacyjny na potrzeby podatku od wartości dodanej przyznany mu przez państwo członkowskie inne niż Polska, nie powstaje obowiązek prowadzenia ewidencji dla celów VAT, gdy transport lub wysyłka kończy się na terytorium kraju. Przepis ten stosuje się, jeżeli są spełnione wszystkie warunki, do przeniesienia obowiązku rozliczenia podatku na ostatniego w kolejności podatnika VAT.
Podmioty zwolnione
Nie tylko podatnicy VAT czynni mają obowiązek prowadzić ewidencje dla celów VAT. Dotyczy to również podatników zwolnionych podmiotowo do limitu 10 tys. euro. Podatnicy zwolnieni podmiotowo od podatku są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Jednak w tym przypadku jest to ewidencja sprzedaży, która jest potrzebna, żeby ustalić, kiedy nastąpi przekroczenie kwoty zwolnionej.
KTO PROWADZI EWIDENCJĘ ZAKUPU OD INNYCH PAŃSTW UNII
Do prowadzenia ewidencji, określającej wartość nabywanych towarów z innych państw Unii i zapewniającej wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych towarów z tych państw przekroczy 10 000 euro są zobowiązani:
  •  rolnicy ryczałtowi dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,
  •  podatnicy, którzy wykonują jedynie czynności inne niż opodatkowane VAT i którym nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,
  •  podatnicy zwolnieni podmiotowo od VAT,
  •  osoby prawne, które nie są podatnikami.
ILE PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTY
Podatnicy VAT są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
CO GROZI ZA BRAK EWIDENCJI
Brak ewidencji sprzedaży lub prowadzenie jej nierzetelnie przez podatników zwolnionych powoduje, że organ podatkowy określi wartość niezaewidencjonowanej sprzedaży w drodze oszacowania i ustali 22-proc. podatek, bez prawa obniżenia kwoty podatku należnego.
Bogdan ŚwiĄder
bogdan.swiader@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 109 ust. 1-3 i ust. 11, art. 120 ust. 15 oraz art. 125 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).