• Czy można doręczyć wypowiedzenie SMS-em
  • Kiedy można skierować pracownika na test na obecność COVID-19
  • Jak postąpić, gdy kwarantanna przerywa czas wypoczynku pracownika
  • Czy można doręczyć wypowiedzenie SMS-em
Spółka, którą obsługuje nasze biuro, planuje rozwiązać stosunek pracy z pracownikiem za wypowiedzeniem. Osoba ta, tak jak cała załoga, wykonuje zadania zdalnie, więc nie jest możliwe wręczenie jej wypowiedzenia osobiście. Prawdopodobnie nie odbierze ona też przesyłki, która będzie awizowana. Czy w tej sytuacji wypowiedzenie można skutecznie doręczyć np. e-mailem lub SMS-em?
Co do zasady, zgodnie z art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia złożone przez każdą ze stron (zarówno pracodawcę, jak i pracownika) powinno nastąpić na piśmie. Przy czym w myśl art. 78 ustawy z 23 kwietnia 1963 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W praktyce wypowiedzenie wręcza się za poświadczeniem odbioru pracownikowi bezpośrednio w firmie. W opisanej sytuacji jest to niemożliwe, gdyż pracownicy wykonują obowiązki zdalnie. Oświadczenie może więc zostać doręczone adresatowi listem poleconym. Zostaje ono uznane za prawidłowo doręczone w momencie odbioru przez niego przesyłki lub inną osobę do tego upoważnioną, np. domownika. Natomiast gdyby pracownik uchylał się od odbioru przesyłki poleconej, uznaje się, że została ona doręczona po jej drugim awizowaniu przez pocztę. Tak więc zaniechanie odbioru korespondencji nie wyłącza skuteczności wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę.
Inną formą doręczenia wypowiedzenia jest wysłanie go drogą elektroniczną. W tym przypadku dla zachowania wymogu formy pisemnej konieczne jest opatrzenie tego dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 781 k.c.). Oznacza to, że wysłanie przez firmę oświadczenia woli o wypowiedzeniu angażu za pośrednictwem e-maila będzie zgodne z prawem, jeżeli tylko zostanie ono opatrzone przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy) kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on równoważny z podpisem własnoręcznym. Tak więc podpisane nim wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym jest złożone w formie pisemnej.
Uwaga! Kryterium kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie spełnia podpis elektroniczny potwierdzony profilem zaufanym. Nim można się posługiwać wyłącznie w kontaktach z organami administracji publicznej. Jeżeli więc oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zostałoby opatrzone takim podpisem, to nie spełniałoby warunku pisemności, a zatem byłoby wadliwe.
Uwaga! Jeśli pracodawca składa pracującemu zdalnie pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu angażu, to e-mail najlepiej wysłać na jego skrzynkę służbową. Odebranie takiej wiadomości przez pracownika nie powinno budzić wtedy większych wątpliwości, skoro świadcząc pracę, ma obowiązek ze skrzynki służbowej korzystać. Poza tym taka skrzynka znajduje się na firmowym serwerze pocztowym, a więc w razie ewentualnego sporu na tle doręczenia oświadczenia woli pracodawcy weryfikacja, czy e-mail został pracownikowi dostarczony, nie powinna spowodować nadmiernych trudności technicznych.
Niezachowanie formy pisemnej w przypadku pracodawcy będzie oznaczało wadliwość złożonego wypowiedzenia, chociaż będzie ono skuteczne. Oznacza to, że umowa o pracę rozwiąże się po upływie okresu wypowiedzenia, nawet gdy oświadczenie zostanie złożone e-mailem (ale bez oświadczenia z kwalifikowanym podpisem elektronicznego), SMS-em, faksem czy nawet ustnie na wideokonferencji, np. za pomocą Skypa.
