Za nieco ponad 8 miesięcy wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Oznacza to, że od 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla dużej ilości przedsiębiorstw. Niewypełnienie tego wymogu od 2025 roku będzie podlegać karze w wysokości nawet 100% podatku wykazanego na fakturze.

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, infrastruktura KSeF jest gotowa na obsługę nawet 100 milionów faktur dziennie. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie tego systemu. Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF.

Eksperci z firmy inFakt przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien znać na temat systemu KSeF:

  • Faktury będą wystawiane elektronicznie za pośrednictwem systemu, eliminując papierową obsługę dokumentów.
  • Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur. Będzie je można wysłać np. mailem.
  • Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików.
  • Data wystawienia faktury będzie ustalana jako data przesłania jej do KSeF, a dokument zostanie uznany za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie.
  • Unikalny numer KSeF faktury będzie składał się z aż 32 znaków i będzie również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). KseF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
  • Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT.
  • Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę.
  • Faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez okres 10 lat.
  • Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.
  • KSeF to też ogormne narzędzie dla organów podatkowych. Fiskus będzie mógł stale monitorować fsaktury i przeprowadzą zautomatyzowane kontrole w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości w sposobie ich wystawienia i zawartych w niej informacjach.

Warto już teraz rozpocząć proces przygotowywania firmy do wdrożenia KSeF, aby uniknąć potencjalnych problemów w lipcu 2024 roku i zapewnić zarówno księgowym, jak i klientom bezproblemowe przejście na elektroniczną obsługę faktur.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy w firmie inFakt