Wiele organów podatkowych w różnych częściach globu już od pewnego czasu zmaga się z wyzwaniami, które niesie ze sobą transformacja technologiczna. Z powodu przeniesienia sporego zakresu działalności do przestrzeni cyfrowej dokładna kontrola zobowiązań podatkowych stała się problematyczna. Jako dobitny przykład może posłużyć luka VAT. Trudno oszacować, jak dużą część tej kwoty stanowiły straty podatkowe poniesione w wyniku braku dopasowania do ówczesnego poziomu digitalizacji, jednak nie ulega wątpliwości, że sam ten proces i jego tempo w dużej mierze przyczyniły się do powstania wspomnianej luki.

Tomasz Brzozowski starszy konsultant w zespole Tax Technology & Transformation w EY Doradztwo Podatkowe Krupa sp. k. / foto: materiały prasowe

Podobne sygnały o nieszczelności systemów podatkowych docierały do organów podatkowych już od kilku lat, a nieuniknione zmiany technologiczne stawały się coraz bardziej widoczne, stąd m.in. wprowadzenie z inicjatywy OECD jednolitego pliku kontrolnego (ang. Standard Audit File for Tax), który pomagałby w zwiększeniu efektywności kontroli podatkowych. Zaproponowane rozwiązanie jak do tej pory przyjęło już wiele państw, w tym Polska.

Kolejnym punktem zwrotnym w procesie digitalizacji okazała się pandemia koronawirusa. Wywołany przez nią na początku 2020 r. kryzys jeszcze bardziej przyśpieszył zmiany technologiczne w zakresie podatków. Organy fiskalne w wielu państwach zostały zmuszone, by nauczyć się współpracować z pracownikami i podmiotami wykonującymi swoje zadania całkowicie zdalnie oraz przestawić strategie kontroli podatkowych na prowadzenie ich częściowo (lub nawet w całości) przy wykorzystaniu przestrzeni internetowej.
Te problemy sprawiają, że administracje podatkowe na świecie wdrażają coraz bardziej zaawansowane technologicznie narzędzia (m.in. aby wspierać wysiłki windykacyjne ze względu na wzmożoną liczbę umorzeń zobowiązań podatkowych, odroczeń składania wniosków, przedłużanie terminów płatności i powszechne bankructwa przedsiębiorstw). Wszystko to wprowadza poważne zakłócenia w tradycyjnych systemach podatkowych. Organy dopiero uczące się działania w tak trudnych warunkach borykają się z presją, aby mimo wszystko pozostać efektywnymi w natłoku danych, które chcą pozyskać, a jednocześnie brać pod uwagę potrzeby podatników próbujących wyjść z kryzysu.

Rozwiązania administracji podatkowych na świecie

Przykładem zmian mających na celu zaadresowanie postępującej digitalizacji w podatkach są wdrażane w Grecji od 1 kwietnia 2021 r. e-faktury i e-księgi. Od niedawna firmy w tym kraju muszą składać e-faktury zgodnie ze specyfikacjami lokalnych organów podatkowych dotyczącymi fakturowania cyfrowego. Jeśli natomiast chodzi o e-księgi, to przedsiębiorcy są zobowiązani do raportowania w nich danych dotyczących wpisów z księgi głównej, listy płac, a także innego typu transakcji. Raportowanie odbywa się przy użyciu specjalnych platform cyfrowych należących do organów podatkowych. Wspomniany obowiązek miał być wprowadzony już w 2020 r., jednak ze względu na pandemię koronawirusa władze zdecydowały się opóźnić obowiązywanie raportowania e-faktur i e-ksiąg, aby ułatwić funkcjonowanie podatników.
Co ważne, dążenie Grecji do obowiązkowego składania dokumentów drogą elektroniczną jest częścią globalnego trendu. Ze względu na to, że organy poszukują innowacyjnych sposobów wykrywania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania, urzędy skarbowe coraz częściej wymagają elektronicznego wystawiania faktur i elektronicznego przekazywania danych o transakcjach.

W opisany wyżej trend wpisuje się również Portugalia, gdzie przedsiębiorstwa prowadzące działalność już od 2014 r. zostały prawnie zobowiązane do korzystania z rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego zaproponowanych przez tamtejszy organ podatkowy (DGCI). Regulacje te obejmują wszystkie podmioty wystawiające faktury elektroniczne, a wszelkie firmy, które nie korzystają z certyfikowanego oprogramowania rozliczeniowego, mogą podlegać karom. Dodatkowo państwo korzysta z własnej wersji jednolitego pliku kontrolnego (tj. SAFT-PT).
Nie tylko kraje z UE mierzą się z digitalizacją. Jest to proces, który stale przyśpiesza i swoim zasięgiem obejmuje cały świat, dlatego tak ważne jest innowacyjne podejście kolejnych administracji podatkowych do wyzwań pojawiających się na horyzoncie. Jako potwierdzenie można przedstawić interesujące rozwiązania zaproponowane przez organy podatkowe Federacji Rosyjskiej. Działający tam od pięciu lat zaktualizowany system ewidencji transakcji VAT oferuje pełniejszy i bardziej przejrzysty wgląd w dane podatkowe. Przy minimalnym zaangażowaniu człowieka śledzi on i dopasowuje dane transakcji od kupujących i sprzedających z całego kraju. W rezultacie system zapewnia przestrzeń do przestrzegania przepisów podatkowych, a nie uchylania się od opodatkowania, zmniejszając tym samym lukę VAT z 10–11 proc. do mniej niż 1 proc.

