Jeśli członek zarządu nie ma numeru PESEL, to nie da się go upoważnić do składania deklaracji podatkowych. On sam też nie będzie mógł ich przesyłać za pośrednictwem systemu e-Deklaracje.
Potwierdzają to wyjaśnienia zawarte w piśmie Ministerstwa Finansów z 4 stycznia 2023 r. (znak DRK4.057.1.2023).
Najczęściej mamy do czynienia z jedną z dwóch sytuacji. Deklaracje, informacje i oświadczenia składają w imieniu spółki:
– jej pracownicy (np. księgowi) – wówczas zazwyczaj księgowy lub główny księgowy ma pełnomocnictwo do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych (UPL-1),
– biuro rachunkowe, które w tym celu również otrzymuje pełnomocnictwo UPL-1 (a konkretnie wyznaczona osoba).
Zdarzają się jednak wyjątki, kiedy biuro rachunkowe nie może złożyć dokumentu w imieniu klienta. Przykładowo nie może złożyć w jego imieniu formularza WH-OSC, czyli oświadczenia o spełnieniu warunków do niepobrania podatku u źródła lub zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania.
Przypomnijmy, że w ubiegłym roku przesunięto termin składania oświadczeń następczych – do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego płatnika. To oznacza, że płatnicy, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, muszą złożyć oświadczenie WH-OSC następcze do 31 stycznia 2023 r.
W tym wypadku jednak członek zarządu musi samodzielnie złożyć oświadczenie w imieniu spółki (jako płatnika podatku u źródła). Do tego będzie potrzebny jego numer PESEL.
Do upoważnienia
Taki numer jest niezbędny, aby w ogóle upoważnić członka zarządu do składania deklaracji.
– Składając UPL-1, należy podać na tym pełnomocnictwie PESEL osoby upoważnianej – wskazuje radca prawny Łukasz Drożdżowski.
Wyjaśnia, że urzędowy formularz (wersja nr 6) może wprowadzać w błąd. Chodzi o opis do pozycji nr 25 w części C „Dane pełnomocnika upoważnionego do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”.
Opis sugeruje, że w przypadku cudzoziemca, który nie ma PESEL-u, można podać numer paszportu. Jednak w polu 21 wymaga się podania numeru PESEL (lub NIP) i pole to trzeba w ten sposób wypełnić.
W przeciwnym razie – jak mówi Łukasz Drożdżowski – urząd skarbowy odmawia rejestracji takiego pełnomocnictwa, bo nie może go wpisać do systemu informatycznego. Ekspert wyjaśnia, że spotkał się już z taką sytuacją w praktyce.
Do deklaracji…
Ponadto bez numeru PESEL nie uda się w ogóle wysłać dokumentów przez stronę e-Deklaracje. E-podpis wykorzystywany do sygnowania informacji, deklaracji i oświadczeń musi zwierać ten numer w swoim certyfikacji (tj. zestawie danych osobowych, za pomocą którego użytkownik e-podpisu jest identyfikowany). W przeciwnym razie ministerialny system nie przepuści deklaracji.
Łukasz Drożdżowski wyjaśnia, że zwykle do wykonywania obowiązków nałożonych przez polskiego ustawodawcę zagraniczni członkowie zarządu korzystają z kwalifikowanych e-podpisów uzyskiwanych od polskich dostawców. Chcąc uzyskać taki e-podpis, nie trzeba mieć numeru PESEL.
– Składając wniosek o e-podpis, można podać zamiast numeru PESEL numer paszportu członka zarządu – przyznaje ekspert.
Jest jednak problem, bo okazuje się – jak mówi Łukasz Drożdżowski – że tylko certyfikat e-podpisu zawierający identyfikator NIP lub PESEL umożliwia elektroniczne składanie deklaracji podatkowych.
Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie eksperta (patrz: ramka).
