Jednostka budżetowa realizowała w 2014 r. prace modernizacyjne budynku stanowiącego jej siedzibę. Wszystkie wykonane prace zostały zakończone we wrześniu 2015 r. Jednostka uregulowała faktury otrzymane od wykonawcy i rozliczyła inwestycję, dokonując zwiększenia wartości środka trwałego, który został ulepszony w wyniku przeprowadzonej modernizacji. W listopadzie 2015 r. otrzymała od podwykonawcy uczestniczącego w procesie modernizacji budynku wezwanie do zapłaty na kwotę 20 tys. zł ze względu na niewpłacenie tej kwoty przez wykonawcę modernizacji na rachunek podwykonawcy. Na potwierdzenie zasadności zgłoszonych roszczeń podwykonawca załączył umowę zawartą z wykonawcą i wystawioną fakturę na zgłoszone roszczenie. W związku z tym, że wykonawca nie dokonał zgłoszenia podwykonawcy jako uczestnika procesu modernizacji, jednostka odmówiła zapłaty zgłoszonego roszczenia. Podwykonawca złożył do sądu pozew przeciwko jednostce o zapłatę wynagrodzenia określonego w wezwaniu. W związku z zaistniałą sytuacją jednostka ma wątpliwość, co będzie w przypadku, jeśli jednostka przegra sprawę i będzie musiała uregulować zasądzoną należność, którą już przecież raz uregulowała. Czy będzie musiała skorygować wartość początkową ulepszonego środka trwałego, czy też zasądzone koszty będą stanowiły koszty operacyjne jednostki. Jakich zapisów księgowych wówczas dokonać?
Na przyszłe zobowiązania pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego, tworzy się rezerwy na zobowiązania (art. 35d ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Ich tworzenie jest wynikiem obowiązku stosowania zasad rachunkowości, takich jak:
Reklama
a) zasada ostrożności – zgodnie z którą w wyniku finansowym jednostki bez względu na jego wysokość należy uwzględnić rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń, przy czym zdarzenia te należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 7 ust. 1 pkt 5 oraz ust. 2 ustawy o rachunkowości),

Reklama
b) zasada współmierności przychodów i kosztów – zgodnie z którą dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Rezerwy utworzone z powyższych tytułów zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych w zależności od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą.
Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza tę rezerwę (wykorzystanie). Natomiast niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustania ryzyka uzasadniającego ich utworzenie (rozwiązanie), zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne – odpowiednio pozostałe przychody operacyjne lub przychody finansowe.
Wskazany powyżej tok postępowania ma również zastosowanie w odniesieniu do jednostek budżetowych, gdyż zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych są one zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. zgodnie z ustawą o rachunkowości. W związku z tym w przypadku gdy w ocenie jednostki istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia niekorzystnego dla niej rozstrzygnięcia postępowania sądowego, powinna ona utworzyć rezerwę na sporne roszczenie wskazane przez wykonawcę wraz z ewentualnymi odsetkami i kosztami sądowymi. Kwotę rezerwy powinien oszacować radca prawny jednostki, a decyzję o jej utworzeniu powinien podjąć kierownik jednostki.
Należy również wskazać, że w przypadku uzyskania przez jednostkę niekorzystnego dla niej rozstrzygnięcia sądowego, zapłata zasądzonego roszczenia nie będzie w żadnym przypadku zwiększała wartości początkowej ulepszonego środka trwałego, gdyż już raz została ona uwzględniona poprzez zapłatę na rzecz wykonawcy.
Zdarzenia wynikające z opisanej sytuacji należy ująć w księgach rachunkowych w sposób przedstawiony na schemacie.
W roku podjęcia decyzji o utworzeniu rezerwy trzeba dokonać następujących księgowań (wynikających z postępowania sądowego):
1) kwoty głównej: strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów;
2) odsetek od dnia wniesienia pozwu do 31 grudnia 2015 r.: strona Wn konta 751 Koszty finansowe, strona Ma konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów;
3) przyszłych kosztów procesu: strona Wn konta 761 Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów.

PRZYKŁAD 1

Zapisy księgowe w roku podjęcia decyzji o utworzeniu rezerwy (np. w 2015 r.)

Objaśnienia:
1. PK – utworzenie rezerwy na ewentualne zobowiązania wynikające z toczącego się postępowania sądowego w zakresie: a) kwoty głównej; b) odsetek od dnia wniesienia pozwu do 31 grudnia 2015 r.; c) przyszłych kosztów procesu.
PRZYKŁAD 2
Zapisy księgowe w roku otrzymania rozstrzygnięcia postępowania sądowego (wyrok, nakaz zapłaty, np. w 2016 r.)
PRZYPADEK I – otrzymanie przez jednostkę niekorzystnego wyroku
Objaśnienia:
1. PK – wykorzystanie rezerwy w związku z zasądzeniem od jednostki na rzecz podwykonawcy wynagrodzenia nieuregulowanego przez wykonawcę: strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki;
2) PK – wykorzystanie rezerwy w związku z zasądzeniem od jednostki na rzecz podwykonawcy odsetek za okres od dnia wniesienia pozwu do 31 grudnia 2015 r.: strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona strona Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki;
3) PK – wykorzystanie rezerwy w związku z zasądzeniem od jednostki na rzecz podwykonawcy kosztów procesu (koszty zasądzone w wysokości kosztów oszacowanych przez jednostkę): strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki;
4) PK – obciążenie kosztów 2016 r. odsetkami zasądzonymi od jednostki na rzecz podwykonawcy za okres od stycznia 2016 r. do dnia zapłaty: strona Wn konta 751 Koszty finansowe, strona Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki.
PRZYPADEK II – otrzymanie przez jednostkę korzystnego wyroku (sąd oddalił roszczenia podwykonawcy)
Objaśnienia:
1) PK – rozwiązanie rezerwy w związku z oddaleniem roszczeń podwykonawcy w postępowaniu sądowym w zakresie:
a) kwoty głównej: strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne;
b) odsetek od dnia wniesienia pozwu do 31 grudnia 2015 r.: strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 750 Przychody finansowe;
c) kosztów procesu: strona Wn konta 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 760 Pozostałe przychody operacyjne.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).