Obowiązkowy KSeF odroczony. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

19 stycznia minister finansów Andrzej Domański poinformował o podjęciu decyzji o odroczeniu wprowadzenia w Polsce obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Korzystanie z KSeF nie będzie obligatoryjne - tak jak wcześniej planowano - od 1 lipca 2024 roku. Jak ta decyzja wpływa na sytuację polskich przedsiębiorców? - Na pewno zyskali oni dodatkowy czas, który warto wykorzystać - ocenia w rozmowie z serwisem gazetaprawna.pl ekspert od podatków.

Krajowy System e-Faktur będzie rewolucją w wystawianiu faktur, zmieniając nie tylko sposób obiegu dokumentów, ale także zobliguje przedsiębiorców do korzystania z jednej, uniwersalnej platformy. Jak podało Ministerstwo Finansów, obowiązkowy KSeF na pewno nie wejdzie w życie w 2024 roku. Decyzja ta wynika z wykrytych krytycznych błędów w systemie, które utrudniłyby jego skuteczne wdrożenie w zaplanowanym terminie. Teraz zewnętrzny audyt ma określić, czy system zawiera więcej błędów.

Zdaniem Piotra Juszczyka, Głównego Doradcy Podatkowego InFakt, decyzja o przesunięciu terminu obowiązkowego wdrożenia KSeF może być korzystna dla przedsiębiorców, którzy nie zdążyli jeszcze dostosować swoich systemów do nowych wymogów albo nawet nie słyszeli o konieczności korzystania z nowego systemu. - Badanie Polskiej Przedsiębiorczości inFakt Indeks wykazało, że tylko 44 proc. polskich mikro- i małych firm słyszało o KSeF, a w momencie badania wielu spośród nich nie miało jeszcze planów na implementację systemu - zauważa rozmówca.

Niepewność co do nowego terminu nie służy przedsiębiorcom

Piotr Juszczyk zwraca przy tym uwagę na niekorzystny stan niepewności prawnej, w którym znaleźli się teraz polscy przedsiębiorcy. - Kluczowym krokiem jest podanie konkretnej daty obowiązkowego wprowadzenia KSeF, aby firmy mogły skutecznie się przygotować. Stabilne prawo i pewność terminów są kluczowe dla przedsiębiorców. Obecna sytuacja może wprowadzić wiele firm w zawieszenie, a jasno określony termin umożliwiłby prowadzącym działalność gospodarczą skuteczniejsze działania. Dlatego dobrze, żeby informacja o tym terminie została ogłoszona jak najszybciej.

Korzystasz z KSeF? Doradca podatkowy radzi, by pozostać w systemie

Część polskich firm wdrożyło już KSeF lub jest w trakcie jego wdrażania. W konsekwencji, obecnie korzystają z systemu dobrowolnie. W tym przypadku, jak ocenia Piotr Juszczyk, może powstawać frustracja w związku poniesionymi przez tych przedsiębiorców nakładami czasowymi i finansowymi. - Zalecałbym im duży oddech i spokój. Jeśli jesteśmy już w systemie, pozostałbym w nim i dalej wystawiał e-Faktury. Powrót do obecnego fakturowania, czyli poza KSeF, może nas kosztować przede wszystkim czas, a po drugie - może to się wiązać z koniecznością podwójnego fakturowania. W mojej opinii takie firmy są już o krok przed innymi, a ich praca nie została zmarnowana. Zyskały po prostu więcej dodatkowego czasu na testowanie systemu i odnalezienie się w nim - doradza ekspert.

Dla powyższych przedsiębiorstw mankamentem związanym z przełożeniem terminu obowiązkowego KSeF może okazać jest to, że do momentu wprowadzenia tego obowiązku - pomimo wystawiania przez siebie faktur w KSeF, muszą wysyłać wszystkim swoim kontrahentom, którzy z systemu jeszcze nie korzystają, faktury w innej formie np. mailowej czy listownej.

Piotr Juszczyk zwraca także uwagę na to, że problematyczne w obsłudze może być korzystanie z "niedoskonałego" systemu. - Problemy techniczne w wystawianiu faktur mogą skutkować odejściem od KSeF. Dlatego dobrze, by Ministerstwo Finansów na bieżąco i w miarę sprawnie pracowało nad rozwiązywaniem błędów, tak by użytkownicy się nie zrazili - mówi. - Obecnie, kiedy system jest jeszcze nieobowiązkowy, w razie awarii w KSeF, możemy wystawić fakturę w tradycyjny sposób zamiast w systemie i nie grozi nam za to żadna kara - przypomina doradca podatkowy.

Nie korzystasz z KSeF? Wykorzystaj dodatkowy czas na test systemu

Z kolei ci, którzy z KSeF jeszcze nie korzystali, mają teraz więcej czasu za zapoznanie się z systemem. - Firmom, które nie dokonały jeszcze integracji z KSeF, poleciłbym przeznaczenie tego czasu na przygotowanie się do tej rewolucji w fakturowaniu. Nie odkładajmy tego w czasie i nie czekajmy do ostatniej chwili. Szczególnie tych przedsiębiorców, którzy dotąd wystawiali faktury jedynie w formie papierowej (a w taki sposób według statystyk działa około 60 proc. firm w naszym kraju), zachęcam do zmiany przyzwyczajeń. Zgodnie z tym co zapowiedział minister finansów, obowiązkowy KSeF raczej na pewno obejmie polskie firmy. Pamiętajmy, że termin został jedynie odroczony w czasie. Z systemu nie zrezygnowano w zupełności.

System wprowadzany etapami - czy to dobry pomysł?

Juszczyk dodaje również, że w Ministerstwie Finansów pojawiają się pomysły, żeby KSeF wprowadzić etapami, ze względu na wielkość firmy. - Moim zdaniem nie ma konieczności wprowadzania systemu stopniowo czy etapowego procesu, zwłaszcza podziału na duże korporacje i małe przedsiębiorstwa. W momencie kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie, to nawet gdyby w przypadku mniejszych firm doszło do opóźnień we wdrożeniu, prawdopodobnie i tak musiałyby one korzystać z systemu, na przykład podczas tak prozaicznych czynności, jak tankowanie na stacji benzynowej. Być może okazałoby się, że takie firmy muszą również odbierać faktury w ramach systemu KSeF. Wprowadzenie etapów na wejście w KSeF może więc w praktyce generować więcej problemów niż korzyści - zauważa specjalista od podatków.

- W mojej ocenie, małe i mikroprzedsiębiorstwa mają właściwie najmniejszy problem z wdrożeniem tej nowości. W dużej mierze to tylko albo aż kwestia nawyków i przyzwyczajeń. Natomiast w dużych firmach jest wiele procesów, które trzeba odpowiednio dostosować - dodaje.

Problemy technologiczne w KSeF do jak najszybszego rozwiązania

Jak podczas konferencji prasowej zaznaczył minister finansów, w tej chwili w systemie istnieją błędy i brakuje mu przepustowości. - Problem nie leży więc po stronie przedsiębiorstw. Raczej jest to kwestia technologiczna, którą należy jak najszybciej rozwiązać - kończy Piotr Juszczyk.