Jak zarządzić funkcją podatkową w przedsiębiorstwie?

Podatki to zagadnienie, które dotyka każdego obywatela, przedsiębiorcę czy organizację w Polsce. System podatkowy w Polsce jest dość skomplikowany i dynamicznie zmieniający się, dlatego w ramach rozwoju praktyki podatkowej TPA Poland stawiamy na narzędzia i procesy, które ułatwią przedsiębiorcom i inwestorom bezpieczne nawigowanie po interesujących ich wycinkach tego systemu.

W Polsce coraz więcej osób korzysta z usług doradców podatkowych. Jest to związane z mnogością nowych rozwiązań podatkowych, które rokrocznie wprowadzane są w Polsce. System podatkowy zmienia się dynamicznie i co roku pojawiają się nowe przepisy i zmiany w tych dotychczasowych. Dlatego ważna jest pomoc specjalisty, który jest na bieżąco z obowiązującymi przepisami.

Zarządzanie funkcją podatkową może być oparte o własne zasoby, zasoby wydelegowane poza struktury firmy czy też w postaci hybrydy obu rodzajów zasobów. Co istotne, podatki, jak i każdy inny proces w firmie, są funkcją zarządzaną w oparciu o dostępne systemy finansowo-księgowe oraz instrumenty zabezpieczania ryzyka podatkowego.

W zarządzaniu podatkami w firmie istotne mogą być następujące kroki:

1. Określenie strategii podatkowej - strategia podatkowa, która uwzględnia przepisy podatkowe, cele biznesowe oraz oczekiwania inwestorów jest pomocnym narzędziem do nakreślenia ram zarządzania funkcją podatkową w firmie.

2. Identyfikacja obowiązków podatkowych - przedsiębiorstwo powinno zidentyfikować swoje obowiązki podatkowe, takie jak płacenie podatków, składanie deklaracji podatkowych i przestrzeganie terminów płatności zobowiązań podatkowych w sposób systematyczny i efektywny narzędziowo.

3. Zarządzanie ryzykiem podatkowym – identyfikacja i zarządzanie ryzykiem podatkowym, takim jak nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych czy błędne interpretacje przepisów podatkowych.

4. Współpraca z doradcami podatkowymi - przedsiębiorstwo może skorzystać z usług doradców podatkowych, którzy mogą pomóc w interpretacji przepisów podatkowych oraz w racjonalizacji obciążeń podatkowych, a także wesprzeć firmę w poszczególnych etapach zarządzania funkcją podatkową.

5. Monitorowanie zmian w przepisach podatkowych - śledzenie zmian i zapowiedzi zmian w przepisach podatkowych, aby być na bieżąco i wiedzieć, jak wpłyną one na działalność firmy.

6. Prowadzenie audytów podatkowych - regularne audyty podatkowe pomagają sprawdzić, czy rozliczenia podatkowe firmy są zgodne z przepisami podatkowymi oraz obowiązującą w danym momencie interpretacją przepisów.

7. Doskonalenie procesów podatkowych - przedsiębiorstwo powinno regularnie oceniać swoje procesy podatkowe i wdrażać ulepszenia, aby zapewnić efektywną i zgodną z przepisami podatkowymi funkcję podatkową. Zarządzanie funkcją podatkową jest bowiem trwającym procesem.

Warto pamiętać, że w zarządzaniu już zidentyfikowanym ryzykiem podatkowym pomagają dostępne instrumenty. Należą do nich m.in.:

1. Interpretacje prawa podatkowego - służą zapewnieniu pewnej ochrony dla sposobu rozliczeń i interpretacji przepisów ustalonego ze skarbówką.

2. Wiążące informacje stawkowe - narzędzie umożliwiające m.in.. ustalenie na 5 lat do przodu odpowiedniej stawki VAT dla świadczonych usług / sprzedawanych towarów. Istotna pozycja dla sektorów raportujących sprzedaż mieszaną (częściowo zwolnioną z VAT).

3. Opinie dotyczące preferencji w podatku u źródła- dotyczące możliwości stosowania preferencji od razu przy dystrybucji środków za granicę, bez konieczności poboru podatku i występowania z wnioskiem o zwrot.

4. Ubezpieczenia podatkowe – specyficzne produkty ubezpieczeniowe powstające w odpowiedzi na powstające ryzyka sporu interpretacyjnego z administracją skarbową. Pozwalają na zabezpieczenie pozycji podatkowej przy jednoczesnym braku konieczności oczekiwania na odpowiedź organów.

Ze względu na rosnącą specjalizację, zarówno sektorową, jak i tematyczną, pozycjonujemy się jako eksperci w doradztwie dla rynku nieruchomości (komercyjnych i mieszkaniowych), energetyki oraz branży IT. Z kolei w celu dostarczania klientom specjalistycznych usług w obszarach tematycznych, w ramach naszych zespołów podatkowych wyodrębniliśmy sekcje specjalizujące się w doradztwie transakcyjnym, doradztwie bieżącym oraz w cenach transferowych. Nad koordynacją procesów zachodzących pomiędzy tymi sekcjami czuwają koordynatorzy i partnerzy – tak, aby klienci mieli poczucie pracy z jedną firmą.

Wspomagamy naszych klientów również w monitorowaniu zmian w przepisach podatkowych poprzez system tematycznych alertów i newsletterów. Część z nich ma charakter branżowy, pozwalający skupić się na kwestiach wrażliwych dla danego sektora. Na bieżąco publikujemy również w postaci krótkich wpisów w social mediach czy na blogu ekspertów TPA Poland informacje i doniesienia dotyczące obszarów podatkowych i księgowych.

W okresie zamykania roku finansowego i raportowania podatkowego istotnym aspektem funkcji podatkowej jest kontrola poprawności ustalenia wyniku podatkowego. Firmy w tym zakresie mogą wspomóc się audytem podatkowym, którego głównym celem jest identyfikacja nieprawidłowości, ryzyk i oszacowanie ich skali. Dodatkowo ważnym aspektem audytu są rekomendacje oparte na wiedzy i doświadczeniu zespołów projektowych, wskazujące polecane sposoby zarządzenia poszczególną kwestią. Niektóre z nich mogą mieć charakter systemowy, więc rekomendacje mogą wpłynąć na poprawę efektywności funkcjonowania tax compliance w firmie. Inne z kolei mogą być kwestią ad hoc, a ich identyfikacja służy korekcie pomyłek lub pozyskaniu świadomości zmiany linii interpretacyjnej.

Nasi klienci duży nacisk kładą na doskonalenia procesów podatkowych, rozumiane jako ich uproszczenie, zwiększenie jakości merytorycznej czy wreszcie edukację zespołów finansowo-podatkowych. Doskonalenie procesów może zostać oparte o następujące rodzaje działań:

1. Uproszczenie procesów podatkowych - dążyć do uproszczenia procesów podatkowych można przykładowo poprzez standaryzację procedur, usprawnienie przepływu dokumentów (workflow) i automatyzację procesów tam, gdzie to możliwe.

2. Zapewnienie szkoleń dla pracowników - odpowiednie jakościowo szkolenia i/lub dostępy do aktualnej bazy wiedzy dla pracowników jest kluczowe dla pozyskania świadomości o najnowszych przepisach podatkowych i ich praktycznym zastosowaniu.

3. Wprowadzenie polityki kontroli jakości - polegające na systematycznym sprawdzaniu, czy procesy podatkowe są zgodne z przepisami i czy dane finansowe są prawidłowo rozliczane.

4. Wdrażanie nowych technologii - takich jak oprogramowanie do zarządzania podatkami, które umożliwiają łatwiejsze i bardziej efektywne zarządzanie procesami podatkowymi.

5. Regularne monitorowanie procesów - niekiedy zaniedbywany proces, a umożliwia sprawdzenie skuteczności i zgodności procesów z przepisami podatkowymi.

Ze względu na rosnące zapotrzebowanie szybkiego przetestowania progów wejścia w poszczególne raportowanie podatkowe, stworzyliśmy internetowe narzędzia pozwalające wstępnie zapoznać się z podatkową pozycją firmy. Są to między innymi kalkulatory cen transferowych, ryzyka VAT/PCC na transakcjach nieruchomościowych, możliwości skorzystania z obniżonej stawki CIT czy system wspierający zarządzanie raportowaniem MDR w firmie (więcej na www.tpa-tools.pl).

Doskonalenie procesów podatkowych oraz inne powyższe działania pozwalają przede wszystkim na minimalizację ryzyka podatkowego, ograniczenie kosztów oraz zwiększenie efektywności funkcji podatkowej. To z kolei umożliwia przedsiębiorstwom skupienie się na podstawowej funkcji ich biznesu oraz wzrost poczucia bezpieczeństwa fiskalnego.

Zarówno dla naszych klientów, jak i dla nas ważne jest to, aby do danego rodzaju projektu dedykować zespół specjalistów nie tylko znających się na technicznych aspektach podatkowych, ale również rozumiejących perspektywę biznesową oraz profil firmy. Zapraszamy do zapoznania się z naszymi ekspertyzami i sposobami na wspomaganie przedsiębiorstw w zarządzaniu ich funkcją podatkową.