Prawie każdy przedsiębiorca może z korzyścią dla wizerunku firmy podejmować działania proekologiczne, które wpisują się w strategię zrównoważonego rozwoju czy w politykę odpowiedzialności społecznej biznesu. Niestety nie zawsze organy podatkowe patrzą na nie równie przychylnie
Magdalena Zamoyska doradca podatkowy i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy
Form akcji rowerowych organizowanych przez firmy może być wiele. Poczynając od zakupu i udostępnienia rowerów pracownikom, poprzez zapewnienie miejsc postoju i parkingów, przeprowadzenie konserwacji po organizowanie wydarzeń integracyjnych promujących korzystanie z rowerów jako zielonego i zdrowego środka transportu włącznie. Każde z powyższych działań skutkuje określonymi konsekwencjami podatkowymi, które trzeba brać pod uwagę przed przeprowadzeniem planowanej inicjatywy. Możliwość zaliczenia wydatków na powyższe działania jako kosztów uzyskania przychodu nie powinna być kwestionowana przez organy. Wprawdzie nie można wykazać ich bezpośredniego związku z określonym przychodem, ale w obecnych realiach rynkowych odpowiedzialność społeczna biznesu (ang. corporate social responsibility, CSR) stanowi obowiązkowy obszar działalności firm, a brak podejmowania aktywności w tym zakresie w dłuższej perspektywie może się wiązać z negatywnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Taka działalność ma więc pośredni związek z uzyskaniem przychodu lub chociaż z zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodu. Nie może być także kwalifikowana jako reprezentacja (na którą wydatki są wyłączone z kosztów podatkowych), mimo że przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy. Analogiczna kwalifikacja powinna mieć zastosowanie w VAT, co oznacza, że przedsiębiorca powinien mieć możliwość odliczenia VAT od wydatków na działalność CSR oraz dodatkowo powinien być zapewniony brak obowiązku jego naliczenia w przypadku wykonywania określonych działań. Nie jest to jednak oczywiste, ponieważ np. nieodpłatne świadczenie usług jest opodatkowane VAT, chyba że można wykazać ich związek z działalnością gospodarczą. W przypadku inicjatyw CSR taki związek nie powinien być podważany, chociaż organy podatkowe wykazują w tym zakresie różne podejście.
Udostępnienie pojazdów pracownikom
Przykładem akcji rowerowej może być zakup rowerów przez przedsiębiorcę i nieodpłatne udostępnienie ich swoim pracownikom. Jeżeli firma zakupi rowery w celu zapewnienia swoim pracownikom środka transportu do wykonywania ich obowiązków zawodowych, to możliwość zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych czy odliczenia VAT od zakupu nie powinna budzić wątpliwości. W związku z udostępnieniem rowerów, przedsiębiorca nie będzie również musiał naliczać VAT, ponieważ nieodpłatna usługa będzie związana z jego działalnością gospodarczą. Można również argumentować, że jeżeli rowery są udostępniane wyłącznie dla celów służbowych, nie stanowi to dla pracownika przysporzenia podlegającego PIT oraz składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dla wzmocnienia powyższej kwalifikacji podatkowej warto jednak sporządzić regulamin zawierający zasady wykorzystywania rowerów na potrzeby firmy.
Niestety, sprawy mogą się skomplikować, jeżeli pracownicy będą wykorzystywać rowery również lub wyłącznie dla celów prywatnych, czego w praktyce często nie sposób uniknąć. Jak w takim razie rozliczyć podatki? Teoretycznie można zakwalifikować takie udostępnienie jako nieodpłatne świadczenie dla pracownika, w szczególności jeżeli dany pojazd jest przypisany do jego wyłącznego użytku. Potrzebna więc będzie wycena tej nieodpłatnej „usługi”, odprowadzenie od niej PIT i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dodatkowo może być konieczne naliczenie VAT, jeżeli usługa zostanie zakwalifikowana jako niezwiązana z działalnością gospodarczą, tylko wykonywana dla celów osobistych pracowników. Ciągle nie powinno być natomiast wątpliwości, że przedsiębiorca będzie mógł kwalifikować wydatki na zakup rowerów jako koszty uzyskania przychodów, jeżeli będą stanowiły benefit dla pracownika.
