Wojciech Pławiak, ekspert w Ernst & Young, zwraca uwagę, że przesłanki odmowy wydania zaświadczenia nie zostały skonkretyzowane w Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).
– Sytuacje, w których odmowa następuje, wynikają z konstrukcji zaświadczenia jako oświadczenia wiedzy potwierdzającego określony stan, które organ podatkowy wydaje w granicach żądania – tłumaczy Wojciech Pławiak.

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni

Jeżeli zatem organ nie dysponuje informacjami czy dokumentami, które są niezbędne do stwierdzenia określonego faktu, to odmawia wydania zaświadczenia. Z orzecznictwa wynika, że podstawą odmowy w takim przypadku może być również niekompletność danych we wniosku o wydanie zaświadczenie, np. certyfikatu rezydencji.
Nasz rozmówca przypomina, że należy pamiętać, iż przepisy nie przewidują wydania zaświadczenia częściowo potwierdzającego żądany przez podatnika stan. Jedynymi rozstrzygnięciami w granicach żądania są wydanie zaświadczenia o treści zgodnej z wnioskiem lub odmowa jego wydania.
– Jeżeli zatem stan ustalony będzie pokrywał się ze stanem żądanym jedynie w części, to nastąpi odmowa wydania zaświadczenia. Gdy wnioskodawca żąda potwierdzenia statusu podatnika za określony okres, a status ten przysługiwał mu tylko w części tego okresu, to organ odmówi wydania zaświadczenia – ostrzega ekspert Ernst & Young.
Specyficzną konstrukcję przewiduje przepis szczególny dotyczący najczęściej wydawanych zaświadczeń – o niezaleganiu w podatkach. Jeżeli organ wie, że postępowanie mogące skutkować stwierdzeniem zaległości nie może zakończyć się przed wydaniem zaświadczenia, to nie można odmówić wydania zaświadczenia, ale podaje się informacje o prowadzonym postępowaniu.