Gminy otrzymują z budżetu państwa środki na jego obsługę. Często to właśnie ośrodki pomocy społecznej pomagają w realizacji tego zadania. W ewidencji jednostki najpierw trzeba odpowiednio ująć zakupy i remonty.
Od 1 kwietnia 2016 r. rusza program Rodzina 500+. To nie tylko wyzwanie organizacyjne dla organów samorządowych, ale także kwestia, nad którą muszą się poważnie pochylić służby finansowo-księgowe urzędów. Środki z programu są środkami publicznymi i organ odpowiedzialny za ich rozdystrybuowanie musi zadbać o właściwe ujęcie w księgach rachunkowych i sprawozdaniach budżetowych. Zasada ta dotyczy też środków, które będą przeznaczone na obsługę organizacyjną (administracyjną) programu. Jest to szczególnie istotne, że w tym zakresie wydają się możliwe dwa rozwiązania.
We własnym zakresie
Organ jednostki samorządu terytorialnego – gminy – otrzymuje z budżetu państwa środki na obsługę tego programu. Te środki może wydatkować na zorganizowanie obsługi administracyjnej, np. zatrudnienie pracowników zajmujących się analizą wniosków i wypłatą świadczeń, zakup sprzętu i oprogramowania czy też wyremontowanie pomieszczeń służących obsłudze mieszkańców w powyższym zakresie. Jest to najpopularniejsza forma, szczególnie w małych gminach, gdzie w obsłudze bierze udział gminny ośrodek pomocy społecznej. [przykłady 1 i 2]
Reklama
Jeśli jednostka zdecyduje się na obsługę programu we własnym zakresie, ponoszenie nakładów musi być ujmowane w księgach urzędu gminy (miasta) zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).

Reklama
Księgowania związane z ponoszeniem kosztów będą ujmowane na właściwych kontach kosztów według rodzaju i ewentualnie, jeśli urząd prowadzi, także kosztach zespołu 5. Kluczowe będzie przyporządkowanie do właściwych kosztów rodzajowych nakładów ponoszonych na obsługę:
● koszty zakupu usług remontowych należy ujmować na koncie 402 – Usługi obce,
● koszty zatrudnienia pracowników będą stanowić w części wynagrodzeń koszty na koncie 404 – Wynagrodzenia, a w zakresie ubezpieczeń społecznych i funduszów obciążających pracodawcę koszty na koncie 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
● drobne wyposażenie, artykuły piśmiennicze, artykuły pomocnicze będą stanowić koszty na koncie 401 – Zużycie materiałów i energii,
● pozostałe nakłady będą kwalifikowane do zapisu na koncie 409 – Pozostałe koszty rodzajowe.
Dr Katarzyna Trzpioła, Katedra Finansów i Rachunkowości UW / Dziennik Gazeta Prawna
W przypadku zakupu środków trwałych podlegających umorzeniu w czasie ich nabycie nie będzie stanowić kosztu – będą ujmowane na koncie 011 Środki trwałe, a ich amortyzacja będzie obciążała konto 400 Amortyzacja. Natomiast w przypadku zakupu niskocennego sprzętu podlegającego jednorazowemu umorzeniu będzie on ujmowany na koncie 013 Pozostałe środki trwałe. Natomiast jednorazowy odpis amortyzacyjny będzie ujmowany zapisem:
● Wn 401 Zużycie materiałów i energii,
● Ma 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Klasyfikacja
Służby finansowo-księgowe muszą oczywiście pamiętać, że dokonanie wydatku związanego z obsługą programu musi być ujmowane zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.). W zależności od rodzaju wydatku właściwymi paragrafami będą:
● 401 Wynagrodzenia osobowe pracowników,
● 411 Składki na ubezpieczenia społeczne,
● 412 Składki na Fundusz Pracy,
● 421 Zakup materiałów i wyposażenia,
● 427 Zakup usług remontowych,
● 430 Zakup usług pozostałych,
● 472 Amortyzacja.
Wnioski o świadczenie z programu Rodzina 500+ można składać zarówno internetowo, jak i w wersji papierowej bezpośrednio w gminie
Od 1 kwietnia będzie można składać wnioski o to świadczenie za pomocą bankowości elektronicznej i platformy usług elektronicznych ZUS. Jest to najprostszy sposób, ponieważ nie wymaga wychodzenia z domu i odwiedzania urzędu. Do 15 marca list intencyjny w zakresie współpracy przy realizacji programu Rodzina 500+ podpisało już 18 banków. Oprócz tego istnieje sposób tradycyjny, czyli wizyta w gminie i złożenie wniosku w formie papierowej.
PRZYKŁAD 1
Dodatkowe pomieszczenie
Dziennik Gazeta Prawna
Gmina będzie we własnym zakresie, tj. w urzędzie gminy, realizowała wypłaty świadczeń. Konieczne jest przeprowadzenie remontu pomieszczenia oraz zakup dwóch dodatkowych szaf. W planie finansowym uwzględniono te zakupy. Gmina stosuje konto 300. Na podstawie faktur dostosowanie pomieszczeń będzie ujęte następująco:
Objaśnienia:
1. Faktura za usługę remontową kwota 1230 zł (1000 zł + 230 zł VAT);
2. Ujęcie faktury kwota 1230 zł;
3. Faktura za materiały budowlane kwota 1476 zł (1200 zł + 276 zł VAT);
4. Ujęcie faktury kwota 1476 zł;
5. Faktura za zakup dwóch szaf na dokumenty – jedna 3000 zł + 690 zł VAT, druga 3800 + 874 zł VAT razem brutto 8364 zł;
6. Ujęcie szaf w ewidencji środków trwałych podlegających jako meble jednorazowemu umorzeniu;
7. Jednorazowy odpis umorzeniowy w kwocie 8364 zł.
VAT niepodlegający odliczeniu w przypadku środków trwałych zgodnie z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości zwiększa wartość początkową środka trwałego.
PRZYKŁAD 2
W gestii GOPS
Dziennik Gazeta Prawna
Gmina będzie zlecać wypłatę świadczeń gminnemu ośrodkowi pomocy społecznej. W celu realizacji świadczeń podjęto decyzję o wyremontowaniu pomieszczenia GOPS za 1800 zł + 414 zł VAT. W związku z powyższymi zdarzeniami w GOPS zaistnieją następujące operacje gospodarcze:
Objaśnienia:
1. Otrzymanie środków z gminy na zakup usługi remontowej kwota 2214 zł;
2. Faktura za remont od firmy budowlano-remontowej kwota 2214 zł;
3. Ujęcie kosztu remontu kwota 2214 zł;
4. Wb zapłata za wykonany remont kwota 2214 zł;
5. Ujęcie wydatku na podstawie sprawozdania budżetowego kwota 2214 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz.U. poz. 195).