Dzięki platformie łatwiej będzie też skorygować swoje rozliczenia in minus, czyli obniżyć podstawę opodatkowania. Ponadto nie trzeba będzie przesyłać na żądanie fiskusa jednolitego pliku kontrolnego JPK_FA, bo faktury ustandaryzowane będą dostępne dla skarbówki. Nie będzie również obowiązku ich archiwizowania.
Tak wynika z opublikowanego w piątek projektu nowelizacji ustawy o VAT i innych ustaw. Założenie jest takie, aby Krajowy System e-Faktur ruszył już od 1 października 2021 r.
Zdaniem Ministerstwa Finansów zmiany nie tylko pozwolą na dalsze uszczelnianie luki w VAT, ale też uproszczą kontrolę rozliczeń przedsiębiorców, na czym skorzysta zarówno fiskus, jak i sami podatnicy.
W pierwszej fazie korzystanie z systemu będzie dobrowolne, ale docelowo od 2023 r. stanie się obowiązkowe.
Ministerstwo Finansów zakłada, że już w 2021 r. na wystawianie i przesyłanie faktur ustandaryzowanych może zdecydować się co dziesiąty podatnik VAT. Mniej optymistycznie wypowiadają się eksperci (patrz ramka).
Kolejny rodzaj faktur
Faktury wystawiane i przesyłane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mają funkcjonować w obrocie gospodarczym niezależnie od faktur papierowych i elektronicznych.
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na to nowe rozwiązanie i uwierzytelni się w KSeF, będzie wystawiał fakturę ustandaryzowaną w swoim systemie finansowo-księgowym, a następnie prześle ją na ministerialną platformę.
System będzie przydzielał fakturom numery identyfikujące i weryfikował ich zgodność z aktualnym wzorem. Będzie też analizował i kontrolował dane z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia bądź braku możliwości wystawienia faktury.
Kontrahent będzie mógł pobrać dokument z platformy za pomocą swojego konta funkcjonującego w ramach projektu e-Urząd Skarbowy.
Samo stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy, np. poprzez zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub sposobu poboru faktur z systemu przez API.
Wystawione faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a jeśli termin przedawnienia upłynie później – do czasu upływu terminu przedawnienia.
Zachęty dla odważnych
Pionierzy e-fakturowania mogą liczyć na zachęty. Najważniejszą z nich ma być skrócenie z 60 do 40 dni podstawowego terminu oczekiwania na zwrot VAT. Termin ten nadal jednak będzie mógł być przedłużony, jeśli fiskus będzie chciał zweryfikować zasadność zwrotu nadwyżki VAT.
Chcąc dostać szybciej zwrot VAT, podatnicy będą musieli spełnić następujące warunki:
  • w okresie, za który będą ubiegać się o zwrot nadwyżki, będą musieli wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu KSeF,
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT (z zachęty nie skorzystają więc nowo utworzone podmioty),
  • w ciągu 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będą musieli posiadać konto w banku lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej,
  • kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł.
Inne zachęty
Kolejna zachęta dotyczy faktur korygujących in minus. Jeżeli taka faktura będzie wysyłana przez KSeF, to moment jej dostarczenia będzie decydował zarówno o korekcie podatku należnego u sprzedawcy, jak i podatku naliczonego u nabywcy. Dzięki temu – jak tłumaczy MF – nie trzeba będzie stosować ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania, o których mowa w ust. 19a ustawy o VAT. Nie trzeba więc będzie spełniać warunku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą. Nie będzie też konieczne spełnienie uzgodnionych warunków korekty, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
Pionierzy e-fakturowania za pomocą KSeF nie będą też musieli przesyłać JPK_FA na żądanie organów podatkowych. MF odwołało się tu do art. 45 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 505 ze zm.), zgodnie z którym fiskus nie może żądać od podatnika informacji, które są już w posiadaniu administracji skarbowej.
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na nowe rozwiązanie, nie będą mogli natomiast wystawić ustrukturyzowanej noty korygującej. Takie dokumenty będą wystawiane na zasadach dotychczasowych, czyli poza KSeF.

opinie

Szacunki resortu finansów mogą być zbyt optymistyczne
Wojciech Śliż, doradca podatkowy w kancelarii Kochański i Partnerzy
Pomysł wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur i przesyłania faktur za jego pomocą oceniam niezmiennie bardzo pozytywnie. Nadal też uważam, że przyniesie on w pełni korzyści administracji podatkowej dopiero w wersji obowiązkowej.
Jeśli chodzi o rozwiązanie dobrowolne, to kluczowe będzie zainteresowanie podatników, a do tego niezbędne są odpowiednie zachęty. Obawiam się, że najważniejsza z nich, czyli skrócenie podstawowego terminu oczekiwania na zwrot podatku naliczonego, może nie wystarczyć.
Pamiętajmy też, że będzie to rozwiązanie nowe, jeszcze niesprawdzone w naszych realiach, a więc potencjalnie zainteresowani będą musieli rozważyć, czy rezygnować ze sprawdzonych systemów fakturowania na rzecz wdrażania nowych i niepewnych jeszcze rozwiązań. Z tych względów mam daleko idące wątpliwości, czy szacunki Ministerstwa Finansów dotyczące relatywnie dużej ilości zainteresowanych przedsiębiorców już w 2021 r. nie są jednak przesadzone.
System uprości korekty in minus
Marta Szafarowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens
Jeżeli system e-faktur będzie przyjazny dla mniejszych firm i niedrogi we wdrożeniu, to ma szansę przyjąć się również w okresie przejściowym, czyli w okresie dobrowolnego korzystania z tego systemu.
Zachętą ma być m.in. projektowane rozwiązanie dotyczące faktur korygujących in minus. Z opublikowanego projektu wynika, że dla korekty VAT zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy kluczowy będzie moment otrzymania faktury korygującej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Nie będzie przy tym obowiązku spełnienia dodatkowego warunku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania i spełnienie tych uzgodnionych warunków.
Obecnie, po zmianie wprowadzonej od 1 stycznia 2021 r. nowelizacją SLIM VAT, trzeba taką dokumentację posiadać. Co więcej, nabywca powinien skorygować podatek naliczony, nawet jeżeli nie otrzymał jeszcze faktury korygującej (a warunki do takiej korekty zostały spełnione). Tak przynajmniej wynika z projektu objaśnień do nowelizacji SLIM VAT opublikowanych na stronie Ministerstwa Finansów. Taka wykładnia wprowadzi wiele problemów w codziennym funkcjonowaniu firm – nabywców. Po wdrożeniu KSeF problem ten zostałby więc rozwiązany.
Etap legislacyjny
Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (nr UD159) – w konsultacjach