Faktury ustrukturyzowane są dobrowolne, ale z czasem będą obowiązkowe. Już dziś warto wiedzieć, jak działa Krajowy System e-Faktur i jakie potencjalne korzyści może przynieść.
Co to jest KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, można nazwać centralną bazą faktur. To system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową, umożliwiający wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Nie chodzi jednak o już funkcjonujące w obrocie faktury elektroniczne, a tzw. faktury ustrukturyzowane. To nowy typ faktury, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 r. Został wprowadzony w ramach szerszego pakietu zmian podatkowych pod hasłem SLIM VAT 2.
Korzystanie z KSeF jest obecnie dobrowolne. Ministerstwo Finansów chce, by z czasem system stał się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury. 30 marca 2022 r. poinformowało, że uzyskało na to zgodę Komisji Europejskiej. Konieczna jest jeszcze akceptacja Rady Unii Europejskiej. We wcześniejszych komunikatach pojawiały się zapowiedzi, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy w drugim kwartale 2023 r., ale żadna data nie została dotąd potwierdzona.
Krajowy System e-Faktur to nie to samo co Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), wykorzystywana przez urzędy oraz firmy realizujące zamówienia publiczne. Oba systemy, chociaż mają wspólne cechy, funkcjonują niezależnie od siebie.
Jak działa KSeF
W KSeF – za pomocą zintegrowanego z nim oprogramowania finansowo-księgowego – można wystawić fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML. System weryfikuje, czy dokument jest zgodny ze standardem i jeśli tak, nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Ważne, by fakturę wystawiać od razu w KSeF, a nie najpierw robić to w swoim systemie, a następnie wprowadzać do KSeF - w takim wypadku w obrocie byłyby dwie faktury, co skutkowałoby obowiązkiem dwukrotnego naliczenia VAT.
Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu, zaś datą otrzymania – dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego.
Odbiorca faktury uzyskuje do niej dostęp po uwierzytelnieniu się KSeF bądź poprzez podanie określonych danych tej faktur (tzw. dostęp anonimowy).
Zgodnie z Art. 106na. ust 2 ustawy o VAT, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób odbiorca ma wyrazić taką zgodę, pozostawiając tu dowolność. Jeśli odbiorca zgodny nie wyrazi, wystawca nadal będzie miał prawo skorzystać z KSeF, ale powinien wówczas udostępnić dokument drugiej stronie transakcji także w tradycyjny sposób – w formie papierowej lub elektronicznej (nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF).
Dla kogo jest Krajowy System e-Faktur
Z rozwiązania mogą korzystać czynni podatnicy VAT, a także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Ponadto jest dostępne dla podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.
Nie ma ograniczeń w dostępie ze względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu.
Co to jest faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana jest - zgodnie z definicją dopisaną do ustawy o VAT - fakturą „wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Zawiera pola na wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT, jak i elementy nieobowiązkowe, ale występujące w obrocie gospodarczym.
Każda e-faktura ustrukturyzowana jest wprowadzana do KSeF według jednego wzorca. Można ją wystawić w dwojaki sposób: przy użyciu komercyjnego oprogramowania lub za pomocą bezpłatnej aplikacji, którą udostępni Ministerstwo Finansów.
Dokument ma format XML i jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Korzyści z faktur ustrukturyzowanych
KSeF niewątpliwie jest ułatwieniem dla organów skarbowych i narzędziem do przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze podatków. Jak zapowiada resort finansów, dzięki niemu szybciej i sprawniej będzie można zidentyfikować oszustów podatkowych, zwłaszcza karuzele VAT.
Rozwiązanie ma jednak również zalety dla podatnika. Według Ministerstwa Finansów, przyspieszy i ułatwi obrót między przedsiębiorcami, faktury ustrukturyzowane są bowiem tworzone według jednolitego wzoru i od razu po wystawieniu trafią do kontrahenta.
Ponadto przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur:
- otrzyma szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni, a nie 60 dni;
- nie musi składać na wezwanie organów plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nim dane i tak znajdą się w systemie KSeF;
- ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu;
- nie będzie musiał przechowywać takiej faktury, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat;
Jak KSEF będzie działać w praktyce?
Krajowy System e-Faktur działa już od 1 stycznia, ale nie jest jeszcze rozwiązaniem powszechnym. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe oraz środowisko produkcyjne KSeF. Nie są to jednak samodzielne narzędzia, a API (interfejs programowania aplikacji) potrzebny do integracji systemu z zewnętrznym oprogramowaniem.
System być może stanie się bardziej popularny po 7 kwietnia 2022 r. Tego dnia MF planuje udostępnić wersję testową darmowej Aplikacji Podatnika KSeF. Program ma umożliwić m.in. wystawianie oraz odbieranie faktur z KSeF oraz zarządzanie uprawnieniami. To rozwiązanie zwłaszcza dla małych firm, które nie korzystają z komercyjnych programów księgowych.
Również 7 kwietnia 2022 r. w godz. 12- 14 na platformie MS Team odbędzie się bezpłatny webinar MF na temat aplikacji. Spotkanie będzie otwarte bez konieczności wcześniejszej rejestracji.
Uprawnienia do korzystania z KSeF
Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF; sposoby nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień; sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających KSeF oraz dane, których podanie umożliwi dostęp do konkretnej faktury, reguluje rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481).
Z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby (np. pracownicy) oraz podmioty. Przewidziano różne rodzaje uprawnień:
- do wystawiania lub odbioru faktur;
- do nadawania dalszych uprawnień;
- do samofakturowania;
- komornicze/dla organów egzekucyjnych (w przypadku faktur w imieniu i na rzecz dłużnika).
Aby korzystać z systemu, trzeba się uwierzytelnić poprzez:
- kwalifikowany podpis elektroniczny;
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną;
- podpis zaufany;
- token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych generowany przez KSeF;
- w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numerów NIP i/lub PESEL, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień możliwe jest również po zgłoszeniu danych do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie ze wzorem z rozporządzenia.