Jak zaksięgować usługi serwisowe

Naszą podstawową działalnością jest sprzedaż maszyn i urządzeń. Dodatkowo świadczymy swoim klientom posprzedażne usługi serwisowe, czyli wykonujemy naprawy. W jaki sposób ewidencjonować takie usługi naprawcze?

Przedsiębiorstwa prowadzące jako podstawową działalność handlową (np. w zakresie sprzedaży maszyn i urządzeń) mogą również dodatkowo świadczyć swoim klientom posprzedażne usługi serwisowe dotyczące ewentualnych napraw zbytych towarów. Takie usługi serwisowe mogą być świadczone siłami własnymi lub też siłami obcymi (za pośrednictwem podwykonawców).

Operacje gospodarcze związane z usługami serwisowymi wymagają odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych usługodawcy.

1. Usługi serwisowe świadczone siłami obcymi

A. Wydanie podwykonawcy materiałów służących wykonaniu przez niego usługi serwisowej:

Wn konto 31-1 „Materiały w przerobie”,
Ma konto 31 „Materiały”,

oraz odniesienie wartości wydanych podwykonawcy materiałów w ciężar kosztów operacyjnych:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (zużycie materiałów) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”),
Ma konto 31-1 „Materiały w przerobie”.

B. Otrzymanie od podwykonawcy faktury z tytułu realizacji usługi serwisowej:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;

oraz wartość zamówionej u podwykonawcy usługi serwisowej:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

oraz uregulowanie zobowiązania wobec podwykonawcy:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,
Ma konto 13 „Rachunki bankowe”.

C. Wystawienie na rzecz odbiorcy faktury z tytułu realizacji usługi serwisowej:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług” (gdy usługa serwisowa stanowi podstawową działalność usługodawcy; jest bezpośrednio związana z jego działalnością operacyjną) lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” (gdy usługa serwisowa nie stanowi podstawowej działalności usługodawcy; jest pośrednio związana z jego działalnością operacyjną);

oraz otrzymanie należności od nabywcy usługi serwisowej:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

D. Koszt sprzedanej usługi serwisowej:

Wn konto 70-1 „Koszt sprzedanych usług” (gdy usługa serwisowa stanowi podstawową działalność usługodawcy; jest bezpośrednio związana z jego działalnością operacyjną) lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (gdy usługa serwisowa nie stanowi podstawowej działalności usługodawcy; jest pośrednio związana z jego działalnością operacyjną),
Ma odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”).

2. Usługi serwisowe świadczone siłami własnymi

A. Wydatki poniesione w związku z serwisem zbytych uprzednio maszyn i urządzeń (np. wydanie z magazynu części składowych, świadczenie pracy przez pracowników usługodawcy):

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (zużycie materiałów, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”),
Ma różne konta zespołów 1, 2 i 3 (np. konto 10 „Kasa”; konto 13 „Rachunki bankowe”; konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”; konto 31 „Materiały”).

B. Wystawienie na rzecz odbiorcy faktury z tytułu realizacji usługi serwisowej:

Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”,
Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 70-0 „Sprzedaż usług” (gdy usługa serwisowa stanowi podstawową działalność usługodawcy; jest bezpośrednio związana z jego działalnością operacyjną) lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” (gdy usługa serwisowa nie stanowi podstawowej działalności usługodawcy; jest pośrednio związana z jego działalnością operacyjną);

oraz otrzymanie należności od nabywcy usługi serwisowej:

Wn konto 13 „Rachunki bankowe”,
Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

C. Koszt sprzedanej usługi serwisowej:

Wn konto 70-1 „Koszt sprzedanych usług” (gdy usługa serwisowa stanowi podstawową działalność usługodawcy; jest bezpośrednio związana z jego działalnością operacyjną) lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (gdy usługa serwisowa nie stanowi podstawowej działalności usługodawcy; jest pośrednio związana z jego działalnością operacyjną),
Ma odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”).

Natomiast w księgach rachunkowych usługobiorcy operacje gospodarcze związane z usługami serwisowymi wymagają poniższych zapisów.

1. Otrzymanie od usługodawcy faktu ry z tytułu realizacji usługi serwisowej

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT),
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Wartość nabytej usługi serwiso wej

A. Wartość usługi serwisowej jest nieistotna:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

B. Wartość usługi serwisowej jest istotna:

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (usługi obce),
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;

oraz przeniesienie wydatku związanego z zakupem usługi serwisowej do rozliczenia w czasie:

Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”;

oraz przypisanie wydatku związanego z zakupem usługi serwisowej do bieżącego okresu sprawozdawczego:

Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów” lub odpowiednie konto zespołu 5 (np. konto 50 „Koszty działalności podstawowej”),
Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

3. Uregulowanie zobowiązania wobec usługodawcy