Niektórzy operatywni podatnicy nawet w czasie letniego wypoczynku czy podróży z rodziną i przyjaciółmi skrupulatne gromadzą faktury. W jakim celu – czy mogą zaliczyć takie wydatki do kosztów podatkowych i odliczyć VAT? I co w przypadku zakupów za granicą?
Sytuacja znad polskiego morza, lipiec, restauracja przy nadmorskim turystycznym bulwarze, rodzina z dwójką rozbawionych dzieci, rodzice w wyraźnie urlopowym wydaniu. Entourage zdaje się nie pozostawiać wątpliwości co do tego, że jest to czas wypoczynku, urlopu i posiłek w trakcie tegoż. Po zakończeniu długiej konsumpcji małżeństwo zaczyna się zbierać, ojciec rodziny prosi kelnerkę o rachunek i o… fakturę. Sytuacja z życia wzięta, a jednocześnie wciąż dość typowa dla polskich przedsiębiorców (założyłem, że w tym przypadku ów pan jest przedsiębiorcą).
W związku z tym pojawia się pytanie: czy i w jakim celu po rodzinnym, wakacyjnym obiedzie, kolacji czy korzystania z innego świadczenia można prosić o fakturę. Oczywiście zakazu nie ma, a dokumentu faktury może sobie zażyczyć również konsument i przechowywać go, żeby np. pochwalić się kolegom w pracy, gdzie to on był, co i za ile jadł (albo wszystkim znajomym na portalu społecznościowym, jednocześnie komentując, jak to rzekomo strasznie kosztowny jest wypoczynek w tym czy innym miejscu – bo to od pewnego czasu wydaje się modne).
Problem w tym, że przez cały czas można się spotkać z podejściem, że jeżeli prowadzę działalność gospodarczą, to prawie wszystkie wydatki, jakie ponoszę (a w szczególności te w związku z zasłużonym wypoczynkiem), mogą być kosztem i dawać prawo do odliczenia VAT (akurat tutaj ten VAT nie podlega odliczeniu, nawet gdyby spotkanie było służbowe, bo przecież nie odliczamy VAT od gastronomii).
Warunki do spełnienia
Tymczasem również w czasie wakacyjnych wojaży nie możemy zapominać, że dla rozliczenia kosztu (oczywiście o ile w ogóle takie rozliczamy, bo nie opłacamy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych) i dla odliczenia VAT naliczonego konieczne jest, by zakup był powiązany z działalnością gospodarczą, by koszt był celowy podatkowo, by świadczenie służyło (chociażby pośrednio) wykonywaniu sprzedaży z prawem do odliczenia VAT.
Przecież nic od lat się nie zmieniło i do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczane tylko te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę. W ramach wykładni definicji kosztów uzyskania przychodów zwykło się przyjmować, że koszt może zostać uznany za celowy (i jako taki może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu), gdy jest chociażby w sposób pośredni powiązany z przychodem, który to przychód niekoniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwy do osiągnięcia. Dodatkowo ważne jest też to, by wydatki były ekonomicznie uzasadnione. Należy pamiętać, że zgodnie z funkcjonującą od lat wykładnią ciężar dowodu, iż wydatek jest celowy oraz powiązany z działalnością gospodarczą, służy takiej działalności, spoczywa na podatniku jako wywodzącym skutki prawne z twierdzenia o celowości wydatku.
Podobnie, jeżeli chodzi o odliczanie VAT. Tutaj również nie wystarczy udokumentować zakupu fakturą, żeby odliczyć wykazany w niej podatek naliczony. Podatnik musi powiązać zakup z prowadzoną działalnością gospodarczą, pamiętając jeszcze przy tym, że przecież odliczenie to jedno, a opodatkowanie przekazania lub zużycia towarów m.in. na potrzeby osobiste podatnika (o ile przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT), a także świadczenia usług na potrzeby niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą, to drugie. Co w praktyce może oznaczać, że nawet jeżeli podatnik obroni prawo do odliczenia podatku naliczonego, to późniejsze wykorzystanie świadczenia będzie skutkować koniecznością rozpoznania VAT należnego.
