Subskrybuj nas na Youtube
Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.
/>
Obecnie wszystkie jednostki (z wyjątkiem stosujących międzynarodowe standardy rachunkowości) muszą tworzyć sprawozdania w formacie XML. Służą do tego struktury logiczne w wersji 1-2. Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów opublikowało już struktury logiczne w wersjach 1-3 dla funduszy inwestycyjnych i banków. Będą one obowiązywały dla sprawozdań sporządzanych od 1 listopada 2020 r. (niezależnie od tego, za jaki okres). Do tego czasu korzystanie z nich jest dopuszczalne, ale nie obowiązkowe.
Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegające badaniu zostanie stworzone w złej wersji struktury, to biegły rewident go nie zaakceptuje. Z kolei gdy nie ma obowiązku badania, taki roczny raport nie zostanie przyjęty do Krajowego Rejestru Sądowego.
Taki sam problem będzie wówczas, gdy źle zostaną złożone podpisy. Obecnie zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568) sprawozdanie finansowe może być sygnowane podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym i podpisem osobistym. Należy jednak pamiętać o odpowiedniej kolejności przy podpisywaniu.
Błąd 1: Podpisy elektroniczne pod plikiem XML
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sporządziła roczne statutowe sprawozdanie finansowe w schemie XML. Sprawozdanie zostało podpisane najpierw przez osobę sporządzającą przy użyciu podpisu kwalifikowanego wewnętrznego typu kopertowego (enveloped), a następnie przez członków zarządu przy użyciu podpisu zaufanego (ePUAP). Sprawozdanie zostało zbadane przez biegłego rewidenta, a następnie zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników. Przy składaniu sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego okazało się, że sprawozdanie finansowe jest odrzucone na tzw. bramce KRS ze względu na wady złożonych podpisów.
opinia eksperta
Maciej Czapiewski biegły rewident, partner w HLB M2
/>
Zgodnie zart. 45 ust. 1f ustawy orachunkowości sprawozdanie finansowe może być sygnowane przy użyciu:
‒ podpisu kwalifikowanego (czyli zużyciem certyfikatu dostarczanego przez uprawnionych dostawców, podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu),
‒ podpisu zaufanego (dostępnego na platformie pz.gov.pl, jego moc prawna nie jest równa podpisowi odręcznemu; jeśli jednak szczególne przepisy pozwalają na jego zastosowanie, to skutki są takie jak podpisu odręcznego) lub
‒ podpisu osobistego (dostępny wramach e-dowodu).
Ze składaniem podpisów wiąże się niestety wiele pułapek technicznych. Przede wszystkim należy się upewnić, że certyfikat podpisu kwalifikowanego pozostaje aktualny. Wprzypadku składania wewnętrznego podpisu kwalifikowanego należy się upewnić, czy ma on charakter otaczający (enveloped). Jeżeli plik sprawozdawczy ma być podpisany przez niektóre osoby podpisem kwalifikowanym, aprzez inne –zaufanym, to zaleca się, aby podpis zaufany był złożony wpierwszej kolejności. Wprzypadku odwrotnej kolejności może się okazać, że podpis kwalifikowany przestanie potwierdzać integralność pliku (tj. nie będzie potwierdzał, że plik nie uległ zmianie po dokonaniu podpisu), co będzie go dyskwalifikować. Ze względu na te pułapki po podpisaniu sprawozdania należy sprawdzić, czy jest ono poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS (bez wykonania ostatniego kroku, czyli złożenia sprawozdania).
W opisanym przypadku sprawozdanie finansowe nie zostało prawidłowo podpisane, dlatego –moim zdaniem –nie doszło również do jego zatwierdzenia (nie można zatwierdzić sprawozdania, które nie spełnia ustawowych wymogów co do złożonych podpisów). Wtakim przypadku konieczne jest ponowne sporządzenie (ze zaktualizowaną datą) ipodpisanie pliku XML ze sprawozdaniem finansowym, ponowne wydanie przez biegłego rewidenta opinii otym sprawozdaniu, zwołanie zgromadzenia wspólników wcelu zatwierdzenia sprawozdania. Należy zwrócić uwagę, że przy ponownym sporządzeniu sprawozdania trzeba ocenić ponownie zdarzenia po dniu bilansowym, co może powodować konieczność wprowadzenia merytorycznych zmian wsprawozdaniu.
Błąd 2: Zastosowanie nieprawidłowej schemy
Spółka komandytowa przygotowała roczne sprawozdanie finansowe za 2019 r. w pliku XML. Do sporządzenia pliku użyto prostego edytora XML, takiego samego jak przy sporządzeniu sprawozdań finansowych za 2018 r. Sprawozdanie nie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, zostało podpisane elektronicznie przez osoby reprezentujące komplementariusza i zatwierdzone uchwałą wspólników. Przy składaniu sprawozdania do rejestru sądowego bramka KRS odrzuciła składane sprawozdanie finansowe ze względu na wadliwą strukturę logiczną (schemę) sprawozdawczą. Okazało się, że sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-1.xsd, podczas gdy dla sprawozdań finansowych za 2019 r. właściwe było zastosowanie schemy JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd. Niezależnie od tego okazało się, że w sprawozdaniu były błędy dotyczące sum pozycji względem wartości pozycji składowych.
opinia eksperta
Natalia Orlikowska certyfikowany główny księgowy w HLB M2
/>
Zgodnie zart. 45 ust. 1g ustawy orachunkowości sprawozdania finansowe sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych wBiuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Aktualne struktury logiczne sprawozdań finansowych są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.
