Rosnąca inflacja i coraz wyższe koszty życia powodują, że coraz więcej osób bacznie przygląda się zawartości swoich portfeli. Czy sposobem na uzyskanie wyższych dochodów jest rezygnacja z pracy na etacie i założenie działalności gospodarczej? Na pewno nie w każdym przypadku. Przed podjęciem takiej decyzji konieczna jest dokładna analiza własnej sytuacji, a nie można też zapominać o ograniczeniach wynikających z przepisów podatkowych czy składkowych. Nie zawsze bowiem wystarczy zarejestrować działalność gospodarczą, aby uchronić się przed ryzykiem przekwalifikowania przez urząd skarbowy lub ZUS umowy o świadczenie usług w umowę o pracę. Takie niebezpieczeństwo jest zdecydowanie większe w przypadku świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, szczególnie jeśli zakres zadań oraz sposób ich realizacji jest podobny lub tożsamy z dotychczasową pracą. Nie można także zapominać, że współpraca z byłym pracodawcą ogranicza możliwość wyboru formy opodatkowania oraz skorzystania z ulgi na start czy małego ZUS plus.
- Jakie warunki w PIT musi spełnić przedsiębiorca
- Kiedy porzucenie etatu jest korzystne
- Struktury hybrydowe w działalności gospodarczej
- Formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej
- Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
rozwiń ›
Poradnik przygotowali eksperci z Vialto Partners
Trzeba również pamiętać, że nawet jeżeli ktoś miałby pewność uzyskiwania jako samozatrudniony stałych przychodów, to w swoich wyliczeniach musi uwzględnić wiele innych czynników. Ogromne znaczenie ma choćby wysokość kosztów uzyskania przychodów. Nie tylko wpływają one na wysokość dochodów, lecz także mogą w znacznym stopniu decydować o tym, jaka forma opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) będzie dla przedsiębiorcy najkorzystniejsza. Obciążeniem dla naszych portfeli są też składki na ubezpieczenia społeczne - obowiązkowe zarówno przy stosunku pracy, jak i przy prowadzeniu działalności gospodarczej, choć różniące się wysokością. Do tego składka zdrowotna - po zmianach wprowadzonych w tym roku przez dwie odsłony Polskiego Ładu w przypadku osiągania dochodów z działalności gospodarczej w istotny sposób zmieniły się przecież zasady obliczania jej wysokości i de facto stała się ona kolejną daniną obniżającą wysokość dochodu na rękę.
W dzisiejszym Poradniku nie analizujemy szczegółowo obowiązków przedsiębiorców (m.in. takich jak: prowadzenie księgowości, dokumentowanie przychodów, gromadzenie faktur kosztowych, przechowywanie dokumentacji) czy wad samozatrudnienia (np. brak zagwarantowanych płatnych urlopów, potencjalnie mniejsza stabilność zatrudnienia czy w przyszłości mniejsza emerytura z ZUS), chociaż oczywiście te kwestie też mają znaczenie przy podejmowaniu decyzji o przejściu na samozatrudnienie. Skupiamy się na aspektach czysto finansowych porównania pracy na etacie i prowadzenia działalności gospodarczej. Omawiamy także najważniejsze wydatki, które - poza tymi bezpośrednio związanymi z osiąganiem przychodów - mogą stanowić koszty podatkowe. A zainteresowanym założeniem firmy podpowiadamy, jak tego dokonać - krok po kroku. Najważniejsza informacja dla tych osób jest natomiast taka: do pewnej wysokości przychodów umowa o pracę będzie korzystniejsza od samozatrudnienia (szczególnie przy niskich kosztach uzyskania przychodów), ale im wyższe przychody, tym większe korzyści daje prowadzenie działalności gospodarczej - tak wynika z kalkulacji przygotowanych przez naszych ekspertów.
Marcin Mroziuk
Jakie warunki w PIT musi spełnić przedsiębiorca
Działalność gospodarcza (pozarolnicza działalność gospodarcza) została zdefiniowana w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: ustawa o PIT) m.in. jako działalność handlowa lub usługowa, która jest prowadzona w sposób ciągły, zorganizowany i we własnym imieniu.
Aby działalność osoby fizycznej na gruncie ustawy o PIT została uznana za wykonywaną w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, konieczne jest wypełnienie przez prowadzącego działalność przesłanek określonych w art. 5b ustawy o PIT (test działalności gospodarczej), które przewidują, że:
- osoba fizyczna pracująca na własny rachunek ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za usługi świadczone jako przedsiębiorca;
- usługi nie są świadczone w miejscu, w czasie i pod nadzorem odbiorcy usług;
- osoba fizyczna ponosi ryzyko gospodarcze związane z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą.
W przypadku, w którym nie są spełnione łącznie wszystkie powyższe przesłanki, władze skarbowe uznają, że osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej. Teoretycznie zatem wystarczy, że jedna z przesłanek jest spełniona, aby twierdzić, że w danym przypadku mamy do czynienia z działalnością gospodarczą. Niemniej jednak wydaje się, że w przypadku normalnie ukształtowanych relacji biznesowych strony powinny za każdym razem być w stanie udowodnić, że spełnione są wszystkie warunki wynikające z testu działalności gospodarczej.
Osoba fizyczna prowadząca zarejestrowaną działalność gospodarczą musi wypełniać wymogi dotyczące prowadzenia rachunkowości oraz rozliczania PIT i VAT. Zgodnie z polskimi przepisami osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (tj. emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy) oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.
W obecnych realiach rynkowych powszechną praktyką jest świadczenie wszelkiego rodzaju usług, w tym usług doradczych lub w obszarze IT, w ramach działalności gospodarczej. Jednak w zależności od natury świadczonych usług i samych okoliczności prowadzenia biznesu istotnie mogą się różnić zobowiązania publiczno-prawne, które ponosić musi dana osoba fizyczna decydująca się na otworzenie własnego biznesu.
Wybór formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej
Dochody z działalności gospodarczej zasadniczo podlegają opodatkowaniu PIT z zastosowaniem stawek progresywnych 12 proc. i 32 proc. (podobnie jak w przypadku dochodów z pracy). Osoby fizyczne prowadzące własny biznes w ramach umów o świadczenie usług mogą jednak wybrać preferencyjną 19-proc. stawkę podatku liniowego. Konieczne jest spełnienie określonych warunków, w szczególności złożenie oświadczenia o wybranym sposobie opodatkowania w urzędzie skarbowym nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu lub złożeniu wniosku o zastosowanie tego sposobu opodatkowania przy rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Przy czym zgodnie z art. 9a ust. 3 ustawy o PIT wybór 19-proc. stawki podatku liniowego nie jest możliwy dla osób prowadzących działalność gospodarczą i świadczących usługi na rzecz byłego lub aktualnego pracodawcy odpowiadających czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy. Ograniczenie dotyczy roku podatkowego, w którym prowadzący działalność wykonywał pracę na rzecz byłego pracodawcy.
Jeśli osoba fizyczna wybierze 19-proc. stawkę podatku liniowego, to nie będzie mogła złożyć małżeńskiego rocznego zeznania podatkowego w Polsce ani zastosować ulgi na dziecko w swoim rocznym zeznaniu podatkowym.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą świadczące usługi doradcze lub informatyczne mogą również wybrać opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (tj. 8,5 proc., 12 proc. lub 15 proc. - w zależności od zakresu prowadzonej działalności gospodarczej). W takim przypadku opodatkowane ryczałtem są jednak wszystkie przychody uzyskane w ramach działalności gospodarczej. W związku z tym nie jest możliwe odliczenie kosztów operacyjnych działalności. W ramach ryczałtu nie można również skorzystać z małżeńskiego rozliczenia podatkowego oraz ulgi na dzieci.
Dodatkowo zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1993; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: ustawa o ryczałcie) wybór ryczałtu nie jest możliwy dla osób prowadzących działalności i świadczących usługi na rzecz byłego lub aktualnego pracodawcy odpowiadających czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy. Ograniczenie dotyczy roku podatkowego, w którym prowadzący działalność wykonywał pracę na rzecz byłego pracodawcy oraz roku kolejnego (czyli w niekorzystnym scenariuszu trwa dwa lata).
