Od 1 stycznia 2024 roku państwa członkowskie Unii Europejskiej będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktu elektronicznych bez konieczności uzyskania decyzji derogacyjnej od KE. Od 2028 roku to rozwiązanie powinno być obligatoryjne w całej Unii Europejskiej, data nie jest jednak potwierdzona. System zaprezentowany przez Komisję Europejską określany jest jako VAT in Digital Age (ViDA). Ma on na celu dostosowanie obecnego systemu rozliczeń VAT do współczesnych wyzwań ery cyfrowej.

Wstępnie będzie on obowiązkowy dla krajów członkowskich od 2028 roku, choć ta data nie jest jeszcze pewna i mówi się o przesunięciu wdrożenia nawet do 2032 roku. ViDA Ma pomóc m.in. w zmniejszeniu tzw. luki VAT. Według danych KE, w 2020 roku wyniosła ona aż 93 mld euro dla całej wspólnoty. W Polsce podobny system, czyli Krajowy System e-Faktur, będzie obowiązywał już od lipca 2024. Czy w przyszłości okaże się on przydatny podczas aktywacji ViDA?

- Wystawianie faktur papierowych będzie możliwe, ale tylko za zgodą państw członkowskich. Posłużenie się klasycznym dokumentem nie będzie jednak dopuszczalne we wszystkich przypadkach. Działania objęte ograniczeniami, to przede wszystkim te podlegające wykazaniu w informacjach podsumowujących ViDA. Zapis ten będzie dotyczył wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów oraz świadczenia usług na rzecz podmiotów zagranicznych, objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia VAT. Polega to na przerzuceniu obowiązku rozliczania podatku ze sprzedawcy na nabywcę. Te transakcje zostaną obligatoryjnie objęte systemem fakturowania elektronicznego. Od momentu obowiązywania ViDA, e-faktury będą musiały zawierać dodatkowe elementy, takie jak identyfikator rachunku bankowego i uzgodnione daty oraz kwoty płatności. Nie będzie też możliwe wystawianie zbiorczych faktur korygujących - komentuje Tomasz Spłuszka, Valuee Engineer w firmie OpenText.

Czy współpraca pomiędzy KSeF i ViDA będzie możliwa?

Wraz z nadchodzącym obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce, przedsiębiorcy zastanawiają się nad przyszłością fakturowania międzynarodowego i zmianami towarzyszącym temu procesowi. Dodatkowych powodów do rozmyślań dostarcza ViDA. Jednak ze względu na brak precyzyjnych specyfikacji technicznych oraz ostatecznych zapisów obu rozwiązań, podatnicy mają sporo wątpliwości, czy system krajowy będzie współpracował z ogólnoeuropejskim i jak wpłynie to na wystawianie faktur międzynarodowych.

- Koncept ViDA wprowadzający e-faktury na poziomie UE to ambitne przedsięwzięcie. Budzi ono jednak pewne wątpliwości, zwłaszcza w kontekście integracji z KSeF, który będzie w obowiązywał w Polsce. Jedną z największych potencjalnych zmian jest zapis o niepoprzedzaniu wystawiania faktur procesem walidacji. Co to oznacza w praktyce? Weryfikacja poprawności faktury przed jej wystawieniem funkcjonuje w platformach krajowych, np. włoskim SDI, czy polskim KSeF. W tych modelach dokument jest poddany weryfikacji zanim zostanie wystawiony. Państwa korzystające z takich rozwiązań będą musiały dostosować istniejący system w celu usunięcia obowiązku autoryzacji faktur przez platformę administracji skarbowej przed ich wystawieniem/ przesłaniem.

Mniej kontrowersyjny jest fakt, że dokumenty docelowo powinny być zgodne z normą UE. Mimo pewnych technicznych wyzwań, integrowanie tego elementu z naszym krajowym systemem jest wykonalne. Warto zauważyć, że powinna zostać zapewniona możliwość współpracy między ViDA a lokalnymi platformami, takimi jak SDI we Włoszech, Chorus we Francji czy eFacturae w Hiszpanii. Nie wydaje się, żeby te funkcjonujące już systemy nagle zniknęły – dodaje ekspert.

E-fakturowanie rozpędzone w Europie

Cyfryzacja w europejskim sektorze podatkowym rozpoczęła się kilka lat temu i trend ten szybko się rozpowszechnia. Włochy, będące pionierem, stopniowo wdrażały obowiązkowe e-fakturowanie od 2014 r. Początkowo skoncentrowano się na sektorze rządowym (B2G), następnie rozszerzając zakres na spółki giełdowe. W 2019 roku to zobowiązanie objęło już wszystkich przedsiębiorców.

Francja miała wprowadzić obowiązkowy system e-faktur równocześnie z Polską, jednak daty jeszcze się zmieniają. Wstępnie będzie to po 2025 roku. Według francuskiego Narodowego Instytutu Statystyki i Studiów Ekonomicznych (INSEE), już w 2020 roku firmy w tym kraju wystawiły ponad 54 mln faktur elektronicznych.

Rumunii do Komisji Europejskiej został rozpatrzony pozytywnie i w otrzymała ona zgodę na wprowadzenie obowiązkowych e-faktur już w styczniu 2024

Słowacja, Hiszpania, Bułgaria i Chorwacja również wyraziły wstępne zainteresowanie wprowadzeniem cyfrowych dokumentów, a Niemcy złożyli już wniosek z prośbą o zgodę do Unii Europejskiej.