W omawianym przypadku, ze względu na brak aktualizacji edytora, spółka sporządziła sprawozdanie zwykorzystaniem nieaktualnej schemy 1-1. Konieczne jest więc ponowne sporządzenie sprawozdania finansowego zużyciem aktualnej schemy, jego poprawne podpisanie izatwierdzenie.
Jeżeli chodzi zaś obłędy wsumach, to problemem niektórych starszych edytorów XML jest brak automatycznych sumowań. Często skutkuje to niewykryciem tzw. czeskich błędów (zamienione cyfry), omyłkowym pominięciem szczegółowej pozycji sprawozdawczej czy podsumowania lub wpisaniem kwoty wniewłaściwym wierszu. Nowsze narzędzia do sporządzania plików XML przeważnie mają funkcję automatycznego sporządzania podsumowań –do systemu wprowadza się wyłącznie wiersze szczegółowe na najniższym poziomie, zapewnia to łatwą weryfikację podsumowań. Weryfikują też spójność kwot między poszczególnymi sprawozdaniami (np. zysk netto zrachunku zysków istrat z wynikiem wykazanym wbilansie, zysk brutto z rachunku zysków istrat zzyskiem brutto znoty podatkowej itp.), co znacząco redukuje ryzyko popełnienia omyłek. Wkażdym przypadku należy się upewnić, czy sprawozdanie zostało sporządzone przy użyciu aktualnie obowiązującej schemy oraz – po jego podpisaniu –zweryfikować testowo, czy przechodzi przez bramkę KRS.
Błąd 3: Wskazywanie na występowanie zagrożeń dla kontynuacji działalności
Księgowy spółki prowadzącej działalność w branży IT sporządza we wrześniu 2020 r. sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Spółka nie została znacząco dotknięta skutkami pandemii, co zostało podkreślone m.in. w sprawozdaniu z działalności jednostki. Jej rentowność i płynność pozostały na dobrym poziomie, a procesy operacyjne mogą być kontynuowane w ramach pracy zdalnej. Księgowy sporządzając sprawozdanie, ma wskazać w pliku XML, czy istnieją okoliczności wpływające na zagrożenie kontynuowania przez spółkę działalności. Uznając, że nie można wykluczyć zagrożenia w warunkach pandemii i kryzysu gospodarczego, zaznaczył opcję „tak”, kierując się zasadą ostrożności.
opinia eksperta
Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2
Księgowy spółki niesłusznie wskazał na zagrożenia kontynuacji działalności wpliku XML. Stwierdzenie, że występują zagrożenia dla kontynuacji działalności, powinno być:
‒ zgodne zfaktyczną sytuacją jednostki na dzień sporządzenia sprawozdania;
‒ spójne zpozostałymi elementami sprawozdania finansowego, wtym zinformacją dodatkową oraz sprawozdaniem zdziałalności.
Zagrożenia kontynuacji działalności powinny wynikać zrealnych przyczyn wewnętrznych izewnętrznych, anie zprzyczyn hipotetycznych, wynikających znieodłącznej niepewności życia gospodarczego wprzyszłości. Spółka nie powinna też wskazywać na pandemię jako na zagrożenie kontynuacji, jeśli jej negatywny wpływ do dnia sporządzenia sprawozdania nie jest dla niej istotny, a jej działalność jest rentowna istabilna. Oczywiście zaistnienie epidemii zjej konsekwencjami dla funkcjonowania firmy powinno zostać opisane wsprawozdaniu jako zdarzenie po dniu bilansowym.
Spójność sprawozdawczości wymaga, aby wskazanie na ryzyko kontynuacji wpliku XML zostało skomentowane wnotach winformacji dodatkowej, dotyczących zagrożeń iniepewności kontynuacji. Ryzyka te powinny zostać opisane wraz ze wskazaniem działań iprzesłanek potwierdzających, że założenie kontynuacji działalności jest zasadne mimo istnienia tych ryzyk. Błędem jest brak opisu zagrożeń wsytuacji, gdy ich istnienie jest stwierdzone wpliku wXML. Nieprawidłowa jest również sytuacja odwrotna, gdy ryzyka iniepewność wynikają wprost zdanych finansowych lub opisów wsprawozdaniu finansowym lub sprawozdaniu zdziałalności, aw pliku XML jest twierdzenie, że tych zagrożeń nie ma. Występowanie sprzecznych ze sobą informacji wsprawozdawczości finansowej powoduje jej nieczytelność, niezrozumiałość imożliwość wprowadzenia wbłąd czytelnika.