• Na co trzeba uważać, świadcząc usługi na rzecz byłego pracodawcy?
Świadczenie usług w ramach działalności gospodarczej na rzecz podmiotu będącego dotychczasowym pracodawcą osoby fizycznej nie dość, że wymaga stosownego okresu karencji, to dodatkowo zwiększa ryzyko przekwalifikowania umowy o świadczenie usług w umowę o pracę, szczególnie jeśli zakres zadań oraz sposób ich realizacji jest podobny lub tożsamy z dotychczasową pracą. Z innej strony ustawodawca dopuszcza taką zmianę, lecz z pewnymi ograniczeniami dotyczącymi wyboru formy opodatkowania PIT. Osoba fizyczna, zawierając umowę z dotychczasowym pracodawcą, ma ograniczone możliwości wyboru preferencyjnego reżimu podatkowego. Jeśli dana osoba rozpoczęłaby prowadzenie działalności gospodarczej i świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy w trakcie 2022 r., to nie mogłaby korzystać z liniowej stawki podatkowej (tj. 19 proc.) lub stawki ryczałtowej (8,5 proc. lub 12 proc. lub 15 proc.) od chwili założenia nowej działalności gospodarczej. Zawarcie umowy o świadczenie usług z byłym pracodawcą ograniczyłoby również stosowanie obniżonych składek na ubezpieczenie społeczne w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Co równie ważne, zawarcie umowy o świadczenie usług w ramach prowadzonej przez osobę fizyczną działalności gospodarczej z aktualnym pracodawcą co do zasady jest uznawane za podlegające obowiązkowi dokonania zgłoszenia schematu podatkowego w ramach raportowania schematów podatkowych. Zmiana formy współpracy z umowy o pracę na umowę o świadczenie usług, przy braku zmiany charakteru pracy, została bowiem uznana przez władze podatkowe za standardowy schemat podatkowy.
Usługi zarządcze
Umowy o świadczenie usług obejmujące swoim zakresem obowiązki zarządcze (w znaczeniu zarządzania przedsiębiorstwem) ulegają przekwalifikowaniu na gruncie ustawy o PIT w kontrakt menedżerski. Z perspektywy PIT dochody z kontraktu menedżerskiego podlegają opodatkowaniu progresywnemu (z maksymalną stawką opodatkowania na poziomie 32 proc.), a obowiązek poboru zaliczek (według stawki 12 proc.) obciąża podmiot angażujący osobę fizyczną. Dochód menedżera co do zasady podlega obowiązkowym składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Dlatego co do zasady nie zawiera się umów o świadczenie usług zarządczych w ramach działalności gospodarczej z osobami pełniącymi funkcje kierownicze.
Ewentualne przekwalifikowanie umowy może mieć negatywne konsekwencje finansowe (zaległe należności podatkowe i ubezpieczeniowe wraz z karnymi odsetkami, kary finansowe wynikające z przepisów prawa pracy). Dlatego szczególnie ważne jest, aby rozważana forma współpracy odpowiadała rzeczywistości, zarówno w warstwie formalnej, jak i faktycznej. Przekwalifikowanie w umowę o pracę lub kontrakt menedżerski obciąża głównie płatnika PIT i składek ZUS, czyli podmiot, na rzecz którego świadczy usługi osoba fizyczna.
Kiedy porzucenie etatu jest korzystne
Jest wiele czynników, które wpływają na wybór między zatrudnieniem na etacie a świadczeniem usług w ramach własnej działalności gospodarczej. Przede wszystkim jest to rodzaj i charakter wykonywanych czynności, wysokość kwoty przychodów, kosztów uzyskania przychodów, stawki podatku, możliwość skorzystania z indywidualnych ulg podatkowych, jak np. rozliczenie małżeńskie itp. Tych czynników w praktyce może być jeszcze więcej, a każdy przed podjęciem decyzji o wyborze między etatem a działalnością gospodarczą powinien dokonać analizy dotyczącej jego indywidualnej sytuacji.
Wybór dotyczący zatrudnienia na etacie lub świadczenia usług w ramach własnej działalności gospodarczej ma konkretne skutki w obszarze podatków oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na pewno nie bez znaczenia jest to, ile zainteresowanemu zostanie na rękę po odjęciu obciążeń z tytułu PIT oraz składek na ZUS i NFZ. Zobrazujemy to konkretnymi przykładami liczbowymi. Przedstawiamy wyliczenia dla pracowników oraz przedsiębiorców opodatkowanych w trzech różnych reżimach - skalą PIT, liniowym PIT lub ryczałtem (stawki 15 proc. lub 8,5 proc.). Założyliśmy, że koszty przedsiębiorcy wynoszą 15 proc. lub 30 proc. przychodów. Porównujemy przychody tych wszystkich osób dla trzech poziomów rocznych przychodów brutto: 70 tys. zł, 150 tys. zł, 300 tys. zł. Kalkulacje oparte są na stawkach, progach, limicie ZUS itp. obowiązujących w 2022 r. Ponadto nie uwzględniają obciążeń z tytułu pracowniczych planów kapitałowych, ulgi dla młodych, indywidualnych ulg przysługujących podatnikowi, dodatkowych przychodów podatnika. Dodatkowo w przypadku działalności gospodarczej wykazywane kwoty netto nie uwzględniają poniesienia faktycznych wydatków (kosztów). Tak więc kwoty netto to przychody pomniejszone jedynie o ustawowe obciążenia z tytułu składek ZUS, NFZ i podatku. przykłady 1-8
Przykład 1
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 70 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (15 proc.) - 10 500 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 15 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 51 678,76 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 49 621,76 | ‒2057,00 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 44 287,77 | ‒7390,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 40 929,85 | ‒10 748,91 |
Przy zarobkach brutto wynoszących 70 tys. zł rocznie i pozostałych wymienionych założeniach najwyższe wynagrodzenie na rękę otrzymuje się w ramach umowy o pracę. Działalność gospodarcza jest w takim przypadku mniej opłacalna. Wynika to m.in. z wyższych kosztów składek na ubezpieczenia społeczne, gdyż ich całość płaci w takim przypadku przedsiębiorca, a nie są one podzielone, jak w umowie o pracę, na pracodawcę i pracownika. Nie jest to również zrekompensowane tym, że podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest w przypadku działalności gospodarczej przy tym poziomie przychodów niższa.
Natomiast w przypadku działalności opodatkowanej 19-proc. podatkiem liniowym wynika to także z braku kwoty wolnej od podatku oraz wyższej stawki podatku, tj. 19 proc., w porównaniu ze stawką dla umowy o pracę, tj. 12 proc. Niższa w przypadku podatku liniowego stawka składki zdrowotnej (4,5 proc.) i możliwość jej odliczenia do pewnego limitu nie rekompensuje straty na wyższych obciążeniach PIT.
Z kolei w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych mamy w tym scenariuszu wyższą podstawę wymiaru składki zdrowotnej opartej na przeciętnym wynagrodzeniu, a nie na realnym dochodzie, który w tym przypadku jest niższy. Przypomnijmy, że przy rocznych przychodach w przedziale od 60 tys. zł do 300 tys. zł podstawą składki zdrowotnej jest 100 proc. rocznego przeciętnego wynagrodzenia, czyli 74 652,48 zł.
Podsumowując, najbardziej zbliżony wynik w zakresie tego, co zostaje przedsiębiorcy na rękę w stosunku do umowy o pracę, daje w tym scenariuszu działalność gospodarcza opodatkowana według skali. Różnica wynosi ok. 2 tys. zł rocznie. Natomiast w przypadku działalności opodatkowanej podatkiem liniowym różnica wynosi ponad 7 tys. zł, a przypadku ryczałtu - ponad 10 tys. zł na korzyść umowy o pracę.
