Ekwiwalent bądź ryczałt, w ramach którego będą zwracane koszty pracy zdalnej dla osób pracujących w ten sposób na stałe, nie będzie przychodem zatrudnionego, a pracodawca zaliczy taki wydatek do firmowych kosztów. Maksymalna jego wysokość będzie zależeć od uzgodnień pracodawcy i podwładnego, nie określą jej żadne przepisy.
Takie rozwiązania zawiera konsultowany obecnie projekt nowelizacji kodeksu pracy i innych ustaw, w którym resort rozwoju, pracy i technologii zdecydował się na uregulowanie wątpliwości związanych z pracą zdalną.
– Projektowane przepisy sprawią, że pojawi się ryzyko, iż pod pretekstem ekwiwalentu bądź ryczałtu za pracę zdalną wypłacane będzie dodatkowe wynagrodzenie. Do tego ustalenie ich w nierealnej wysokości może zostać uznane przez fiskusa za działanie pozorne. Wtedy problemy obu stron dopiero się zaczną – komentuje Adam Bartosiewicz, doradca podatkowy i partner w kancelarii EOL.
Projekt zakłada, że zasady pracy zdalnej mają być określane w porozumieniu z zakładowymi związkami zawodowymi lub w regulaminie określonym w drodze kompromisu z przedstawicielami pracowników, ewentualnie w poleceniu wydanym podwładnemu albo porozumieniu, które zawrze on z szefem.
Nowe regulacje
Projektowany art. 6724 kodeksu pracy określa obowiązki pracodawcy, które muszą być zawsze spełnione wobec pracownika zdalnego. Powinien on dostarczyć podwładnemu niezbędne materiały i narzędzia pracy, pokryć koszty związane z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją, koszty energii elektrycznej i dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz inne koszty bezpośrednio związane z pracą z domu, jeśli określono je w porozumieniu, regulaminie bądź poleceniu określającym warunki pracy zdalnej. Podwładny może za zgodą szefa wykorzystywać własny sprzęt, za co przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej przez strony.
Pracodawca może się też umówić z podwładnymi, że zamiast ekwiwalentu bądź zwrotu kosztów wypłaci im ryczałt, „którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną”.
Przychodu brak, jest koszt
Powstaje pytanie, czy pracownik, któremu zostanie wypłacony ekwiwalent bądź ryczałt, otrzyma z tego tytułu przychód oraz czy pracodawca zaliczy takie kwoty do firmowych kosztów.
W uzasadnieniu projektu czytamy, że „obowiązujące zasady opodatkowania podatkiem dochodowym kosztów związanych z pracą zdalną powinny zostać utrzymane w odniesieniu do projektowanych regulacji, w tym również w zakresie, w jakim na podstawie porozumienia zawartego z pracownikiem pracodawca zwraca np. koszty energii elektrycznej czy dostępu do Internetu. Są to bowiem – w opinii Ministerstwa Finansów – koszty bezpośrednio związane z «eksploatacją» sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej”.
W projekcie znajdziemy jednak wyłącznie art. 6725, z którego wynika, że narzędzia pracy i materiały dostarczone przez pracodawcę oraz zwrot kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną nie będą opodatkowanym przychodem podwładnego.
W projekcie nie ma analogicznej regulacji dotyczącej kosztów uzyskania przychodu po stronie pracodawcy.
– Niewprowadzenie takiego przepisu do nowelizacji przy jednoczesnym uregulowaniu kwestii braku przychodu może niektórych zastanawiać, ale i tak nie ulega wątpliwości, że racjonalny wydatek poniesiony przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika zdalnego może być kosztem uzyskania przychodu. Potwierdził to wiceminister finansów Jan Sarnowski, odpowiadając 5 maja na poselską interpelację nr 22251 – mówi Joanna Narkiewicz-Tarłowska, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego w PwC.
Praca zdalna dla rodziców. Raczej rekomendacja niż twarde uprawnienie
Praca zdalna dla rodziców. Raczej rekomendacja niż twarde uprawnienie

Zobacz również
Praktyczne trudności
Zastosowanie nowych przepisów w praktyce może być jednak bardzo kłopotliwe. Jak zauważa Michał Brągiel, starszy prawnik w kancelarii Gessel, problematyczne może się okazać przede wszystkim ustalenie wysokości kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną.
Projektowany art. 6724 pkt 5 k.p. nakazuje w tym celu brać pod uwagę „normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia dotyczące pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną, w tym w szczególności normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych”.
– Taka formuła jest bardzo ogólna, a więc ekwiwalenty bądź ryczałty mogą się znacząco różnić. W praktyce nie będzie łatwo jednoznacznie określić, o ile wzrosły wydatki pracownika na prąd czy wodę w związku z pracą zdalną. Skoro zaś wysokość wypłacanych kwot będzie się różnić, niewątpliwie może to wzbudzić zainteresowanie fiskusa, który będzie badał np., czy nie dochodzi do sztucznego podwyższania wysokości kosztów firmowych uzyskania przychodu – przestrzega Michał Brągiel.
Nieodpłatne świadczenia
Część ekspertów zwracała też uwagę, że obecnie tylko niektórzy pracodawcy zwracają wydatki ponoszone przez pracujących zdalnie podwładnych w związku z zatrudnieniem. To mogłoby oznaczać, że po wejściu w życie nowych przepisów pracodawca, który zaoszczędza na wydatku pracowniczym, uzyska opodatkowany przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Innego zdania jest jednak Michał Brągiel. – Świadczeniem pracownika na rzecz pracodawcy jest praca, za którą otrzymuje wynagrodzenie. W zamian za ponoszenie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca nie otrzyma więc innego świadczenia ze strony podwładnego. Uważam więc, że pracodawca nie uzyska żadnego opodatkowanego przysporzenia majątkowego, jeśli nie pokryje on kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Inną kwestią jest oczywiście jego odpowiedzialność za naruszenie przepisów kodeksu pracy – podsumowuje ekspert Gessel. ©℗
Rynek pracy