Kolejnym przykładem pokonywania współczesnych wyzwań podatkowych w Rosji jest specjalny model, w którym dane z wielu kas fiskalnych są na bieżąco przesyłane bezpośrednio do krajowej Federalnej Służby Podatkowej. Zachowanie dokładności w całym tym procesie jest ciągłym wyzwaniem, ale w szerszej perspektywie pozwoli na zdefiniowanie poprawnych modeli zachowań podatników i zapewni dostęp do wartościowych danych dotyczących gospodarki.

W związku z powyższym można stwierdzić, że technologia i inne najnowsze rozwiązania w rosyjskiej administracji podatkowej zwiększają jej wydajność, a w rezultacie kreują relacje oparte na zaufaniu, poprawiające relacje między podatnikami a organami podatkowymi. Zatem w wielu przypadkach najwięksi rosyjscy podatnicy skłaniają się w kierunku integracji swoich systemów informatycznych z systemami Urzędu Podatkowego, aby zachować jak największą transparentność i spójność z wymogami.

Należy więc pamiętać, iż dzięki rozwiązaniom technologicznym stosowanym obecnie w wielu państwach wymiana danych podatkowych między krajami jest znacznie bogatsza i bardziej przejrzysta niż jeszcze kilka lat temu, po części dzięki organizacjom takim jak Forum Administracji Podatkowej (FTA). Jej platforma umożliwia automatyczną wymianę danych między jurysdykcjami partnerskimi, takimi jak G20, tworząc przestrzeń na gromadzenie wspólnych spostrzeżeń. Wyciągnięte wnioski pomagają administracjom podatkowym w rozwijaniu szeroko pojętej współpracy z podatnikami.

Jako ciekawy przykład warto wskazać wdrożenie – np. w Portugalii – certyfikacji programów księgowych przez administrację publiczną. Ma to na celu ujednolicenie podejścia w stosowanych mechanizmach oraz walidacjach we wszystkich systemach f/K oraz ERP. W pierwszej fazie procesu digitalizacji akceptowane były wszystkie narzędzia pozwalając na wygenerowanie poprawnych pod kątem technicznych plików XML. Następny krok to migracja do systemów posiadających certyfikację. Zastosowanie powyższego podejścia pozwala organom podatkowym na dużo szerszy zakres prowadzenia automatycznych kontroli podatkowych jak również analizy w zakresie podatku dochodowego.

Na szybkość oraz zakres zmian w administracji publicznej wpłynęła także pandemia koronawirusa. Trwająca pandemia skłoniła bowiem wiele administracji podatkowych do zamknięcia swoich biur i szybkiego przejścia na e-administrację, co przyczyniło się ro rozwoju wirtualnych asystentów oraz chatbotów. Jedna, jak i druga forma wprowadzana przez takie kraje jak Wielka Brytania, Hiszpania czy chociażby Australia miała na celu automatyzację oraz wsparcie podatników w najczęściej pojawiających się problemach podatkowych. W zależności od rozwoju narzędzi bazują one na prostych algorytmach zawierających zamknięta pulę pytań i odpowiedzi aż po wdrożenie sztucznej inteligencji w chat botach, która są w stanie pomóc w bardziej skomplikowanych kwestiach podatkowych. Niezależnie od zastosowanego rozwiązania wskazywane odpowiedzi są jednolite i pozwalają podatnikom podjęcie konkretnych działań.

Digitalizacja podatkowa w Polsce

Digitalizacja nie omija również Polski, dlatego też wymierne finansowo doświadczenia z innych jurysdykcji podatkowych znajdują zastosowanie również w naszym kraju. Obecnie przykładem wspominanym już na początku artykułu jest jednolity plik kontrolny, który od kilku lat stanowi integralny element polskiego systemu podatkowego i wszystko wskazuje na to, że taki stan rzeczy utrzyma się jeszcze przez długi czas. Wiąże się to z wieloma zaletami, w szczególności związanymi z prowadzeniem przez MF kontroli podatkowych (np. możliwość kompleksowej analizy danych elektronicznych pochodzących z ewidencji podatkowych dotyczących kontrahentów i transakcji z nimi zawiera nych).

Nie można także pominąć wspomnianej przy okazji rozwiązań podatkowych w Grecji i Portugalii koncepcji e-faktur. Polskie Ministerstwo Finansów pracuje obecnie nad możliwością wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej (właśnie tzw. e-faktur) i wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), gdzie tego rodzaju dokumenty podatników miałyby trafiać i być przetwarzane na potrzeby pozyskiwania istotnych danych podatkowych. Zgodnie z założeniami e-faktury będą wystawiane w formacie .xml (podobnie jak pliki JPK). System będzie służył również do odbierania e-faktur zakupowych. Zgodnie z założeniami od 1 stycznia 2022 r. z systemu e-faktur przedsiębiorcy będą mogli korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 stycznia 2023 r. korzystanie z systemu ma być obligatoryjne.

Należy się spodziewać, iż tak samo jak inne kraje na świecie Polska będzie poddawana coraz większej presji technologicznej na niemalże każdej płaszczyźnie. Nic więc dziwnego, że również system podatkowy w naszym kraju, a tym samym zakres raportowania elektronicznego, będzie ulegał ciągłym zmianom, a rozwiązania przynoszące korzyści w innych państwach najprawdopodobniej znajdą zastosowanie także u nas.