Przykład 2
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 70 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (30 proc.) - 21 000 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 15 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 51 678,76 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 51 677,77 | ‒0,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 46 282,77 | ‒5395,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 40 929,85 | ‒10 748,91 |
Jak widać, w tym scenariuszu wynagrodzenie netto w przypadku działalności opodatkowanej według skali jest praktycznie takie samo jak na etacie. Wynika to z możliwości odliczenia wyższych kosztów uzyskania przychodów. Ma to również wpływ na wynagrodzenie netto w przypadku działalności opodatkowanej podatkiem liniowym - netto jest nieco wyższe niż w poprzednim scenariuszu. Natomiast w przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem wynik jest taki sam jak poprzednio, gdyż w tym przypadku nie można odliczać kosztów.
Przykład 3
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 70 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (15 proc.) - 10 500 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 8,5 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 51 678,76 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 49 621,76 | ‒2057,00 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 44 287,77 | ‒7390,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 44 316,85 | ‒7361,91 |
Przy niższych kosztach uzyskania przychodu (15 proc.) i niższej stawce ryczałtu wynagrodzenie netto w przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem jest zbliżone do wynagrodzenia netto przy działalności opodatkowanej podatkiem liniowym. Niższa stawka ryczałtu rekompensuje brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Jednak nadal obie te formy są w tym scenariuszu najmniej opłacalne.
Przykład 4
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 70 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (30 proc.) - 21 000 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 8,5 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 51 678,76 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 51 677,77 | ‒0,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 46 282,77 | ‒5395,99 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 44 316,85 | ‒7361,91 |
W tym scenariuszu działalność opodatkowana według skali jest tak samo opłacalna jak umowa o pracę. Z kolei działalność opodatkowana podatkiem liniowym oraz ryczałtem są nieco bardziej korzystne niż w przykładzie 1. Nadal jednak są to najmniej korzystne formy w tym przypadku.
Przykład 5
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 150 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (15 proc.) - 22 500 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 15 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 104 926,88 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 115 341,76 | 10 414,88 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 109 517,31 | 4590,43 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 108 929,85 | 4002,97 |
W tym przykładzie najwyższe wynagrodzenie netto otrzymuje się w przypadku działalności gospodarczej opodatkowanej według skali. Wynika to z możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodów, niższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w porównaniu do umowy o pracę, a w zestawieniu z podatkiem liniowym i ryczałtem - również z korzyści wynikających z kwoty wolnej, niższej stawki podatkowej w wysokości 12 proc. itp. Najmniej na rękę dostaje w tym przykładzie pracownik. Działalność opodatkowana podatkiem liniowym oraz ryczałtem daje zbliżone wyniki.
Przykład 6
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 150 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (30 proc.) - 45 000 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 15 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 104 926,88 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 120 066,76 | 15 139,88 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 114 685,81 | 9758,93 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 108 929,85 | 4002,97 |
W tym scenariuszu jeszcze bardziej widać różnicę w wynagrodzeniu netto uzyskiwanym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w stosunku do umowy o pracę, która ponownie jest najmniej opłacalną z punktu widzenia podatkowego formą. Również podatek liniowy jest tutaj bardziej korzystny niż ryczałt.
Przykład 7
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 150 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (15 proc.) - 22 500 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 8,5 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 104 926,88 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 115 341,76 | 10 414,88 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 109 517,31 | 4590,43 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 117 516,85 | 12 589,97 |
W przypadku stawki ryczałtu w wysokości 8,5 proc. najbardziej opłacalną formą staje się właśnie działalność opodatkowana ryczałtem. Wynika to m.in. z niskiej stawki podatku i niższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. Zaraz na drugim miejscu plasuje się działalność opodatkowana według stawek progresywnych. Najmniej korzystna jest - podobnie jak poprzednio - umowa o pracę.
Przykład 8
Założenia:
• Roczny przychód brutto - 150 000 zł
• Koszty uzyskania przychodów (30 proc.) - 45 000 zł
• Stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych - 8,5 proc.
| Wynagrodzenie netto w zł | Różnica w stosunku do umowy o pracę w zł | |
| Umowa o pracę | 104 926,88 | |
| Działalność gospodarcza ‒ skala progresywna | 120 066,76 | 15 139,88 |
| Działalność gospodarcza ‒ podatek liniowy | 114 685,81 | 9758,93 |
| Działalność gospodarcza ‒ ryczałt | 117 516,85 | 12 589,97 |
Przy takich parametrach najkorzystniej wypada działalność na skali, drugi w kolejności jest ryczałt. Najmniej korzystnie wygląda umowa o pracę.
Struktury hybrydowe w działalności gospodarczej
W praktyce rynkowej występują tzw. struktury hybrydowe - zwykle jest to połączenie wykonywania usług w ramach działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę bądź kontraktu menedżerskiego.
Najczęściej takie rozwiązania są stosowane w przypadku menedżerów, którzy swoje funkcje menedżerskie wykonują w ramach stosunku pracy lub kontraktu menedżerskiego, a pozostałe czynności - doradcze, specjalistyczne ‒ wykonują na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Często też takie struktury występują w przypadku, gdy umowa o pracę jest wymagana przez prawo lub stanowi wymóg jakiegoś specyficznego zobowiązania (np. umowy przetargowe wymagają parytetu pracowników).
Specyfika tego rozwiązania polega na tym, że dwie umowy są zawierane przez tę samą osobę z jedną spółką - i z tego względu warto im się przyjrzeć bliżej. Co do zasady od strony prawnej (ale też podatkowej) łączenie dwóch umów z jednym podmiotem jest możliwe i, co więcej, organy podatkowe dość często potwierdzały prawidłowość takich struktur w licznych interpretacjach podatkowych.
Przypomnijmy tylko, że kontrakt menedżerski od strony prawnej to nic innego jak umowa zlecenia, ale dla celów PIT zdefiniowana jako umowa zawierająca elementy zarządzania (art. 13 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT). Przy czym czynności zarządcze wykonywane w ramach umowy o świadczenie usług zawartej w ramach działalności gospodarczej również dla celów PIT są traktowane analogicznie jak kontrakt menedżerski (tj. jako działalność wykonywana osobiście). Dlatego przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą dość często wyłączają z obszaru działalności gospodarczej czynności zarządcze do osobnej umowy, a w ramach działalności gospodarczej wykonują inne usługi niż zarządcze.
W konsekwencji podziału czynności między dwie umowy wynagrodzenie danej osoby jest również podzielone między umowę o pracę/kontrakt menedżerski a umowę o świadczenie usług. Ma to swoje konsekwencje podatkowe. Część wynagrodzenia takiej osoby wypłacana na podstawie umowy o pracę jest traktowana jako regularne wynagrodzenie pracownika, z którego pracodawca pobiera zaliczki na PIT i składki na ubezpieczenia ZUS. Podobnie jest z wynagrodzeniem wypłacanym na podstawie kontraktu menedżerskiego - zaliczki na PIT oraz składki ZUS są pobierane przez zleceniodawcę. Wynagrodzenie wypłacane na podstawie umowy o świadczenie usług jest rozliczane dla celów PIT i ZUS przez przedsiębiorcę. Taki podział czynności oraz wynagrodzenia powinien mieć odzwierciedlenie w rzeczywistości szczególnie w obszarze usług wykonywanych w ramach działalności gospodarczej, która z reguły podlega korzystniejszym regułom podatkowym i ZUS (opodatkowanie stawką liniową 19 proc., ryczałtem ewidencjonowanym, niższe składki ZUS itd.).
Ryzyko podatkowe
Struktury hybrydowe są stosowane od wielu lat i nie budziły jakichś specjalnych wątpliwości. Organy podatkowe w swoich interpretacjach podatkowych wielokrotnie potwierdzały ich prawidłowość z perspektywy podatkowej (dzielone wynagrodzenie), nawet jeśli czynności z obu umów były ze sobą powiązane. Oczywiście jednym z głównych założeń organów było, że działalność gospodarcza nie jest fikcją, ale jest rzeczywiście prowadzona. Stosowanie tego rodzaju rozwiązań wymaga jednak pewnej ostrożności i to zarówno od firm zatrudniających w ten sposób osoby oraz samych osób prowadzących działalność gospodarczą. Szczególnie istotną kwestią może być odpowiednie ewidencjonowanie usług wykonywanych w ramach działalności gospodarczej dla celów dowodowych w przypadku chęci skontrolowania ich faktycznego świadczenia przez organy podatkowe. Oczywiście ryzyko podatkowe występuje w wielu innych aspektach struktury hybrydowej, szczególnie jeśli została nieodpowiednio zastosowana do danego przypadku. Co ciekawe, ostatnio ukazało się sporo informacji o odmowie wydania interpretacji podatkowych właśnie dotyczących funkcjonowania struktur hybrydowych. Trudno stwierdzić, czy to kilka jednostkowych przypadków, czy też zmiana podejścia. Organy podatkowe są obowiązane publikować wydane interpretacje podatkowe, ale nie postanowienia o odmowie wydania interpretacji, stąd nie jest znana do końca skala tego zjawiska.
