Przełom roku to czas, w którym podatek od nieruchomości zaprząta głowę osobom odpowiedzialnym w firmach za rozliczenia podatkowe. Powodem tego jest konieczność złożenia do 31 stycznia deklaracji na podatek od nieruchomości, co dla wielu podatników oznacza żmudny proces, z którym trzeba się uporać w krótkim czasie. Trudności powstają przy tym zarówno na etapie przygotowywania danych oraz wypełniania deklaracji, jak i ich składania do odpowiednich urzędów. W artykule przedstawiamy najczęstsze problemy praktyczne, z jakimi spotykają się podatnicy podczas przygotowywania i składania deklaracji na podatek odnieruchomości.

Mateusz Prusak, starszy menedżer, zespół ds. podatku od nieruchomości, Deloitte
dr Adam Kałążny, partner associate, zespół ds. podatku od nieruchomości, Deloitte
O co podatnicy pytają naszkoleniach
Stosowanie ujednoliconych formularzy
PROBLEM Przez lata mieliśmy różne zestawienia majątku dla różnych gmin. Obecnie, po wprowadzeniu jednolitych wzorów deklaracji na podatek od nieruchomości, trudno nam dostosowywać się do wymagań formularza i wypełniać szczegółowe załączniki. Czy mamy taki obowiązek i czy wszystkie pola w formularzu mają zostać wypełnione?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z przepisami podatnicy zobowiązani są do składania deklaracji na podatek według wzoru określonego przez ministra finansów. Wzór ten obejmuje również załączniki do deklaracji, które obejmują szczegółowe dane niezbędne do wymiaru i poboru podatku od nieruchomości. W praktyce najwięcej problemów sprawia raportowanie o dokładnym położeniu danego składnika poprzez określenie m.in. numeru działki i księgi wieczystej nieruchomości.
Należy pamiętać, że w przypadku niekompletnego uzupełnienia deklaracji organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających może wezwać podatnika do skorygowania deklaracji. Organ podatkowy może również wezwać podatnika do złożenia stosownych wyjaśnień dotyczących braku określonych danych. W praktyce kwestionowanie przez organy podatkowe niekompletnych danych lub zestawień przygotowanych na własnym wzorze przez podatnika zdarza się stosunkowo rzadko. Sytuacja ta wydaje się jednak tymczasowa, gdyż kwestią czasu jest to, by raportowanie podatku od nieruchomości również odbywało się w sposób cyfrowy (np. w sposób zbliżony do JPK_VAT). Gdy takie zmiany wejdą w życie, to odpowiednia forma dokumentu stanie się kluczowa z perspektywy jej poprawności i możliwości przetwarzania przez organy podatkowe. W takim przypadku nie będą już akceptowane dowolne formy deklaracji lub wybrakowane dane, ponieważ taki stan uniemożliwi organom podatkowym właściwe funkcjonowanie.
W tym kontekście warto pracować nad ujednoliceniem formy i jakości danych w przypadku majątku rozproszonego w różnych gminach. Ułatwi to bieżące rozliczenia i umożliwi stosowanie narzędzi do automatycznego uzupełniania deklaracji na podatek od nieruchomości, a także pozwoli się przygotować na ewentualne zmiany związane z postępującą cyfryzacją. Może być to również dobra okazja do przeprowadzenia szerszego audytu swoich nieruchomości.
Zróżnicowane podejście organów do klasyfikacji
PROBLEM Posiadamy majątek położony w kilku gminach w różnych częściach Polski. Część majątku wybudowaliśmy we własnym zakresie, natomiast część nabyliśmy jako istniejące i funkcjonujące zakłady. Staramy się rozliczać podatek od nieruchomości w ujednolicony sposób, jednak z uwagi na specyfikę majątku istnieją obszary, które w różnych gminach traktowane są w różny sposób. Na przykład istniejące w każdym z naszych zakładów wiaty magazynowe w części gmin są deklarowane do opodatkowania jako budowle (ze względu na brak przegród budowlanych), a w części jako budynki (gminy twierdzą, że powinny być one opodatkowane od powierzchni użytkowej). Czy brak jednolitego podejścia rodzi dla nas jakieś ryzyka?
