Subskrybuj nas na Youtube
Trzeba wybrać którąś z propozycji księgowań. Pierwsza nowatorska poleca stosowanie konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Druga proponuje pośrednictwo konta 231, co prawdopodobnie jest częściej stosowane.
Zdania ekspertów na temat ewidencji zasiłków chorobowych są podzielone. Jedni proponują nowatorskie podejście i twierdzą, że ustalenie zobowiązania z tytułu zasiłku chorobowego powinno być zapisane na koncie 234, ponieważ to ono służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Krytykują stosowane dość powszechnie w praktyce konto 231. Drudzy stosują właśnie to konto i uważają, że nowe podejście nie znajduje potwierdzenia w praktyce. Generalnie obie wersje są poprawne. Muszą tylko znaleźć swoje odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki. Warto jednak pamiętać, że jeśli jest księgowanie na koncie 231, to łatwiej sprawdzić zgodność z dokumentem, jakim jest lista płac, salda konta 231 i dokonanych wypłat.
Rozwiązanie 1
/>
Wiele księgowych w budżetówce księguje zasiłki chorobowe czy inne zasiłki na koncie 231, które jak sama nazwa wskazuje, służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń. Podstawą księgowania jest przyjęta polityka rachunkowości, a w niej zakładowy plan kont. Jednak ZPK powinien zapewnić właściwe odnoszenie zdarzeń zgodnie z ich treścią ekonomiczną i rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Potem w protokołach kontroli mogą się pojawić nieprawidłowości, których można było bardzo prosto uniknąć, opracowując prawidłowo ZPK. Błędy w księgowaniach utrudniają również analizę danych zawartych w zestawieniach obrotów i sald księgi głównej.
Zasiłki chorobowe (gdy jednostka zatrudnia więcej niż 20 pracowników) wypłaca pracodawca, przy czym tak naprawdę nie stanowią one wydatku budżetowego ani kosztu jednostki budżetowej. Wypłacone zasiłki obciążają Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (fundusz celowy obsługiwany przez ZUS), stąd też nie są w praktyce klasyfikowane par. 3110 Świadczenia społeczne. Ten paragraf mówi o świadczeniach z tytułu ubezpieczeń społecznych pokrywanych ze środków państwowych funduszów celowych (m.in. z FUS). Pewnego rodzaju pułapką jest to, że kodeks pracy mówi o wynagrodzeniu chorobowym (na krótkotrwałych L-4 ujmowanych na koncie 231) i odsyła w zakresie zasiłków do odrębnych przepisów, którymi są przepisy o ubezpieczeniach społecznych. Fakt wypłacania pracownikowi środków z tytułu zasiłku nie oznacza, że można tę operację ująć tak samo jak wynagrodzenie chorobowe.
Z opisu konta 231 wynika, że ma ono służyć do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Katalog operacji wydaje się szeroki, natomiast ich zawężenie wystąpi, gdy uświadomimy sobie zakres przepisów, które w danej jednostce definiują zakres wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych do wynagrodzeń (nie dotyczy to umów cywilnoprawnych). Takie przepisy stanowi przede wszystkim regulamin wynagrodzenia, w którym co do zasady o zasiłkach (np. chorobowych) się nie pisze. Jakie wypłaty pieniężne i świadczenia rzeczowe będą stanowiły składnik wynagrodzenia, określa się właśnie w regulaminie wynagradzania (układzie zbiorowym itd.).