Czym kierowały się organy podatkowe, odmawiając wydania interpretacji? Otóż dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej powołuje się na art. 14b par. 5b pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: ordynacja podatkowa). Zgodnie z tym przepisem odmawia się, w drodze postanowienia, wydania interpretacji indywidualnej w zakresie tych elementów stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, co do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że mogą stanowić czynność lub element czynności określonej w art. 119a par. 1 ordynacji podatkowej. Innymi słowy, organ podatkowy odmówił wydania interpretacji, argumentując, że istnieją uzasadnione wątpliwości, że czynność, o którą pyta wnioskodawca, ma charakter sztuczny i została/zostanie podjęta przede wszystkim w celu unikania opodatkowania (czyli zachodzą okoliczności zastosowania klauzuli unikania opodatkowania, o której mowa w art. 119a i nast. ordynacji podatkowej). Jest to nowy wątek w funkcjonowaniu struktur hybrydowych.
Dyrektor KIS dość jednoznacznie wskazuje w postanowieniu, że struktura hybrydowa wypełnia przesłanki sztuczności z uwagi na wydzielenie z obszaru działalności spółki części usług i przeniesienie ich do aktywności osoby fizycznej (będącej jednocześnie prezesem zarządu spółki) w ramach prowadzonej przez nią indywidualnej działalności gospodarczej. Organ podatkowy dopatruje się sztuczności całej struktury (i uzyskania korzyści podatkowej) w tym, że część czynności będzie świadczona na rzecz spółki w ramach innego źródła przychodów, tj. działalności gospodarczej opodatkowanej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, co jest korzystniejsze podatkowo niż opodatkowanie umowy o pracę.
Biorąc pod uwagę dotychczasową praktykę organów podatkowych, są to dość zaskakujące rozstrzygnięcia, które mogą wpłynąć na stosowanie struktur hybrydowych w ogóle. Niezależnie nawet od tego, jak dalece uzasadnione było zastosowanie takiego rozwiązania. Oczywiście organ podatkowy w odmowie wydania interpretacji nie bada faktów i wydaje się, że są to postanowienia bez dostatecznego uzasadnienia prawnego. Niemniej jednak takich sygnałów organów podatkowych nie należy bagatelizować, szczególnie jeśli mamy do czynienia ze strukturami hybrydowymi dla członków zarządów.
Kontrowersyjna interpretacja przepisów przez ZUS
Warto też wspomnieć o innym zagrożeniu dla struktur hybrydowych - mianowicie ze strony ZUS. W praktyce można spotkać się z postępowaniami ZUS w sprawie struktur hybrydowych tam, gdzie jednocześnie występuje umowa o pracę i działalność gospodarcza (nie dotyczy to kontraktów menedżerskich i działalności gospodarczej). Organy ZUS zaczęły dość specyficznie interpretować art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185; dalej: ustawa systemowa). Zgodnie z tym przepisem za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Dotychczas nie budziło wątpliwości, że przepis ten dotyczy osób pracujących na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług, ale wykonujących swoje usługi osobiście. Przepis ten nie ma zastosowania do osób prowadzących działalność gospodarczą. Jednak ostatnio można spotkać się z kontrolami, w ramach których ZUS twierdzi, że przepis ten ma zastosowanie również do umów o świadczenie usług zawartych w ramach działalności gospodarczej. Taka interpretacja budzi poważne wątpliwości, ponieważ przepisy ustawy systemowej dość wyraźnie oddzielają osoby prowadzące działalność gospodarczą od osób, które świadczą usługi osobiście. Przepisy ustawy systemowej zresztą posługują się rozróżnieniem między faktyczną umową zlecenia a umową o świadczenie usług - inaczej niż w przepisach o PIT, gdzie pod pojęciem umowy zlecenia rozumiane są również umowy o świadczenie usług. Nie wchodząc w zawiłości tej tematyki i argumentacji, warto mieć świadomość, że organy ZUS próbują kwestionować takie struktury hybrydowe również z perspektywy kwestii ubezpieczeniowych.
Formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej
Zasady ogólne
Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą musi dokonać wyboru formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Podstawową formą opodatkowania są zasady ogólne (skala podatkowa). Ta forma opodatkowania ma zastosowanie automatycznie u podatników rozpoczynających działalność gospodarczą, chyba że podatnik wybierze inne zasady opodatkowania swoich dochodów. Przy tej formie rozliczeń z fiskusem opodatkowaniu podlega dochód osiągnięty przez przedsiębiorcę, czyli różnica pomiędzy uzyskanymi przychodami a odliczalnymi kosztami uzyskania przychodów. Dochód z działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu według skali podatkowej. tabela 1
Tabela 1. Skala podatkowa w PIT ©℗
| Podstawa obliczenia podatku w złotych | Podatek wynosi | |
| ponad | do | |
| 120 000 | 12 proc. minus kwota zmniejszająca podatek 3600 zł | |
| 120 000 | 10 800 zł + 32 proc. nadwyżki ponad 120 000 zł | |
Przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę, że jeśli uzyskuje inne dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej, to wszystkie takie dochody łączy w zeznaniu podatkowym (PIT-36) i skala podatkowa zastosowana jest do sumy jego dochodów. Przykładem takich dochodów mogą być dochody z umowy o pracę, umowy zlecenia wykonywanej poza działalnością gospodarczą, dochody z kontraktu menedżerskiego czy dochody z tytułu pełnienia określonych funkcji w spółkach, np. wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu czy wynagrodzenie prokurenta. przykład 9
Przykład 9
Trzy źródła dochodów
Przedsiębiorca oprócz dochodu z działalności gospodarczej (100 000 zł w roku podatkowym) opodatkowanego według zasad ogólnych uzyskał dochody z umowy o pracę (80 000 zł) oraz dochody z pełnienia funkcji w radzie nadzorczej spółki (30 000 zł). W związku z tym, że przedsiębiorca wybrał zasady ogólne jako obowiązującą formę opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej, dochody z działalności łączy się z pozostałymi dochodami podlegającymi opodatkowaniu według skali podatkowej. W tej sytuacji podatek według skali podatkowej (12 proc., 32 proc.) będzie obliczony od sumy dochodów z działalności, umowy o pracę i z tytułu pełnienia funkcji w radzie nadzorczej spółki, tj. od łącznej kwoty 210 000 zł.
Przedsiębiorca, który wybierze zasady ogólne jako formę opodatkowania, zachowuje prawo do połączenia swoich dochodów ze współmałżonkiem w rocznym rozliczeniu podatkowym, o ile małżonkowie spełniają pozostałe warunki do wspólnego rozliczenia (m.in. pozostają we wspólności majątkowej małżeńskiej). Dodatkowo przedsiębiorca, który rozlicza dochody z działalności gospodarczej według zasad ogólnych, może w swoim rozliczeniu rocznym podatku zastosować ulgi, które mają zastosowanie do dochodów opodatkowanych według skali podatkowej, np. ulga na dzieci, termomodernizacyjna, rehabilitacyjna, na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego, na internet czy odliczenie od dochodu darowizn dla uprawnionych organizacji.
Od 2022 r. reforma podatkowa wprowadzona przez ustawę z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: Polski Ład) przyniosła istotną zmianę w zasadach obliczania wysokości należnej składki na ubezpieczenia zdrowotne od dochodów z działalności gospodarczej. Zasada ustalania składki jest uzależniona od wybranej metody opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. W przypadku gdy przedsiębiorca wybrał zasady ogólne jako obowiązującą metodę opodatkowania, składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 proc. podstawy wymiaru składki.
