Przyzwyczailiśmy się, iż zmiana biura rachunkowego prowadzącego księgi rachunkowe następuje zwykle z początkiem roku obrotowego. Wówczas dotychczasowe biuro przygotowuje jeszcze sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy, a nowe rozpoczyna prowadzenie ksiąg z czystą kartą od nowego roku. Jednak coraz więcej klientów podejmuje decyzje związane ze zmianą biura prowadzącego księgi rachunkowe w ciągu roku. Czasem jest to podyktowane niezadowoleniem z dotychczasowego usługodawcy, a czasem zmianą skali działalności firmy, w efekcie dotychczasowe biuro nie chce albo nie może świadczyć usług, których oczekuje klient.
TEMAT: Klient zmienia biuro
PROBLEM: O czym musi pamiętać nowa księgowa
Czy decyzja o zmianie firmy prowadzącej księgi jest rozsądna w ciągu roku – okazuje się że tak. Jest to jednak rozwiązanie, które niesie wiele wyzwań dla obu stron, lecz na pewno jest korzystne dla klienta, który ma zapewnioną ciągłość między starym a nowym rokiem obrotowym. Nowe biuro rachunkowe przecież ma wtedy więcej czasu, aby wyjaśnić wątpliwości i rozbieżności dotyczące starego roku oraz ustawić system księgowań na kolejny rok. Jeśli zmiana następuje na przykład od października, to nowe biuro rachunkowe, prowadząc księgi za trzy miesiące roku, zdąży poznać w wystarczającym stopniu specyfikę działalności klienta, aby rzetelnie przygotować sprawozdanie finansowe za 2020 r. Trzeba tylko zwrócić uwagę na to, by zmiany biura dokonać po zamknięciu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji. Oczywiście należy też wziąć pod uwagę okres wypowiedzenia umowy poprzedniemu partnerowi, który w przypadku usług księgowych często jest dłuższy niż jeden miesiąc.

Bazy danych

Wyzwaniem jest oczywiście przeniesienie danych za minione już miesiące obecnego roku, lecz te kwestie można usprawnić, korzystając z odpowiednich narzędzi informatycznych.
Nawet jeśli dotychczasowe i nowe biuro korzystały z innych programów finansowo księgowych, możliwa jest – za pomocą odpowiednio przygotowanych baz danych – transpozycja zapisów dotychczasowych do nowego systemu. Zwykle takie przeniesienie odbywa się przy założeniu, że ujęte wcześniej zapisy pełnią jedynie funkcję informacyjną i nie ma możliwości ich zmiany. Potrzebne korekty, jeśli takowe się pojawiają, są bowiem wprowadzane na bieżąco poprzez wprowadzanie dokumentów korygujących stornujących, co jest zgodne z wymogami art. 25 ust. 2 ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568). Przepis ten wskazuje, że poprawienia błędów w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych można dokonać jedynie poprzez wprowadzenie odrębnego zapisu stornującego.

Zapisy w kontrakcie

W przypadku zmiany biura rachunkowego oczywiście kluczową kwestią jest właściwe ukształtowanie zapisów umowy, a w szczególności zakresu odpowiedzialności nowego biura i harmonogramu prac związanych z przejęciem ksiąg. Ponadto w przypadku umowy dotyczącej zmiany biura w trakcie roku oprócz typowych elementów, jakie powinna zawierać umowa, należy określić w niej kwestie dotyczące sposobu przenoszenia danych i zasad składania korekt rozliczeniowych za poprzednie okresy – w szczególności w zakresie VAT i podatku dochodowego. Tu trzeba zwrócić uwagę, że klienci rozliczający podatek dochodowy w oparciu o tzw. stałą zaliczkę (tj. opartą o wartość zobowiązania wynikającą z poprzednio złożonej deklaracji rocznej) nie przykładają w trakcie roku dużej wagi do analizy przychodów i kosztów pod względem podatkowym, zostawiając to na koniec roku, do rozliczenia rocznego.
Rada: Jeśli w trakcie roku następuje zmiana podmiotu obsługującego klienta, to nowe biuro musi przejrzeć wnikliwe zapisy za poprzednie miesiące, aby prawidłowo dokonać wyliczenia zobowiązania. I bynajmniej nie chodzi tylko o zapisy od momentu zmiany biura, np. od października, bo dane muszą być przeanalizowane za cały rok podatkowy i praktyce nowe biuro musi to skalkulować w swojej cenie.
W interesie biura rachunkowego leży też zawarcie w umowie postanowienia o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w razie zalegania z zapłatą wynagrodzenia przez klienta przez określony w umowie czas albo rażącego niewywiązywania się przez klienta z przyjętych na siebie obowiązków (np. zakwestionowanie przez organy podatkowe rozliczeń podatkowych klienta, mimo że było to spowodowane niekompletnością lub wadliwością dostarczonej dokumentacji, godzi w renomę biura rachunkowego i zaufanie innych klientów do niego).