Porównajmy wypłacany zasiłek chorobowy np. z kwotą potrącaną na życzenie pracownika z tytułu ubezpieczenia grupowego na życie. Taka kwota wypłacona z rachunku bieżącego jednostki (przelew do prywatnego zakładu ubezpieczeniowego – odprowadzana składka) w ewidencji będzie się „ukrywać” w par. 4010 Wynagrodzenie osobowe pracowników, ponieważ to on zdecydował, aby mu te kwoty potrącać. W praktyce dość często zasiłek „ukrywa” się w par. 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne, ponieważ zasiłek jest potrącany z kwot, które stanowią rozrachunek z tytułu składek odprowadzanych do ZUS. Tyle że ten par. 4110 odnosi się do składki pracodawcy w ramach składki wypadkowej (przeznaczonej na leczenie skutków wypadków), a przecież gros zasiłków jest finansowanych ze składki chorobowej potrącanej w ramach kwoty brutto wynagrodzenia pracownika. Mamy przecież dwa rodzaje zasiłków chorobowych: z powodu zwykłego zachorowania (np. grypa) i z powodu wypadku w pracy, które są pokrywane z różnych składek. Jeśli jednostka nie stosuje par. 3110 Świadczenia społeczne, to powinna stosować we właściwych przypadkach par. 4010 (zasiłek „grypowy”) i par. 4110 (zasiłek „wypadkowy”). Ustalenie zobowiązania z tytułu zasiłku chorobowego (niestanowiącego wynagrodzenia) powinno być zapisane na koncie 234, ponieważ to ono służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Ewidencję ustalenia zobowiązania z tytułu zasiłku chorobowego przedstawia poniższy schemat.
/>
Rozwiązanie 2
/>
W mojej ocenie i chyba nie tylko mojej, wypłata zasiłku chorobowego czy innych świadczeń wypłacanych przez pracodawcę w imieniu ZUS powinna być ewidencjonowana na koncie 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Są to należności (świadczenia) wypłacane w ramach stosunku pracy w imieniu ZUS. Dlatego nie widzę uzasadnienia dla ich księgowania za pośrednictwem konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Nie są one oczywiście księgowane w poczet kosztów wynagrodzeń, tylko zmniejszają zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (chorobowe). W mojej ocenie przedstawione rozwiązanie nr 1 jest nowym podejściem do sprawy ewidencji zasiłków, nieznajdującym potwierdzenia w praktyce. Warto przypomnieć, że lista płac w jednostce budżetowej za dany miesiąc uwzględnia naliczenia wynagrodzeń przysługujących pracownikom zgodnie z zawartymi umowami. W niektórych miesiącach w liście płac występują także naliczenia wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych finansowanych ze środków ZUS. Do ewidencji wynagrodzeń oraz ich pochodnych zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. służy właśnie konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, na którym ujmuje się po stronie Wn – wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Natomiast po stronie Ma ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma – stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Do konta 231 należy prowadzić ewidencję szczegółową w sposób pozwalający na ustalenie stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń.
SCHEMAT EWIDENCYJNY*
/>
Objaśnienia:
1. PK – wynagrodzenia według listy płac, w tym:
a) Wynagrodzenia wynikające z umów o pracę oraz wynagrodzenia chorobowe;
b) Zasiłki chorobowe finansowane przez ZUS, płatne przez pracodawcę;
c) Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika;
d) Składki na Fundusz Pracy finansowane przez płatnika;
2. Pk – rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej pracownika;
3. WB – wypłata wynagrodzeń oraz wynagrodzeń chorobowych;
4. WB – wypłata zasiłków chorobowych wypłaconych przez pracodawcę;
5. WB – uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej pracownika;
6. WB – uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej płatnika, po pomniejszeniu o zasiłki chorobowe;
* w schemacie nie uwzględniono zaliczek na PIT i dobrowolnych potrąceń, a także składek na Fundusz Pracy
OPINIA EKSPERTA
/>
Obie wersje są poprawne. Jednak trzeba pamiętać, że dane pochodzące z ewidencji służą m.in. do ustalenia stanu rozrachunków z pracownikami. Realizacji tego celu służą właśnie zapisy na koncie 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. W świetle pojawiających się wątpliwości, czy ujmować zasiłki chorobowe wypłacane przez pracodawcę w imieniu ZUS, należy podkreślić, że ujmowanie ich na innym koncie znacząco utrudniłoby ocenę, czy wartość wypłat dokonanych na rzecz pracowników jest prawidłowa. Zasiłki te są elementem listy płac i składają się na kwotę wypłat pracowniczych, mimo że nie są w efekcie finansowane przez zakład pracy. Na koncie Inne rozrachunki z pracownikami ujmuje się wartość świadczeń niemających tak ścisłego związku z wynagrodzeniem, np. ryczałty samochodowe, należności z tytułu podróży służbowych.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).