Podstawę wymiaru stanowi:
a) dochód z działalności gospodarczej ustalony według zasad wynikających z ustawy o PIT; dochód ten pomniejsza się o opłacone w danym roku przez przedsiębiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe; lub
b) iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku kalendarzowym, za który ustalany był dochód z działalności gospodarczej, i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego (w 2022 r. jest to 3010 zł, a w 2023 r. będzie to 3490 zł), jeśli kwota dochodu ustalona zgodnie z literą a powyżej jest niższa od tej kwoty. przykład 10
Przykład 10
12-krotność minimalnego wynagrodzenia
Przedsiębiorca uzyskał dochód z działalności gospodarczej opodatkowany według zasad ogólnych. Dochód za 2022 r. wyniósł 30 000 zł. Podstawę obliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 r. należy obliczyć przy uwzględnieniu minimalnego wynagrodzenia, gdyż dochód z działalności gospodarczej po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne jest niższy od 12-krotności minimalnego wynagrodzenia. Roczna podstawa obliczania składki zdrowotnej wyniesie 36 120 zł.
Podatek liniowy
Przedsiębiorcy mogą też wybrać inną metodę opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej, tj. podatek liniowy. Przy tej formie opodatkowania, podobnie jak przy zasadach ogólnych (skali podatkowej), opodatkowaniu podlega dochód, czyli różnica pomiędzy przychodami z działalności i odliczalnymi kosztami ich uzyskania. Różnica jest taka, że w tym przypadku stawka podatku jest stała - niezależna od wysokości dochodów i wynosi 19 proc.
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą mogą dokonać wyboru tej formy opodatkowania poprzez odpowiednie zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego przy rozpoczęciu działalności. Przedsiębiorcy mogą również dokonać zmiany formy opodatkowania w trakcie trwania działalności gospodarczej, z tym że takiej zmiany dokonują w terminie:
- do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskali pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym, lub
- do końca danego roku - jeśli pierwszy przychód przedsiębiorca uzyskał w grudniu.
Wybrana forma opodatkowania domyślnie obowiązuje również w kolejnym roku podatkowym, chyba że przedsiębiorca poinformuje właściwy urząd skarbowy o wyborze innych zasad opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej.
Prawo do stosowania tej formy opodatkowania nie przysługuje wszystkim przedsiębiorcom. Przedsiębiorca traci prawo do opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej podatkiem liniowym, jeśli uzyska przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną, świadcząc usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. To ograniczenie dotyczy jednak tylko usług, które przedsiębiorca lub jeden ze wspólników spółki niebędącej osobą prawną wykonywał bądź wykonuje w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy. W przypadku utraty prawa do opodatkowania według zasad podatku liniowego przedsiębiorca zostanie objęty zasadami opodatkowania według zasad ogólnych (skalą podatkową).
Dokonując wyboru tej formy opodatkowania, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę, że utraci prawo do opodatkowania dochodów wspólnie z małżonkiem. przykład 11
Przykład 11
Wspólne rozliczenie małżonków wykluczone
Przedsiębiorca uzyskał dochody z tytułu działalności gospodarczej w wysokości 70 000 zł oraz dochody z umowy o pracę w wysokości 60 000 zł. W stosunku do dochodów z działalności gospodarczej przedsiębiorca wybrał podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodów. W tej sytuacji przedsiębiorca nie może połączyć swoich dochodów z umowy o pracę z innymi dochodami małżonka, gdyż wspólne rozliczenie małżonków wykluczone zostało przez wybraną formę opodatkowania dochodów z działalności. Dochody przedsiębiorcy z działalności gospodarczej opodatkowane będą według stawki 19 proc., a dochody z umowy o pracę według skali podatkowej i tu będzie miała zastosowanie najniższa stawka podatkowa (12 proc.).
Przedsiębiorca, który wybrał podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej, nie będzie mógł skorzystać z tych ulg czy odliczeń podatkowych, które są skonstruowane w odniesieniu do dochodu podlegającego opodatkowaniu według skali podatkowej, chyba że taki przedsiębiorca uzyskuje równocześnie dochody opodatkowane według skali. Do takich preferencji podatkowych należą m.in. ulga na dzieci, IKZE, odliczenie darowizn od dochodu.
Niezależnie od uzyskiwania innych dochodów przedsiębiorca może natomiast odliczyć od dochodu z działalności wydatki na ulgę termomodernizacyjną, gdyż tę preferencję można zastosować albo w odniesieniu do dochodu podlegającego opodatkowaniu według skali podatkowej, albo do dochodu opodatkowanego podatkiem liniowym.
Od 2022 r. obowiązują nowe zasady obliczania składki zdrowotnej od dochodów z działalności gospodarczej. W przypadku dochodów podlegających opodatkowaniu podatkiem liniowym składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi standardowo 4,9 proc. podstawy wymiaru składki, tj. dochodu z działalności gospodarczej pomniejszonego o opłacone przez przedsiębiorcę składki na ubezpieczenia społeczne. Tak ustalona składka nie może być jednak niższa niż 9 proc. kwoty stanowiącej iloczyn liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku kalendarzowym, za który ustalany był dochód z działalności gospodarczej, i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego (w 2022 r. jest to 3010 zł, a w 2023 r. będzie to 3490 zł). Tak więc minimalna miesięczna składka zdrowotna wynosi w 2022 r. 270,90 zł, a w 2023 r. wyniesie 314,10 zł.
Ustawa z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180; dalej: Polski Ład 2.0). wprowadziła od 1 lipca br. dla przedsiębiorcy rozliczającego się podatkiem liniowym możliwość zaliczenia zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej. To odliczenie jest limitowane i nie może przekroczyć 8700 zł w roku podatkowym.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Uproszczoną formą opodatkowania działalności gospodarczej jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przy tej formie opodatkowania podstawa obliczania podatku ustalana jest na podstawie przychodu (a nie dochodu, jak w przypadku zasad ogólnych czy podatku liniowego). Dla celów obliczenia ryczałtu nie są rejestrowane koszty związane z uzyskiwanymi przychodami. Stawki podatku są zróżnicowane: uzależnione są od rodzaju działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę i wahają się pomiędzy 2 proc. a 17 proc. Przedsiębiorca może jednocześnie uzyskiwać przychody opodatkowane według różnych stawek podatku. Zasadniczo im niższa stawka ryczałtu, tym z reguły działalność w danej branży jest związana z wyższymi kosztami jej prowadzenia. Przykładowe stawki dotyczą takich działal ności jak:
- 17 proc. - przychody osiągane przy wykonywaniu wolnych zawodów,
- 15 proc. - usługi doradztwa związanych z zarządzaniem,
- 14 proc. - usługi w zakresie opieki zdrowotnej,
- 12 proc. - usługi związanych z oprogramowaniem,
- 8,5 proc. - przychody z działalności usługowej nieobjętej innymi stawkami ryczałtu.
Nie wszystkie rodzaje działalności mogą korzystać z tej formy opodatkowania, dlatego przed jej wyborem należy sprawdzić, czy działalność prowadzona przez przedsiębiorcę może być objęta ryczałtem. Obowiązują tu również inne ograniczenia, m.in.:
- ryczałtu nie mogą stosować przedsiębiorcy uzyskujący przychody z tytułu prowadzenia działalności wyłączonej z opodatkowania w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, np. sprzedaży części czy akcesoriów do pojazdów mechanicznych;
- ryczałtu nie mogą stosować przedsiębiorcy, których przychody w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 2 mln euro (obliczone według kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego);
- prawo do stosowania ryczałtu utracą osoby, które jako podatnik lub wspólnik spółki osiągają przychód z tytułu sprzedaży towarów albo wyrobów czy świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeśli wykonają czynności podobne do wykonywanych w ramach umowy o pracę w tym roku podatkowym lub w poprzednim roku podatkowym.
Oświadczenie o wyborze ryczałtu jako formy opodatkowania należy złożyć:
- do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca uzyskał pierwszy przychód w roku podatkowym, lub
- do końca roku podatkowego - jeśli pierwszy przychód przedsiębiorca uzyskał w grudniu.