Przykład 1
Kamper
Przedsiębiorca (osoba fizyczna) po obejrzeniu różnych podpowiedzi w internecie postanowił zakupić na potrzeby prowadzonej działalności kamper. Ze względu na to, że przedsiębiorca ma stosowne uprawnienia do prowadzenia pojazdów innych niż osobowe, nabył on auto, do którego nie miały zastosowania ograniczenia w wyznaczaniu VAT naliczonego właściwe dla pojazdów samochodowych. Podatnik rozlicza w rachunku podatkowym koszty leasingu i odlicza podatek naliczony. W czasie wakacji przez ponad miesiąc podatnik podróżował wraz z rodziną tym kamperem, dzieląc się ze wszystkimi zainteresowanymi na portalach społecznościowych zdjęciami oraz komentarzami, które nie pozostawiały wątpliwości co do tego, że jest to rodzinny wypoczynek. Kilka miesięcy po powrocie przedsiębiorca otrzymał z urzędu skarbowego zapytanie dotyczące sposobu wykorzystania pojazdu w czasie wakacji, a zatem również charakteru wyjazdu. Ze względu na profil działalności gospodarczej przedsiębiorcy trudno byłoby uzasadnić, że ów kamper (niebędący pojazdem samochodowym według VAT) nie był wykorzystywany na jego potrzeby osobiste, a co za tym idzie, że nie powstał obowiązek opodatkowania jego wykorzystania na potrzeby osobiste. Zainteresowanie organu wzbudziło również to, jak były rozliczane wydatki związane z zakupem paliwa do tego pojazdu, opłaty za autostrady, inne wydatki związane z używaniem w tym czasie kampera, a nawet to, czy podróż trwała krócej, czy dłużej niż kalendarzowy miesiąc (przez co organ wyraźnie zasugerował swoje zainteresowanie odpisem amortyzacyjnym za dany okres).
Należy w każdym przypadku pamiętać o tym, że dla rozliczenia kosztów i odliczenia VAT nie wystarczy być przedsiębiorcą czy czynnym podatnikiem VAT, ale w każdym przypadku konieczne jest wykazanie związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie liczyłbym przy tym na zrozumienie ze strony organów i przyjęcie argumentu typu: „Po całorocznej pracy trzeba wypocząć, by efektywnie prowadzić dalszą działalność gospodarczą…” albo: „Dobre relacje z rodziną pozwolą na efektywne prowadzenie działalności i uzyskiwanie przychodu”. Nawet jeżeli takie stwierdzenia są prawdziwe (bo istotnie nie można im odmówić słuszności), to chyba jeszcze długo nie spotkamy się ze zrozumieniem w tej kwestii ze strony organów podatkowych.
Przykład 2
Podróż po Ameryce
Przedsiębiorca prowadzący sklep spożywczy wyjechał w podróż życia po Ameryce Północnej. Wakacje spędzał w USA i Meksyku wraz z rodziną. Poszczególne etapy podróży dokumentował zdjęciami i wpisami na portalu społecznościowym. Z żadnego z nich nie wynikało w najmniejszym nawet stopniu, że jest to podróż o charakterze służbowym, służąca zdobyciu nowych dostawców czy rynków zbytu dla jego osiedlowego sklepu spożywczego. Kupując bilety na samolot, rezerwując część hoteli za pośrednictwem portali rezerwacyjnych, podatnik dysponował fakturami i innymi dowodami zakupu, za pomocą których mógłby z łatwością udokumentować poniesienie wydatku. Po powrocie zebrał takie dowody i dostarczył do biura rachunkowego zajmującego się jego rozliczeniami podatkowymi. Wkrótce skontaktowała się z nim księgowa i zapytała, czy na pewno chce, by takie wydatki ujęła w kosztach podatkowych, czy faktycznie potrafi udowodnić, że wyjazd był związany z jego działalnością gospodarczą. Księgowa wprawdzie z zainteresowaniem, a nawet pewną zdrową zazdrością oglądała jego relację na portalu społecznościowym i lajkowała wstawiane wpisy i zdjęcia, jednak ma poważne wątpliwości co do tego, czy te wydatki mogą być kosztem. Po krótkiej rozmowie przedsiębiorca uznał, że faktycznie wyjazd miał charakter prywatny i nie da się go w żaden racjonalny sposób połączyć z prowadzoną działalnością, a zatem wycofa dokumenty z księgowości.