ODPOWIEDŹ Podatek od nieruchomości jest podatkiem lokalnym, co oznacza, że każdy organ podatkowy ma daleko posuniętą autonomię w wykładni przepisów dotyczących przedmiotów opodatkowania położonych w danej gminie. Sytuacja, w której identyczne obiekty są traktowane w różny sposób przez różne gminy, nie jest zjawiskiem rzadkim, przy czym nie jest to sytuacja komfortowa dla podatnika. Brak jednolitego podejścia do rozliczeń podatkowych może np. budzić wątpliwości audytorów badających sprawozdanie finansowe spółki (w szczególności jeżeli kwota potencjalnego ryzyka podatkowego przekracza próg kwotowy, powyżej którego korekty wpływają istotnie na sprawozdanie finansowe). Okazją do identyfikacji przypadków niejednolitego podejścia do opodatkowania danej kategorii majątku może być kompleksowy przegląd rozliczeń, który warto przeprowadzić raz na parę lat. Złożenie deklaracji na kolejny rok podatkowy może być dobrym momentem na podjęcie próby ujednolicenia rozliczeń. Należy wskazać, że dotychczas organy podatkowe nie były zainteresowane tym, czy rozliczenia podatkowe danego podatnika w różnych gminach są ze sobą spójne, niewielki jest też przepływ informacji pomiędzy gminami. Postępująca cyfryzacja zbierania i raportowania danych o podatku od nieruchomości może jednak to zmienić i zwrócić uwagę organów podatkowych na sytuacje, w których podatnik traktuje w odmienny sposób podobne obiekty położone w różnych gminach.
Wykaz aktualnych stawek
PROBLEM Rozliczamy podatek od nieruchomości w ponad 30 miejscowościach. Kiedy i gdzie znajdę aktualne na 2022 r. stawki podatku od nieruchomości w poszczególnych gminach? Czy istnieje jakiś centralny zbiór stawek podatkowych przygotowany przez Ministerstwo Finansów?
ODPOWIEDŹ Maksymalne stawki podatku od nieruchomości określone są w ustawie z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1170; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2290), przy czym z uwagi na coroczną waloryzację ich wysokość ustalana jest co roku w drodze obwieszczenia (publikowanego do 31 października danego roku) przez ministra finansów. Poszczególne gminy ustalają własne stawki podatku do wysokości określonych w obwieszczeniu. W przypadku zmian stawek w stosunku do poprzednio ogłoszonych powinny opublikować stosowną uchwałę w tym przedmiocie najpóźniej do 17 grudnia (z uwagi na konieczność zachowania 14-dniowego vacatio legis warunkującego skuteczność obowiązywania przepisów podatkowych od nowego roku). Najlepszym źródłem informacji są strony internetowe poszczególnych gmin (najczęściej biuletyny informacji publicznej ‒ BIP) lub wojewódzkie dzienniki urzędowe, dostępne również w formie online. Dane o stawkach powinny się pojawić od połowy grudnia, lecz w praktyce może się zdarzyć, że są dostępne dopiero po Nowym Roku. Niekiedy w celu uzyskania takiej informacji konieczny będzie osobisty lub telefoniczny kontakt z urzędem.
Warto zauważyć, że Ministerstwo Finansów na swoich stronach internetowych udostępnia bazę stawek podatku od nieruchomości obowiązujących we wszystkich gminach w Polsce, jest jednak ona aktualizowana po terminie na złożenie deklaracji na podatek od nieruchomości (deklaracja powinna zostać złożona do 31 stycznia danego roku). Dane z bazy ministerialnej nie mogą być zatem wykorzystane przy przygotowaniu deklaracji na podatek od nieruchomości w styczniu danego roku. Oczywiście w przypadku rozległego majątku (należy mieć na uwadze, że rekordziści posiadają majątek w ponad 2000 gminach w Polsce) tego rodzaju rozwiązanie jest niezwykle czasochłonne i angażuje duże zasoby kadrowe. W przypadku dużej liczby gmin, w których podatnik składa deklaracje, można rozważyć, czy nie skorzystać z rozwiązań komercyjnych oferowanych na rynku.