Wybór opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dotyczy również lat następnych. Tak jak w przypadku podatku liniowego wybór ryczałtu jako formy opodatkowania wyłącza dla podatnika możliwość rozliczenia z małżonkiem innych dochodów podlegających opodatkowaniu według skali podatkowej.
Podobnie jak w przypadku innych form opodatkowania, w wyniku zmian wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu, od 2022 r. obowiązują nowe zasady obliczania należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne od działalności gospodarczej. W przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych składka na ubezpieczenie zdrowotne standardowo wynosi 9 proc. podstawy jej wymiaru. Natomiast podstawa wymiaru składki uzależniona jest od rocznych przychodów z działalności gospodarczej i stanowi:
- iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty odpowiadającej 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedzającego, ogłaszanego przez GUS (tj. 6221,04 zł), jeśli przychody osiągnięte przez przedsiębiorcę nie przekroczyły 60 000 zł, lub
- iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedzającego, ogłaszanego przez GUS (tj. 6221,04 zł), jeśli przychody osiągnięte przez przedsiębiorcę przekroczyły 60 000 zł i nie przekroczyły kwoty 300 000 zł, lub
- iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty odpowiadającej 180 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedzającego, ogłaszanego przez GUS (tj. 6221,04 zł), jeśli przychody osiągnięte przez przedsiębiorcę przekroczyły 300 000 zł.
W 2022 r. miesięczna składka zdrowotna przedsiębiorcy wynosi:
- 335,94 zł dla przedsiębiorcy o rocznych przychodach do 60 000 zł,
- 559,89 zł dla przedsiębiorcy o rocznych przychodach pomiędzy 60 000 zł a 300 000 zł,
- 1007,81 zł dla przedsiębiorcy o rocznych przychodach powyżej 300 000 zł.
Od 1 lipca 2022 r., na podstawie zmian wprowadzonych przez Polski Ład 2.0, przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym mogą odliczać od przychodów 50 proc. składki zdrowotnej zapłaconej w roku podatkowym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej w tej formie. Odliczenie przysługuje również za osoby współpracujące z przedsiębiorcą.
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Zasady ogólne
Osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (tj. emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy) oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne. Składki na ubezpieczenie chorobowe są dobrowolne.
Co do zasady minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne wynosi 60 proc. szacunkowego przeciętnego wynagrodzenia. W 2022 r. jest to kwota 3553,20 zł. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca zadeklarował i opłacał wyższe składki, pamiętając jednocześnie o limicie 30-krotności, a więc maksymalnej kwocie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która w bieżącym roku nie może przekroczyć 177 660 zł.
Zasady preferencyjne
Warto też wiedzieć, że przepisy ZUS stwarzają zachęty dla nowych przedsiębiorców, wprowadzając ulgę na start. Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą (lub podejmujące ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy) mogą korzystać ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze sześć miesięcy prowadzenia działalności.
Ulga na start zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, składek na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Solidarnościowy. Nie dotyczy jednak ubezpieczenia zdrowotnego, co oznacza, że nowy przedsiębiorca będzie miał obowiązek zarejestrować się do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać co miesiąc składkę zdrowotną. To też oznacza, że osoba korzystająca z ulgi na start będzie miała prawo zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny.
Jakie są minusy skorzystania z ulgi na start? Okres, w którym przedsiębiorca nie będzie opłacał składek, nie będzie uwzględniony przy ustalaniu prawa do emerytury ani też nie podwyższy wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego. Przedsiębiorca nie otrzyma też żadnych świadczeń w razie choroby, macierzyństwa czy wypadku.
Dodatkowo przez kolejne 24 miesiące składki na ubezpieczenia społeczne są naliczane od podstawy 30 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2022 r. obniżona podstawa to 30 proc. z 3010 zł, czyli 903 zł.
Jeśli osoba fizyczna korzysta z preferencyjnych składek i prowadzenie działalności gospodarczej jest jedynym tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, to nie będzie opłacać za siebie składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Po zakończeniu okresu, w którym przedsiębiorca opłacał obniżony ZUS, może przejść na standardowe składki (czyli opłacać je od podstawy wynoszącej 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia) lub - jeśli spełnia warunki - płacić mały ZUS plus. To ostatnie rozwiązanie zostało przewidziane dla przedsiębiorców spełniających pewne szczególne warunki. Konkretnie chodzi o przedsiębiorców osiągających przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym w wysokości nieprzekraczającej 120 000 zł. Osoby takie mogą ograniczyć podstawę składek na ubezpieczenie społeczne w taki sposób, że nie może być ona niższa niż 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia ani wyższa niż 60 proc. kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia na okres 36 miesięcy.
Przedsiębiorca, który chce skorzystać z małego ZUS plus, musi prowadzić działalność gospodarczą w poprzednim roku kalendarzowym przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych. Niższe składki na ubezpieczenia społeczne w ramach małego ZUS plus można płacić maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej.
Warto w tym miejscu podkreślić istotne ograniczenie dotyczące korzystania z powyższych preferencji (w ramach ulgi na start czy małego ZUS plus). Otóż osoba zakładająca bądź prowadząca działalność gospodarczą nie będzie miała możliwości skorzystania z powyższych uprawnień, jeżeli wykonuje ona usługi na rzecz byłego pracodawcy, a zakres czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy wchodzi w zakres wykonywanej działalności gospodarczej. Ograniczenie dotyczy roku podatkowego, w którym prowadzący działalność wykonywał pracę na rzecz byłego pracodawcy, oraz kolejnego roku podatkowego.
Wysokość składek
Tak jak podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne może być różna w zależności od sytuacji i preferencji przedsiębiorcy, tak wysokość składek jest wyrażona w procentach i wynosi:
- na ubezpieczenie emerytalne - 19,52 proc. podstawy,
- na ubezpieczenia rentowe - 8,00 proc. podstawy,
- na ubezpieczenie chorobowe (składka dobrowolna) - 2,45 proc. podstawy,
- na ubezpieczenie wypadkowe: stopa procentowa jest zróżnicowana i zależy od liczby osób ubezpieczonych oraz branży, w której działa firma, przy czym składka dla firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67 proc.
Dodatkowo należne są składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy - 2,45 proc. podstawy łącznie.
Ubezpieczenie zdrowotne
Obowiązek składkowy dotyczący ubezpieczenia zdrowotnego rządzi się swoimi, odrębnymi, prawami, skomplikowanymi przez Polski Ład oraz jego lipcową korektę. Przypomnijmy, że obecnie wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania i wysokości dochodów.
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (według skali podatkowej), to składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 9 proc. podstawy wymiaru składki (dochodu z działalności gospodarczej).
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy od osób fizycznych w formie podatku liniowego (19 proc.), to zapłaci składkę zdrowotną w wysokości 4,9 proc. podstawy wymiaru składki (dochodu z działalności gospodarczej).
Niezależnie jednak od tego, czy przedsiębiorca rozlicza się na zasadach ogólnych czy liniowo, a jego dochód w danym miesiącu będzie niższy niż minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku, to wysokość składki zdrowotnej w tym miesiącu wyniesie 9 proc. minimalnego wynagrodzenia (z uwagi na to, że minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wynosi 3010 zł brutto, to minimalna składka zdrowotna w tym roku wynosi 270,90 zł).
Jeżeli przedsiębiorca rozlicza podatek dochodowy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to jego miesięczna składka zdrowotna wyniesie 9 proc. zryczałtowanej podstawy. W 2022 r. jest to 335,94 zł miesięcznie dla przychodu rocznego do 60 tys. zł, 559,89 zł dla przychodu rocznego do 300 tys. zł oraz 1007,81 zł dla przychodu rocznego powyżej 300 tys. zł.
W przypadku płacenia podatku w formie karty podatkowej podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne będzie minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku, a zatem składka zdrowotna w 2022 r. wynosi 270,90 zł miesięcznie.
Zbieg tytułów do ubezpieczeń
Jakie reguły obowiązują, jeżeli dana osoba spełnia warunki do ubezpieczenia w ZUS z racji dwóch lub więcej aktywności, np. prowadzi kilka działalności gospodarczych albo łączy prowadzenie firmy z pracą na etat?