Wyjazd o charakterze mieszanym
Oczywiście nie jest tak, że krótki wypoczynek w czasie wyjazdu w interesach zmienia jego charakter i eliminuje wydatki z kosztów. Jeżeli bowiem podatnik mimo to potrafi wykazać, że główny cel wyjazdu to interesy, to rozlicza wydatki w podatkach na zasadzie ogólnej, tak jak przy innych wyjazdach w celach biznesowych.
Przykład 3
Biznesowy cel wyjazdu
Przedsiębiorca zajmujący się świadczeniem usług w zakresie IT poleciał w lipcu wraz z żoną na Maltę. Po podróży przekazał do biura rachunkowego faktury dokumentujące poniesienie wydatków, w tym fakturę za przejazdy taksówkami w Polsce (dojazd na i z lotniska), faktury za bilety lotnicze, hotele itp. Księgowa zwróciła się do przedsiębiorcy z pytaniem, czy na pewno ma odliczać VAT od zakupów krajowych, a całość zaliczać do kosztów, bo nie jest pewna, czy wyjazd miał charakter biznesowy. Uzasadniając swoje wątpliwości, wskazała m.in. zamieszczone przez przedsiębiorcę na portalu społecznościowym zdjęcia z kawiarni ze względu na okoliczności sugerujące wyjazd wypoczynkowy – zaznaczyła przy tym, że nie dostała żadnej faktury z kawiarni czy restauracji. W odpowiedzi uzyskała informację, że wyjazd miał charakter biznesowy, co przedsiębiorca w łatwy sposób może udowodnić korespondencją z kontrahentem, z której jednoznacznie wynika, iż w czasie tego wyjazdu odbył serię spotkań biznesowych, żona jest osobą współpracującą i również brała udział w spotkaniach. Oczywiście przy okazji, pomiędzy spotkaniami, korzystali z uroków Malty, ale nie był to główny powód wyjazdu. A w dokumentacji nie ma faktur z kawiarni, gdyż byli w nich prywatnie i nie widzi powodu, by takie wydatki zaliczać do kosztów podatkowych.
Zagraniczne wojaże
Przedsiębiorca, który przebywa za granicą, w każdym przypadku musi pamiętać o tym, że zakup przez niego jako osobę prowadzącą działalność gospodarczą niektórych usług może się wiązać z koniecznością rozliczenia polskiego podatku u źródła. Tak może być np. w przypadku wynajmu samochodu. W pewnych okolicznościach może też powstać obowiązek rozliczenia importu usług (skoro zakup będzie na działalność, o czym będzie świadczyła chęć rozliczenia kosztu). W konsekwencji może się wówczas okazać, że chęć zaoszczędzenia na podatkach spowoduje wystąpienie dodatkowych, niepotrzebnych sporów z fiskusem.
Nie tylko jednoosobowa działalność gospodarcza
Powyżej zostały wskazane trudności, jakie mogą napotkać zbyt operatywni przedsiębiorcy, którzy chcieliby podzielić się kosztami wypoczynku z fiskusem. Problem taki – a czasami nawet jeszcze większy – występuje również, gdy wyjazd wakacyjny na koszt spółki odbywają jej pracownicy, członkowie władz czy właściciele – ale to już zagadnienie na odrębną publikację. ©℗