Jeżeli podczas wypowiedzenia umowy o pracę zatrudniający naruszy przepisy, wówczas zwolniona w ten sposób osoba będzie przysługiwać roszczenie o uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne, przywrócenie do pracy i alternatywnie o odszkodowanie. W tej sytuacji pracodawca musi się liczyć z uwzględnieniem przez sąd pracy roszczeń pracownika, o ile wystąpi on na drogę sądową. Termin do złożenia odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę zaczyna swój bieg od dnia dostarczenia pracownikowi wiadomości e-mailowej w taki sposób, że miał on możliwość zapoznania się z jej treścią (por. uchwałę Sądu Najwyższego z 2 października 2002 r., sygn. akt III PZP 17/02). W wyroku z 7 października 2008 r. (sygn. akt II PK 56/08) SN wskazał, że każda jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę, bo wszelkie jego czynności – nawet bezprawne – zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa.
Podsumowanie. Gdy pracownik pracuje zdalnie, wypowiedzenie możemy doręczyć mu za pomocą:
• listu poleconego;
• e-maila (pod warunkiem, że oświadczenie o wypowiedzeniu umowy pracownikowi zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Umowa o pracę rozwiąże się (lecz pracownikowi będzie przysługiwało roszczenie), gdy oświadczenie o wypowiedzeniu angażu zostanie złożone:
• e-mailem (ale bez oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę z kwalifikowanym podpisem elektronicznego);
• SMS-em;
• faksem;
• ustnie, np. za pomocą Skype’a. ©℗
Podstawa prawna:
• art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 78, art. 781 ustawy z 23 kwietnia 1963 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
  • Kiedy można skierować pracownika na test na obecność COVID-19
Firma, którą obsługuje moje biuro rachunkowe, znajduje się w żółtej strefie. Na tym terenie jest coraz więcej potwierdzonych przypadków zakażenia SARS-CoV-2. Klient obawia się, że jakiś pracownik może być nosicielem wirusa i zarazi całą załogę. Deklaruje nawet opłacenie takiego badania. Czy może osobę z objawami chorobowymi skierować na zrobienie testu?
Przepisy specustawy o COVID-29, kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze związane z badaniami lekarskim nie przewidują takiej możliwości. Państwowa Inspekcja Pracy (dalej: PIP) wyjaśnia, że prawo pracy określa tylko zasady kierowania pracowników na badania lekarskie i przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracownika. PIP zaznacza, że przepisy kodeksu pracy oraz rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. nie uprawniają pracodawcy do skierowania pracownika bez zgody tego pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. jest on przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, jeżeli nie zbiega się to z terminem kolejnego badania okresowego.
Dodatkowo skierowanie pracownika na test komplikują przepisy o ochronie danych osobowych. Z art. 9 ust. 1 lit. a i ust. 2 RODO wynika, że zabrania się przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia. Pracodawca może je przetwarzać tylko wówczas, gdy osoba, której tego typu dane dotyczą, wyraziła na to wyraźną zgodę. Przy czym, jak podkreśla prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, relację pracodawca – pracownik charakteryzuje nierówność stron, gdzie przewagę ma ten pierwszy. Dlatego też zdaniem prezesa UODO wątpliwe jest, aby zgoda zatrudnionego stanowiła podstawę dla pracodawcy do skierowania podwładnego do zrobienia testu. Oznacza to, że pracownik może odmówić wykonania badania na obecność COVID-19. Pracodawca zaś nie ma jakichkolwiek kompetencji do ustalania objawów (np. gorączka) i oceny, z czym mają związek dane objawy (np. kaszel, duszność). Prezes UODO, mając na uwadze powagę sytuacji, przypomniał jednak, że wszelkie problemy związane ze zwalczaniem i zapobieganiem rozprzestrzeniania się koronawirusa powinny być w pierwszej kolejności zgłaszane do głównego inspektora sanitarnego (dalej: GIS). Artykuł 8a ust. 5 ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej wskazuje, że GIS lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydawać pracodawcom m.in. decyzje nakładające obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych i współdziałania z innymi organami administracji publicznej oraz organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Z kolei ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie badań diagnostycznych pracowników podejrzanych o zakażenie koronawirusem wynika, że do przeprowadzania testów należy stosować ogólne przepisy sanitarno-epidemiologiczne wynikające z ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Zgodnie z art. 6 ust. 2 pkt 3 tego aktu pracodawca albo zlecający wykonanie prac kieruje na obowiązkowe badania sanitarno-epidemiologiczne szczególnie osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. Wynika z tego, że skoro pracodawca może skierować pracownika na badania, ponosi też ich koszt. Ponadto szef MRPiPS podaje, że za czas nieobecności w pracy z powodu kwarantanny lub izolacji pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas choroby lub też zasiłek chorobowy, wypłacane przez płatnika składek lub przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Podsumowanie. Zdaniem MRPiPS pracodawca może skierować pracownika na test na obecność COVID-19 na podstawie przepisów ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Upoważniają one pracodawcę do kierowania pracownika na obowiązkowe badania sanitarno-epidemiologiczne. Chodzi tu szczególnie osoby podejmujące lub wykonujące prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. Zdaniem resortu pracodawca ponosi koszty tych testów. ©℗
Podstawa prawna:
• art. 9 ust. 1 lit. a i ust. 2 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE L z 2016 r., nr 119, s. 1)
• art. 8a ust. 5 ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 59; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1337)
• art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1493)
• rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U z 2016 r. poz. 2067)
  • Jak postąpić, gdy kwarantanna przerywa czas wypoczynku pracownika
W firmie mojego klienta pracownik w czasie urlopu wypoczynkowego (w trzecim dniu wypoczynku) został skierowany na kwarantannę. Czy urlop musi być udzielony pracownikowi w innym terminie?
Jeżeli w trakcie urlopu pracownika dojdzie do objęcia go odosobnieniem, to od tego dnia pracownik nie jest już na urlopie (a na zwolnieniu lekarskim). Niewykorzystaną część urlopu pracodawca ma obowiązek udzielić w późniejszym terminie.
Zgodnie z art. 166 kodeksu pracy część urlopu niewykorzystaną z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby; odosobnienia w związku z chorobą zakaźną; odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie przez okres do trzech miesięcy; urlopu macierzyńskiego pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.
Z tego względu rozpoczęty urlop wypoczynkowy ulega automatycznemu przerwaniu w związku z decyzją o kwarantannie. Znaczyć należy, że ww. katalog przyczyn skutkujących przerwaniem urlopu jest wyczerpujący, co oznacza, że nie może być dowolnie rozszerzany (jest on zamknięty). Przy czym urlop przerywa każda, nawet jednodniowa absencja spowodowana jedną z wymienionych okoliczności (np. jednodniowa niezdolność spowodowana chorobą).
Wśród przyczyn przerywających urlop wprost nie wymieniono jednak kwarantanny. W sytuacji wskazanej w pytaniu jest to jednak klasyczne odosobnienie w związku z chorobą zakaźną i to bez względu na to, czy pracownik zachoruje na COVID-19 czy nie. Kwarantanna jest odosobnieniem osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Kwestię tę reguluje art. 2 pkt 12 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.
Z kolei na mocy art. 92 par. 1 kodeksu pracy za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że u danego pracodawcy obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu.
Skutkiem przerwania urlopu jest obowiązek pracodawcy udzielenia niewykorzystanej części w innym terminie. Przy czym przesunięcie i wydłużenie urlopu o niewykorzystane dni nie następuje automatyczne. Termin urlopu trzeba ponownie zaplanować albo uzgodnić.
Podsumowanie. Okres kwarantanny stanowi czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy zrównany z nieobecnością chorobową. Za czas tej absencji pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.©℗
Podstawa prawna:
• art. 2 pkt 12 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1493)
• art. 92 par. 1, art. 166 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)