Jeżeli osoba fizyczna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i dodatkowo spółkę cywilną, to składki na ubezpieczenia społeczne powinna opłacać tylko z jednej, wybranej przez siebie działalności. Natomiast składki na ubezpieczenie zdrowotne płaci się od każdej działalności.
W sytuacji kiedy przedsiębiorca dodatkowo pracuje na etacie, to zapłaci składki na ubezpieczenia społeczne wyłącznie od wynagrodzenia uzyskanego z tytułu umowy o pracę, pod warunkiem że jest ono co najmniej równe wynagrodzeniu minimalnemu. W przeciwnym razie (tj. jeżeli nie pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy i wynagrodzenie jest niższe od minimalnego) składki na ubezpieczenia społeczne będą pobierane z obu tytułów.
Składki na ubezpieczenie zdrowotne będą natomiast należne zarówno od wynagrodzenia z etatu, jak i z działalności. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dana osoba fizyczna uzyska z etatu kwotę nieprzekraczającą minimalnego wynagrodzenia, a jej dodatkowe przychody z działalności gospodarczej nie przekraczają miesięcznie 50 proc. tego wskaźnika oraz rozliczy się z podatku w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wtedy składka na ubezpieczenie zdrowotne należna będzie jedynie od umowy o pracę.
Nieco bardziej skomplikowana sytuacja dotyczy zbiegu działalności gospodarczej z umową o świadczenie usług (np. umową zlecenia). Jeżeli przedmiot umowy o świadczenie usług jest inny niż przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej, to ustalenie obowiązku składkowego zależy od sposobu oskładkowania działalności jak również od wynagrodzenia z tytułu umowy o świadczenie usług. Jeżeli przedsiębiorca płaci standardowe składki na ubezpieczenia społeczne od działalności, a wysokość wynagrodzenia uzyskanego pod umową cywilnoprawną nie przekracza 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, to obowiązkowo należne będą składki jedynie z tytułu działalności gospodarczej.
Natomiast w sytuacji kiedy przedsiębiorca opłaca preferencyjne składki na ubezpieczenia społeczne albo mały ZUS plus, a wartość wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, wtedy obowiązkowo należy odprowadzić składki z obu tytułów.
Jeszcze inne konsekwencje dotyczyć będą sytuacji, w której przedsiębiorca odprowadza preferencyjne składki na ZUS lub mały ZUS plus z działalności, ale wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takiej sytuacji składki na ubezpieczenia społeczne trzeba odprowadzić od tego tytułu, dla którego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia jako pierwsza. Jest jednak możliwość zmiany tytułu do ubezpieczeń społecznych.
Koszty uzyskania przychodów
Przy wyborze sposobu opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej duże znaczenie ma wysokość kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdyż może istotnie wpływać na deklarowany dla celów podatkowych dochód. Przyjrzyjmy się wydatkom, które - poza tymi bezpośrednio związanymi z osiąganiem przychodów - mogą stanowić koszty podatkowe.
Samochód osobowy
Przedsiębiorca może wykorzystywać w swojej działalności samochód, który ma różny status, co wpływa na sposób rozliczania kosztów.
▶ Prywatna własność bez wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.
Kosztem podatkowym będzie 20 proc. wydatków (np. paliwo, serwis, części, ubezpieczenie, myjnia) i składek na samochód, niezależnie od tego, czy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, czy również do użytku prywatnego. Co ważne, w tym scenariuszu dla celów PIT nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu prywatnego (kilometrówki).
Jeśli przedsiębiorca jest jednocześnie podatnikiem VAT, to należy pamiętać, że od podstawy, od której obliczamy 20 proc. kosztów podatkowych, należy odjąć odliczony VAT.
Jeśli przedsiębiorca wykorzystuje samochód wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, może odliczyć 100 proc. wydatków jako koszt podatkowy, o ile - będąc do tego zobowiązany na podstawie przepisów o VAT - prowadzi rejestr przejechanych kilometrów dla celów VAT. Jeśli nie jest vatowcem, to co prawda nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki i art. 23 ust. 5f ustawy o PIT potwierdza brak obowiązku prowadzenia kilometrówki jako wymogu zaliczenia wydatków w 100 proc. do kosztów podatkowych, ale dla celów dowodowych przed urzędem skarbowym warto taki rejestr prowadzić.
▶ Prywatna własność z wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych.
Ta opcja pozwala - w przeciwieństwie do wcześniejszego scenariusza - na rozliczenie w kosztach wartości auta poprzez odpisy amortyzacyjne. Co do zasady wartością, od której liczone są odpisy amortyzacyjne, jest cena nabycia samochodu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku samochodu użytkowanego przez podatnika przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych podstawą amortyzacji jest cena nabycia, ale nie może być wyższa od wartości rynkowej środka trwałego. W praktyce oznacza to, że utrata wartości rynkowej samochodu, jaka ma miejsce między datą zakupu a datą wprowadzenia samochodu do środka trwałego, nie może być kosztem podatkowym.
Samochód osobowy może być amortyzowany stawką 20 proc. (czyli przez pięć lat) lub 40 proc. dla samochodów używanych (które przed nabyciem były użytkowane co najmniej sześć miesięcy) lub ulepszonych (gdy ulepszenie stanowiło co najmniej 20 proc. wartości początkowej). Możliwe jest również zastosowanie metody liniowej przyspieszonej (najwyższa stawka wyniesie 28 proc.), gdy samochód jest używany w warunkach wymagających szczególnej sprawności technicznej lub intensywniej w stosunku do warunków przeciętnych.
Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
- 225 000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1083; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1260) oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,
- 150 000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
W odniesieniu do wydatków eksploatacyjnych, aż 75 proc. może być zaliczone do kosztów podatkowych, przy założeniu że samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych. Podobnie jak w pierwszym scenariuszu, podstawę, od której liczymy 75 proc., pomniejszamy o VAT, który podatnik odliczył (przy mieszanym wykorzystaniu działalności jedynie 50 proc. VAT z faktury zakupowej).
Jeśli samochód jest wykorzystywany jedynie do działalności gospodarczej, to można potraktować jako koszt podatkowy 100 proc. wydatków. Należy jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli podatnik jest do takiej zobowiązany na podstawie przepisów o VAT.
Za oddzielną kategorię wydatków uznaje się wydatki na ubezpieczenie samochodu. Potraktowanie ich jako koszt podatkowy jest powiązane z wartością samochodu i limitowane proporcjonalnie do kwoty 150 000 zł. Oznacza to, że te składki, które nie zależą od wartości samochodu (np. OC czy NNW), można odliczyć jako koszt podatkowy w 100 proc., te zaś, które są płacone od wartości ponad 150 000 zł (np. AC), nie powinny być zaliczane do kosztów podatkowych.
▶ Pojazd leasingowany.
W przypadku leasingu operacyjnego przedsiębiorca pokrywa raty leasingowe. Część raty dotycząca spłaty wartości początkowej samochodu może być kosztem podatkowym w takiej proporcji jak kwota 150 000 zł (225 000 zł, gdy mowa o samochodach elektrycznych albo wodorowych) do wartości leasingowanego samochodu. Z kolei część odsetkowa raty może być w całości zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na leasing finansowy, to ma możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej, czyli w tym przypadku od sumy rat leasingowych od wartości samochodu powiększonych o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania (np. opłaty, koszty transportu). Odliczenie jest jednak limitowane do 150 000 zł (225 000 zł w przypadku aut elektrycznych albo wodorowych). Część odsetkowa raty leasingowej podobnie jak w leasingu operacyjnym może być w całości kosztem podatkowym.
Wydatki eksploatacyjne w leasingu można zaliczyć do kosztów podatkowych w wysokości 75 proc., jeśli auto jest wykorzystywane również do celów prywatnych, lub 100 proc., jeśli służy wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej - należy jednak pamiętać o ewidencji przebiegu pojazdu.