Są też jednak inne potencjalne możliwości. Jedną z nich jest umieszczenie na rowerze znaków firmowych np. logo przedsiębiorcy czy jego znaków towarowych. W takiej sytuacji można argumentować, że rower jest używany przez pracownika jako środek reklamy firmy, a nie w celu zaspokajania jego potrzeb prywatnych. Teoretycznie taki sposób działania powinien postawić pod znakiem zapytania konieczność naliczenia VAT od udostępnienia roweru (reklama jest związana z działalnością gospodarczą) czy zmniejszyć ryzyko kwalifikacji jako wynagrodzenia w naturze. Powyższy pomysł może jednak budzić wątpliwości, a organy podatkowe mogą próbować traktować takie działanie jako pozorne. Firmowe oznakowanie roweru ma jednak znaczenie przy ustalaniu nie tylko wartości rynkowej udostępnienia pojazdu, lecz także wpływa na obniżenie ceny przy jego potencjalnej sprzedaży na rzecz pracownika lub osoby trzeciej.
Należy też zwrócić uwagę, że brak przypisania określonego roweru do pracownika czy też mieszany sposób jego używania (co do zasady do wykonywania obowiązków służbowych, a okazjonalnie prywatnie) oraz dodatkowo jeszcze traktowanie jednośladu jako nośnika reklamowego mogą w praktyce zmniejszyć wskazane powyżej ryzyka podatkowe.
Miejsca parkingowe dla jednośladów
Innym przykładem akcji rowerowych jest budowanie i organizowanie miejsc postoju dla rowerów. Takie miejsca mogą być przygotowywane wyłącznie dla określonej grupy (np. pracowników czy klientów), ale przedsiębiorca może je również zapewniać dla szerszej społeczności lokalnej. W przypadku tego ostatniego kręgu beneficjentów inicjatywa może być podejmowana w celu „rekompensaty” działań przedsiębiorcy, np. inwestycyjnych, które są uciążliwe dla mieszkańców. W interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 kwietnia 2019 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.74.2019.3.JC) organ podatkowy potwierdził możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków na organizowanie programu rowerów miejskich, w ramach którego spółka zapewniła pełną infrastrukturę punktów postojowych, w tym stojaki, terminale i rowery. W odrębnym rozstrzygnięciu odniósł się natomiast negatywnie do możliwości odliczenia VAT – ze względu na brak bezpośredniego lub nawet pośredniego związku z działalnością gospodarczą spółki. Wprawdzie niekorzystna interpretacja została uchylona przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach (nieprawomocny wyrok z 18 czerwca 2020 r., sygn. akt I SA/Gl 1021/19), ale stało się tak ze względów proceduralnych, a nie materialnoprawnych.
Powyższe wątpliwości nie powinny jednak występować, jeżeli miejsca postojowe zostaną udostępnione pracownikom lub klientom firmy. Organy podatkowe nie podważają bowiem możliwości zaliczenia w koszty podatkowe i odliczenia VAT od wydatków związanych z zapewnieniem parkingu dla rowerów w siedzibie firmy. Chodzi nie tylko o bezpieczne miejsca postojowe, lecz np. infrastrukturę sanitarną (prysznice), z której skorzystanie może być niezbędne po dojechaniu do biura (np. interpretacja dyrektora KIS 18 sierpnia 2021 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.226.2021.1.MZA).
Organizowanie wydarzeń integracyjnych
Innym przykładem działania firm jest organizowanie imprez promujących korzystanie z rowerów, np. wśród pracowników lub współpracowników. W ramach takiego wydarzenia możliwe są nie tylko wspólne wycieczki rowerowe, lecz także przeprowadzenie konserwacji rowerów lub uzyskanie porad specjalistów.
Wydatki na zorganizowanie tego typu wydarzenia powinny być kosztem podatkowym. Oprócz aspektów dotyczących ochrony środowiska czy dbania o zdrowie dochodzą również dodatkowe argumenty w postaci integracji personelu, zapewnienia dobrej atmosfery w firmie i budowania pozytywnych relacji, a także czynniki motywacyjne. Przedsiębiorca co do zasady powinien mieć też prawo odliczenia VAT od wydatków na organizację, a uczestnikowi trudno będzie przypisać określony przychód związany z udziałem w wydarzeniu.©℗
Rozpoczynamy cykl, w którym będziemy przedstawiać różne przykłady działań podejmowanych przez firmy w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Będziemy w nim szczegółowo analizować podatkowe konsekwencje różnych działań, wskazując przy tym, w jakich sytuacjach występuje ryzyko przyjęcia przez fiskusa niekorzystnej dla podatników wykładni. Kolejne części będą ukazywać się co dwa tygodnie.