Reprezentowanie

Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Jest to ważne dla biura, bowiem od tego momentu przejmuje ono obowiązki związane z obsługą klienta i – co najczęściej występuje w praktyce – staje się upoważnionym do reprezentowania klienta przed organami skarbowymi. Oczywiście warunkiem jest zaktualizowanie danych w ewidencjach (u osób fizycznych i spółek cywilnych w CEIDG, a u pozostałych jednostek na NIP-2 oraz w przypadku wszystkich złożenie pełnomocnictw UPL-1). Ale w praktyce, nawet jeśli zmiana jest zarejestrowana później, to i tak nowe biuro jest proszone o dostarczanie dokumentacji za okres, od kiedy umowa zaczęła obowiązywać.
Podpowiedz klientowi: Jeśli poprzednie biuro rachunkowe było upoważnione do składania dokumentów w imieniu klienta, to po wypowiedzeniu umowy księgowej trzeba zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa. Należy tego dokonać za pomocą formularza OPL-1. Możliwe, że w poprzedniej umowie znajdował się zapis, że pełnomocnictwo wygasa automatycznie wraz z wypowiedzeniem umowy z biurem rachunkowym. Niemniej jednak warto zajrzeć do starej umowy i sprawdzić.
Rada: W trakcie podpisywania umowy warto zapytać, czy nasze biuro ma się zająć zarówno kwestią pełnomocnictwa, jak i zgłoszenia zmiany biura.

W jakiej formie

Klient kończąc współpracę z biurem rachunkowym, musi przejąć od niego nie tylko całość dokumentacji w formie papierowej, lecz przede wszystkim zapisy w księgach rachunkowych oraz całość dokumentacji elektronicznej. Zważyć należy, iż obecnie w praktyce większość dokumentów funkcjonuje w systemie elektronicznym. Trzeba zatem zadbać o integralność systemów informatycznych i tym samym możliwość nie tylko odtworzenia, lecz również wykorzystania w pracy danych elektronicznych. Niektóre biura wskazują, że skoro program komputerowy jest ich własnością, to nie wydadzą baz elektronicznych tylko wydruki. Jest to tłumaczenie, które nie znajduje uzasadnienia. Co prawda klient (ewentualnie nowe biuro) musi we własnym zakresie zapewnić sobie możliwość odtworzenia danych, jednak w jego interesie jest, aby otrzymać zarówno zapisy w formie elektronicznej (np. JPK ksiąg rachunkowych), jak i wydruki lub PDF-y.
Rada: Fundamentalną kwestią jest przejęcie plików JPK, jakie zostały przygotowane przez klienta. Nie tylko chodzi tu o JPK VAT, lecz także inne rodzaje JPK – jeśli klient je generował na żądanie organów skarbowych.
Podpowiedz klientowi:
1. Niech zarezerwuje sobie czas na przejmowanie tych danych i da pracownikom przynajmniej kilka dni na przygotowanie dokumentacji, tak aby jej odbiór przebiegł szybko i sprawnie.
2. Wśród odbieranych dokumentów muszą znaleźć się zarówno te, które były sporządzone przez biuro rachunkowe, jak również dokumenty regularnie przekazywane do biura przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzić, czy niczego nie brakuje.
3. Klient powinien mieć udokumentowane, jakie dane odbiera od dotychczasowego biura.
Rada: Biuro przejmujące prowadzenie spraw danej firmy powinno się zabezpieczyć i przygotować spis dokumentów, które otrzyma od klienta. Ten spis powinien stać się załącznikiem do umowy. [ramka]

Negocjacje

Na koniec warto zwrócić uwagę, iż w przypadku przejmowania ksiąg większych podmiotów zazwyczaj zawarcie umowy poprzedzają negocjacje stron służące szczegółowemu określeniu przedmiotu umowy i wzajemnych obowiązków. To na tym etapie należy zidentyfikować wszelkie możliwe problemy i tarcia. Warto wykorzystać tu doświadczenia dotychczasowe – np. klient wie, czego oczekiwał od dotychczasowego biura, a ono nie realizowało tych usług. Z kolei biuro musi sobie zdawać sprawę, że jeśli dokumentacja otrzymywana od klient nie będzie przygotowana przez niego w odpowiedni sposób, to obsługa takiego klienta będzie pracochłonna i tym samym nieopłacalna. Jest to szczególnie ważne teraz, gdy ze względu na wymogi nowego JPK_VAT rośnie ilość informacji, które są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia klienta. Biuro nie jest w stanie zidentyfikować, czy na fakturze określonej „usługa zgodnie z umową xyz” znajdują się towary, które trzeba oznaczyć odpowiednim GTU czy symbolem „MPP”.
Rada: Takie elementy muszą być obecnie doprecyzowane w umowie, by uniknąć późniejszych problemów natury karnoskarbowej czy sporów na drodze prawa cywilnego.

Ważne

Zastanawiając się nad zmianą biura w trakcie roku, klienci szukają odpowiedzi na następujące pytania
  • Czy nowe biuro rachunkowe będzie w stanie kontynuować rozliczenia?
  • Czy zmiany biura można dokonać w trakcie roku podatkowego?
  • Jakie usługi powinno oferować nowe biuro rachunkowe?
Biuro, które chce pozyskać nowego klienta w trakcie roku, musi być przygotowane, aby odpowiedzieć mu na te wątpliwości. ©℗
Dokumentacja musi zawierać:
  • wydruki z PKPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe lub przeniesione na nośnik elektroniczny zapisy ksiąg rachunkowych (jeśli to możliwe to też w formie bazy danych) za cały okres współpracy z biurem;
  • rejestry VAT zakupów i sprzedaży;
  • wszelkie ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu;
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS;
  • deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania;
  • struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki;
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami;
  • faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy;
  • wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.©℗