Podobnie jak we wcześniejszym scenariuszu, wydatki na ubezpieczenie samochodu mogą być w całości zaliczone do kosztów podatkowych, o ile ubezpieczenie nie jest uzależnione od wartości samochodu. W przeciwnym wypadku mogą być kosztem podatkowym jedynie wtedy, gdy są obliczone od wartości samochodu do 150 000 zł.
Ubranie służbowe
Co do zasady wydatki można kwalifikować do kosztów podatkowych, o ile są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów. Co prawda przepisy nie odnoszą się wprost do wydatków na ubrania i nie zawierają definicji stroju służbowego (którego wartość zwalniają z opodatkowania, jeśli jego używanie należy do obowiązków pracownika), ale na podstawie dotychczasowego orzecznictwa można znaleźć pewne wskazówki co do możliwości zaliczenia wydatków na odzież i obuwie do kosztów podatkowych.
W profesjach, w których specjalistyczny strój jest bezdyskusyjnie konieczny, organy skarbowe przyznawały rację podatnikom, że wydatki na tego typu odzież może stanowić koszt podatkowy (np. fartuchy medyczne i rękawiczki medyczne lekarzy, toga prawnika, odzież ochronna geodety, ale również stroje sceniczne artystów). Niemniej jednak w przypadku ubioru mniej specjalistycznego, ale nadal wymaganego w pewnych okolicznościach czy w pewnych zawodach (jak np. garnitur, elegancka koszula czy garsonka), organy skarbowe kwalifikowały wydatki na tego typu ubiór jako wydatki o charakterze osobistym, spełniające zwykłe potrzeby osoby. Co więcej, dla skarbówki wydatki na elegancką odzież są raczej wydatkiem na reprezentację mającą na celu kreowanie dobrego wizerunku, a takie wydatki są na podstawie przepisów wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Jak wynika z argumentacji władz skarbowych w wydawanych interpretacjach, jedynie gdy odzież trwale traci charakter osobisty, poprzez opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (np. logo), można ich koszt uznać za koszt podatkowy jako wydatek na reklamę. Jednak samo naniesienie inicjałów identyfikujących firmę i podatnika może okazać się niewystarczające dla władz skarbowych (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 25 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA), dlatego każdorazowo należy krytycznie ocenić, czy dany ubiór utracił charakter osobisty.
Mieszkanie
Wydatki na najem mieszkania, w którym przedsiębiorca mieszka i jednocześnie prowadzi działalność, mogą być kosztem podatkowym. Należy jednak pamiętać o tym, aby w umowie najmu znalazł się zapis o możliwości użytkowaniu mieszkania do celów prowadzenia działalności.
Jeśli na fakturze kosztowej lub rachunku nie wyodrębniono czynszu za wynajem na potrzeby działalności gospodarczej, to podatnik powinien uwzględnić w kosztach podatkowych jedynie proporcjonalną część kwoty z faktury. Proporcję można ustalić na podstawie powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności gospodarczej (zarówno dany pokój przeznaczony na działalność, jak i część powierzchni wspólnych).
Władze skarbowe zgadzają się również na ujmowanie w kosztach podatkowych wydatków na mieszkanie wynajęte np. w innej miejscowości, jeśli służy ono jako miejsce noclegowe przy realizacji kontraktów z kontrahentami w tej miejscowości. Nawet jeśli jest wykorzystywane przez kilka dni w miesiącu, może być kosztem prowadzenia działalności gospodarczej. Podatnik musi jednak być w stanie udowodnić, że w danej miejscowości realizuje umowę.
W gorszej sytuacji znaleźli się przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu. Jeśli są jego właścicielem, dotychczas mogli część odpisów amortyzacyjnych zaliczyć do kosztów podatkowych. Od 1 stycznia 2023 r. ustawodawca wyłącza z amortyzacji budynki mieszkalne, lokale mieszkalne oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
Koszty eksploatacyjne
Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, to organy skarbowe przychylnie podchodzą do możliwości zaliczenia wydatków takich jak czynsz, media, woda, wywóz nieczystości, internet, energia elektryczna czy nawet wydatków na remont albo ratę odsetkową kredytu do kosztów podatkowych. Gdy jedynie część mieszkania jest przeznaczona na potrzeby prowadzenia działalności, to tylko w przypadku kosztów, które można jednoznacznie przypisać do działalności gospodarczej, pełna kwota z rachunku może być zaliczona do kosztów podatkowych (np. abonament telefonu służbowego). Jednak w przypadku takich kosztów, których nie da się wyraźnie wydzielić, Ministerstwo Finansów zaleca przypisanie wydatków do kosztów podatkowych na podstawie proporcji powierzchni wykorzystywanej do prowadzenia działalności w stosunku do całej powierzchni mieszkania. Podobnie należy podchodzić do zakupu sprzętu - mebli lub urządzeń.
Szkolenia
Wydatki na szkolenia nie zawsze będą kosztem podatkowym przedsiębiorcy. Istotne jest, aby dany wydatek miał na celu osiągnięcie przychodu lub zachowanie źródła przychodów. Musi zatem być związany z prowadzoną działalnością oraz sfinansowany ze środków podatnika.
Jeśli przedsiębiorca działa np. w branży IT i zdecyduje się uczestniczyć w szkoleniu z zarządzania projektami IT czy oprogramowania, które planuje wykorzystać w prowadzonej działalności, to taki koszt pozostaje w związku ze źródłami przychodu tego przedsiębiorcy. Ale już wydatek na kurs przygotowujący do zdania egzaminu na prawo jazdy dla takiego przedsiębiorcy może być uznany za wydatek osobisty. Inaczej organy skarbowe mogłyby jednak podejść do kwalifikacji takiego wydatku, gdyby przedsiębiorca działał w branży transportowej lub rozszerzał swoją działalność o usługi transportowe. Podobnie będzie w wydatkami na studia - jeśli kierunek edukacji ma na celu uzyskanie umiejętności niezbędnych do prowadzenia danej działalności albo pozwala na poszerzenie kwalifikacji i zakresu działalności, to wydatki poniesione na edukację będą mogły stanowić koszt podatkowy. Z kolei w przypadku kursów językowych organy skarbowe będą weryfikowały, czy znajomość języka jest niezbędna w prowadzonej działalności, np. czy współpracuje się z kontrahentami zagranicznymi albo wymagane jest korzystanie z obcojęzycznej literatury fachowej. Z tego powodu wydatki na naukę, szkolenia każdorazowo należy rozpatrywać indywidualnie i oceniać z perspektywy działalności prowadzonej przez danego przedsiębiorcę.
Koszty podróży służbowych
Podróże służbowe zwykle kojarzą się z pracownikami wysyłanymi przez pracodawców w delegacje. Jednak przedsiębiorcy też mogą być w podróży służbowej, jeśli np. wyjeżdżają poza miejscowość, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. W trakcie podróży przedsiębiorca zwykle ponosi wydatki na transport, nocleg czy wyżywienie. Koszty transportu i noclegu powinny być dokumentowane fakturami i rachunkami lub biletami oraz rozliczane w kosztach podatkowych w pełnej wysokości (z uwzględnieniem zasad przewidzianych dla wydatków eksploatacyjnych samochodów, o których była mowa wcześniej). Przedsiębiorców nie obejmują limity przewidziane dla pracowników.
Wyjątkiem są wydatki na jedzenie - nie stanowią one kosztów podatkowych, nawet jeśli są ponoszone w związku z podróżą służbową (traktowane są jak wydatek osobisty). Przedsiębiorca ma jednak możliwość ujęcia w kosztach podatkowych kwoty diet przysługujących pracownikom. Wysokość odliczenia będzie zależała od kraju podróży oraz czasu podróży. Jeśli jednak podczas wyjazdu służbowego przedsiębiorca zaprosi kontrahenta na biznesową kolację, to będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych całą kwotę wydatku (o ile wydatek taki nie ma charakteru reprezentacji).
UWAGA! W niektórych przypadkach przedsiębiorca jest zobowiązany ponosić wydatki również w okresie zawieszenia swojej działalności. Czy i w jakich przypadkach takie wydatki mogą być kosztem podatkowym, należy każdorazowo przeanalizować - z uwzględnieniem podstawowego warunku osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu.