Subskrybuj nas na Youtube
Roczne sprawozdanie będzie mogła sygnować jedna osoba z zarządu, jeżeli od pozostałych członków otrzyma oświadczenie potwierdzające, że raport spełnia wymogi ustawy o rachunkowości.
Zmiana ma zostać wprowadzona do ustawy o rachunkowości, a informacja o tym znalazła się w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów. Rząd ma przyjąć ją jeszcze w tym roku.
Wszyscy członkowie
Obecnie sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu. Jest to szczególnie uciążliwe w firmach i innych podmiotach (np. fundacjach) posiadających kilkudziesięcioosobowe zarządy, a członkowie zarządu bądź to są zagranicznymi rezydentami, bądź są starszymi osobami, niezaznajomionymi z nową (cyfrową) technologią składania podpisu.
Wymóg wynika z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), który brzmi: „sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu”.
Nie zmieni się zasada, że sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, czyli np. główny księgowy w firmie, osoba z biura rachunkowego, któremu zlecono prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Nowość ma dotyczyć podpisów przez zarząd firmy. Dziś muszą to robić wszyscy członkowie tego organu. Przypomnijmy, że podpisu można odmówić, ale wówczas do sprawozdania trzeba dołączyć pisemne uzasadnienie. Z tym, że odmowa może być zgłoszona z przyczyn merytorycznych, a nie niemożności podpisania raportu.
Brak wszystkich sygnatur może mieć poważne konsekwencje. Daje bowiem podstawę do podważenia uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie (np. walnego zgromadzenia akcjonariuszy, zgromadzenia wspólników) o pokryciu straty czy podziale zysku (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, sygn. akt VI ACa 1633/07).
Brak wszystkich podpisów może też wiązać się z karami. Zgodnie bowiem z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto dopuszcza do sporządzania sprawozdań niezgodnie z jej przepisami, ryzykuje grzywną, karą pozbawienia wolności do dwóch lat albo obiema tymi karami łącznie.
Elektroniczny podpis
Problem podpisania sprawozdania przez wszystkich członków zarządu uwidocznił się w momencie wprowadzania (od 2018 r.) wymogu sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej (tj. w strukturach logicznych) i sygnowania ich w ten sam sposób (obecnie podpisem: kwalifikowanym, profilem zaufanym i podpisem osobistym).
Sygnowanie przez wieloosobowe zarządy było szczególnie uciążliwe na początku, gdy różne podpisy ze sobą nie współdziałały. Teraz tego problemu już nie ma, ale nadal trzeba zwracać uwagę na kolejność składanych sygnatur (najpierw składa się te podpisy, które zapisują się w pliku, a potem te, które skutkują utworzeniem dodatkowego pliku).
Oczekiwana zmiana
– Zapowiadana zmiana na pewno wychodzi naprzeciw potrzebom rynku – komentuje radca prawny Łukasz Drożdżowski. Wyjaśnia, że nierzadko tuż przed upływem ustawowego terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego następuje zmiana w wieloosobowym zarządzie.
– Pół biedy, jeśli nowym członkiem zarządu zostaje polski lub unijny rezydent. Gorzej, jeżeli zmiana dotyczy członka zamieszkującego poza Unią Europejską – wskazuje ekspert. Wówczas – jak mówi – nowy zagraniczny członek zarządu, aby podpisać sprawozdanie, musi pozyskać kwalifikowany e-podpis. To może być czasochłonne, a w efekcie spowodować znaczne opóźnienie w podpisaniu sprawozdania finansowego oraz jego zatwierdzenia.
Łukasz Drożdżowski podkreśla, że obecny problem nagłej zmiany członka zarządu może nie zniknąć. Pozostanie bowiem aktualny, jeżeli oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, trzeba będzie sporządzić elektronicznie i podpisać analogicznie jak sprawozdanie.
Etap legislacyjny
Projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (nr UD154) – wpisany do wykazu prac legislacyjnych rządu