Jeżeli w certyfikacie e-podpisu nie będzie numeru NIP lub PESEL, to chcąc wysyłać deklarację, trzeba będzie kupić kolejny podpis i tym razem podać już właściwy identyfikator.
Dlatego Łukasz Drożdżowski rekomenduje zagranicznym członkom zarządu ubiegającym się o kwalifikowany e-podpis, aby jednak wcześniej pozyskali PESEL. Wtedy to ten numer stanie się głównym identyfikatorem kwalifikowanego certyfikatu (a nie numer paszportu).
Chcąc uzyskać PESEL, wystarczy złożyć wniosek o jego nadanie do dowolnego urzędu gminy. Ekspert przypomina, że PESEL jest identyfikatorem nadawanym na całe życie, więc nie trzeba będzie ubiegać się o niego ponownie tak jak o paszport, który po pewnym czasie traci ważność.
…ale nie sprawozdań
Łukasz Drożdżowski podkreśla, że brak PESEL-u w certyfikacie podpisu nie wyklucza podpisywania rocznych sprawozdań finansowych. Obecnie takie sprawozdanie może być podpisywane wyłącznie elektronicznie, ale nie jest do tego potrzebny numer identyfikacyjny.
PESEL nie jest też niezbędny do składania zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Pracownik i wspólnik
Przypomnijmy, że obcokrajowcy potrzebują numeru PESEL również do innych celów podatkowych. Bez niego pracodawcy zatrudniający pracowników z zagranicy nie mogą złożyć do urzędu skarbowego PIT-11 (informacji o rocznych dochodach). Pisaliśmy o tym w artykule „W tym roku szykuje się jeszcze większy problem z PIT-11 dla cudzoziemca” (DGP nr 10/2023).
Natomiast zagraniczni wspólnicy, udziałowcy i akcjonariusze spółek nieruchomościowych posiadający (choćby pośrednio) co najmniej 5 proc. głosów lub udziałów nie złożą wymaganej przez fiskusa informacji o strukturze właścicielskiej. Pisaliśmy o tym w artykule „Zagraniczni udziałowcy spółek nieruchomościowych mają problem” (DGP nr 169/2022). Informowaliśmy, że w świetle komunikatu Ministerstwa Finansów, aby złożyć taką informację, niezbędne jest posiadanie polskiego identyfikatora podatkowego NIP lub PESEL (w przypadku osoby fizycznej).℗
Pismo Ministerstwa Finansów z 4 stycznia 2023 r. (znak. DRK4.057.1.2023)
W odpowiedzi na pismo w zakresie możliwości złożenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) na osobę (upoważniony), która nie posiada identyfikatora podatkowego PESEL:
W części C wzoru pełnomocnictwa (UPL-1) w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego, oprócz nazwiska i pierwszego imienia podaje się dodatkowo jego datę urodzenia (niezbędna dla celów rejestracyjnych), numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (w takim przypadku podaje się rodzaj tego dokumentu) lub inny numer identyfikacyjny, a także kraj wydania paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
W części C.2 podaje się adres do doręczeń pełnomocnika. W części C.3 podaje się dane kontaktowe.
Jednakże taka osoba upoważniona do podpisywania deklaracji może użyć certyfikatu
kwalifikowanego wydanego przez unijne kwalifikowane centrum certyfikacji. Wymagane jest występowanie w danych podatnika identyfikatora podatkowego (zgodnie z eIDAS oraz ETSI EN 319 412-1 – pole „SerialNumber”, np. z numerem PESEL zapisanym w notacji PNOPL XXXXXXXXXXX lub NIP jako TINPL-xxxxxxxxxx).
Natomiast w sytuacji, gdy certyfikat podpisu elektronicznego jest lub zostanie wydany przez polskie centrum certyfikacji, wówczas osoba upoważniona musi posiadać identyfikator podatkowy NIP lub PESEL, aby dany podpis zawierał pole „SerialNumber” z poprawnym zapisem danych, czyli PNOPL XXXXXXXXXXX lub TINPL-xxxxxxxxxx.
