Nie można dokonywać zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych i miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej.
JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA
Czy prowizje i opłaty bankowe ponoszone w związku z działalnością gospodarczą można uznawać za koszt uzyskania przychodu zapisując w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych, sporządzanych tylko w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płytce CDR, bez potrzeby drukowania dokumentów?
ODPOWIEDŹ IZBY
Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz warunki, jakim powinny odpowiadać dowody będące podstawą zapisów w księdze, określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zapisy w księdze dotyczące wydatków są dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. dowody wymienione stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych.
W omawianej sprawie znaczenie ma par. 13 pkt 4 rozporządzenia, uznający za dowód księgowy - dowód opłaty bankowej. Za dowód taki uznaje się także wyciąg bankowy. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym zewnętrznym wystawianym przez bank obsługujący daną jednostkę.
Bank na podstawie art. 728 par. 2 kodeksu cywilnego jest bezwzględnie zobowiązany do przesyłania posiadaczowi rachunku co najmniej raz w miesiącu bezpłatnie wyciągu z rachunku z informacją o zmianach stanu rachunku i ustaleniem salda, chyba że posiadacz wyraził pisemną zgodę na inny sposób informowania o zmianach stanu rachunku i ustaleniu salda. Posiadacz może jedynie wyrazić zgodę co do odmiennego od kodeksowego sposobu informowania. Forma pisemna może być zastąpiona formą elektroniczną.
Dowód w postaci wyciągu bankowego zawiera nie tylko operacje finansowe dokonywane przez jednostkę, ale także kwoty pobrane przez bank z tytułu świadczonych usług bankowych. Wyciąg, na którym widnieją wskazane kwoty, można uznać za dowód opłaty bankowej. Przy czym praktyka banków w zakresie wystawiania wyciągów bankowych jest różna, bowiem niektóre wystawiają wyciągi codziennie, inne raz w miesiącu. W konsekwencji wyciąg może obejmować operacje dokonane na rachunku bankowym w danym dniu lub też obejmować operacje z całego miesiąca. Bez względu na częstotliwość wystawiania wyciągów bankowych, to wyciąg bankowy stanowi dowód, na podstawie którego należy dokonać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów usług bankowych. Jeżeli zgodnie z umową zawartą z bankiem podatnik otrzymuje wyciąg bankowy obejmujący miesięczne zestawienie wszystkich operacji dokonanych na jego rachunku bankowym na koniec miesiąca, to zapisów w księdze dokonuje pod datą tego wyciągu bankowego. Korzystanie z usług bankowych przez internet umożliwia podatnikowi wydrukowanie wyciągu bankowego we własnym zakresie i jeżeli wyciąg ten pozwala na ustalenie kosztu opłat bankowych, może stanowić podstawę zapisu tych kosztów w księdze, bez względu na to, kto dokonuje wydruku, bank czy podatnik.
Zatem ustawodawca nie przewidział możliwości sporządzania dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. W powołanym rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały enumeratywnie wskazane dowody księgowe, na podstawie których można dokonać zapisów w księdze. Również par. 13 rozporządzenia nie zawiera w swoim katalogu dowodów księgowych sporządzanych w wersji elektronicznej. Analiza przepisów jednoznacznie wskazuje, że obowiązkiem podatnika jest gromadzenie dowodów i zapisów w formie papierowej, świadczyć o tym może m.in. możliwość dokonywania na nich poprawek i skreśleń czy też przeliczania waluty obcej na złote.
W konsekwencji podatnik nie ma możliwości dokonywania zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych i miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płycie CDR, bez potrzeby drukowania tego dokumentu, oznaczając plik PDF odpowiednią nazwą.
Decyzja w sprawie interpretacji prawa podatkowego dyrektora Izby Skarbowej we Wrocławiu ośrodek zamiejscowy w Jeleniej Górze z 3 grudnia 2007 r. (nr PD-I-415/146/07).
Opracowała EWA MATYSZEWSKA