Jedną z podstawowych form kontroli nad majątkiem jednostki budżetowej jest inwentaryzacja wszystkich aktywów i pasywów, a obowiązek jej przeprowadzenia spoczywa na kierowniku tej jednostki.
Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie:
● umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
● zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,
● umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
● zapewnić dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby jednostki,
● stworzyć warunki dla usprawnienia gospodarki mieniem jednostki przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

Odpowiedzialność kierownika

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, a także za wymaganą ustawą jej częstotliwość odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Do jej przeprowadzenia kierownik jednostki powołuje zarządzeniem wewnętrznym komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego oraz powołuje zespoły spisowe. Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych, które nazywa się instrukcją inwentaryzacyjną. Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.
Należy pamiętać, że w jednostkach sektora finansów publicznych pozostawiono kierownikowi jednostki ustalenie zasad inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości Z kolei do kompetencji głównego księgowego jednostki budżetowej należy:
● przedstawianie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach o powołanie komisji inwentaryzacyjnych, częściowego lub całkowitego unieważnienia określonych spisów z natury, zarządzania spisów ponownych, uzupełniających lub dodatkowych,
● sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,
● uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminów wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,
● zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, tj. środków pieniężnych oraz rozrachunków drogą uzgodnienia sald,
● dokonywanie wyceny arkuszy spisowych,
● ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,
● zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Przebieg kontroli

Obligatoryjne terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa szczegółowo ustawa o rachunkowości. Zgodnie z nią inwentaryzację można przeprowadzić w dwóch formach okresowej – rocznej i doraźnej – okolicznościowej.
Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić, gdy wystąpią okoliczności, takie jak np.:
● zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie,
● zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych,
● żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).



Sposoby inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być prowadzona w różny sposób. Należy dostosować jej sposób do specyfiki objętych nią składników. Zgodnie z art. 26 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości dopuszcza się następujące sposoby przeprowadzania inwentaryzacji:
1) spis z natury,
2) potwierdzenie prawidłowości sald,
3) porównanie ksiąg z dokumentami.
Spis z natury stanowi zasadniczy sposób okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów oraz aktualizacji ich wartości. Służy on do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, porównania go ze stanem księgowym objętych inwentaryzacją aktywów, ustalenia i wyjaśnienia różnic między stanem faktycznym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i doprowadzenie stanu księgowego do stanu realnego. Czynności poprzedzające inwentaryzację drogą spisu z natury zależą od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów majątkowych. W każdej jednostce powinny zostać wyznaczone:
● rodzaje składników majątkowych, które będą objęte spisem,
● dzień, w którym dokonuje się inwentaryzacji,
● daty przeprowadzenia spisu,
● komisja spisowa.
Potwierdzenie prawidłowości stanu w księgach rachunkowych wiąże się z uzgodnieniem sald składników majątkowych, a w szczególności:
● aktywów finansowych na rachunkach bankowych,
● należności, w tym udzielonych pożyczek, z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych,
● własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.
Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, not zewnętrznych) odzwierciedlających operacje, których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.
Z kolei porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald – w tym celu należy wykorzystać dane ewidencji analitycznej, a w razie potrzeby dokumenty źródłowe i wtórne. W świetle ustawy o rachunkowości ten sposób inwentaryzacji ma zastosowanie do następujących składników aktywów i pasywów:
● środków trwałych o utrudnionym dostępie,
● gruntów,
● należności spornych i wątpliwych,
● należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
● rozrachunków z tytułów publicznoprawnych,
● pozostałych składników aktywów i pasywów, w przypadku których nie był możliwy spis z natury albo uzgodnienie sald.
Należy zauważyć, że obecne przepisy prawa nie pozwalają na tzw. milczące potwierdzenie salda. Brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie salda oznacza, że saldo jest niepotwierdzone. Dotyczy także niewielkich sald, a nawet sald zerowych.
W przypadku, kiedy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji metodą poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.
Zadania kierownika jednostki budżetowej
W zakres obowiązków kierownika jednostki budżetowej wchodzą w szczególności:
● wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji,
● powołanie komisji przeprowadzającej spis lub zespołów spisowych spośród pracowników jednostki,
● zatwierdzanie zaopiniowanych przez głównego księgowego protokołów poinwentaryzacyjnych,
● podejmowanie wszelkich decyzji związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).