Pełnomocnictwo jedno czy kilka
PROBLEM Mamy majątek w kilku gminach i chcemy zacząć wysyłać deklaracje drogą elektroniczną. Deklaracje podpisywać ma kierownik wydziału podatków, który nie jest członkiem zarządu ani prokurentem. Czy do każdej gminy musimy wysłać osobne pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2328) pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników (może być to różny organ w zależności od statusu danego podmiotu). Ministerstwo Finansów przygotowało formularz UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej), za pomocą którego można upoważnić wskazaną osobę do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej. Co prawda, formularz nie zawiera w sobie wprost informacji o tym, że dotyczy on również podatku od nieruchomości (lub innych podatków lokalnych), ale przyjęta praktyka doprowadziła do wyeliminowania tej ewidentnej luki prawnej. Zatem przyjąć należy, że raz złożone pełnomocnictwo upoważnia do podpisywania deklaracji zarówno w organach podatkowych zajmujących się zobowiązaniami o charakterze centralnym (CIT, PIT lub VAT), jak i w lokalnych organach podatkowych właściwych dla podatku od nieruchomości. Gmina ma możliwość samodzielnego zweryfikowania, czy osoba, która podpisała deklarację, była do tego upoważniona. Dla usprawnienia procesu i uniknięcia ewentualnych pytań ze strony organów podatkowych można również wystąpić o zaświadczenie o złożeniu pełnomocnictwa, które można załączyć do wysyłanej deklaracji na podatek od nieruchomości.
W przypadku pełnomocnictwa do tradycyjnego podpisywania papierowych deklaracji niezbędne będzie złożenie deklaracji w każdej gminie. Pewnym ułatwieniem jednak jest to, że formularz UPL-1P (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej) przewiduje złożenie w formie odrębnego załącznika listy organów podatkowych (gmin), do którego jest kierowane pełnomocnictwo – nie trzeba zatem przygotowywać osobnego druku dla każdej gminy.
Wysyłka przez ePUAP
PROBLEM W jakiej formie możemy wysłać elektroniczną deklarację do urzędu? Niektóre gminy mają swoje autorskie systemy informatyczne. Czy możemy wysłać wszystkie deklaracje przez ePUAP?
ODPOWIEDŹ Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 8 czerwca 2019 r. w sprawie sposobu przesyłania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 1185) deklaracje mogą być przesyłane z wykorzystaniem:
  • elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP);
  • innego systemu teleinformatycznego udostępnionego na stronie BIP właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego.

    Zobacz również:

    MF pozwala na wybór estońskiego CIT także po 31 stycznia

Z rozporządzenia w żaden sposób nie wynika ograniczenie prawa podatnika do wyboru metody wysyłki elektronicznej deklaracji nawet w przypadku, gdy gmina posiada dodatkowy system teleinformatyczny inny niż ePUAP. Zatem w każdym przypadku podatnik może przesłać deklarację na podatek od nieruchomości, kierując ją na odpowiedni adres ePUAP urzędu lub w przypadku braku takiego adresu na adres ogólny (w formie pisma ogólnego).
Należy też pamiętać o odpowiednim podpisaniu deklaracji przed jej wysyłką ePUAP (tj. w odpowiedniej formie oraz przez osobę upoważnioną). Deklaracja może być podpisana elektronicznym podpisem osobistym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (ePUAP). Podpisanie samego dokumentu kierowanego do urzędu bez uprzedniego podpisania deklaracji może zostać uznane za nieskuteczne doręczenie deklaracji.
O czym warto pamiętać
! Każdy organ podatkowy ma daleko posuniętą autonomię w wykładni przepisów dotyczących przedmiotów opodatkowania podatkiem od nieruchomości położonych w danej gminie.
! Najlepszym źródłem informacji o aktualnych stawkach podatku od nieruchomości są strony internetowe poszczególnych gmin (najczęściej biuletyny informacji publicznej BIP) lub wojewódzkie dzienniki urzędowe.
! Nawet jeśli gmina ma dodatkowy system teleinformatyczny, to podatnik może przesłać deklarację na podatek od nieruchomości przez ePUAP.