W oparciu o art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszty uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie wiele warunków. Musi to być wydatek poniesiony z zasobów majątkowych podatnika, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, który służy zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów. Wydatek ten musi być właściwie udokumentowany i nie może znajdować się w grupie wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W przepisie tym, w pkt 22 ustawy o CIT ustawodawca zastrzegł, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kar umownych i odszkodowań z tytułu: wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, a także zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Biorąc pod uwagę, że przyczyny nieuznawania wydatku za koszty uzyskania przychodu stanowią katalog zamknięty, dotyczący zdarzeń gospodarczych spowodowanych wadliwością towarów lub robót i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej oraz mając na uwadze, że ta wada jest podstawową przyczyną eliminacji poniesionych kosztów z kosztów podatkowych, wypłacone odszkodowanie z tytułu opóźnienia w realizacji zamówienia – jako niewymienione w tym przepisie, stanowi koszty uzyskania przychodu.
Ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu spoczywa na podatniku. Podatnik musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej, a przy zachowaniu należytej staranności nie mógł zapobiec okolicznościom, które doprowadziły do wypłaty odszkodowania (por. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2010 r. (nr IPPB5/423-828/09-2/JC).

dr Janusz Marciniuk, doradca podatkowy Marciniuk i Wspólnicy