Czy wydatki na nabycie oprogramowania komputerowego mogę odnieść bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, czy też należy zwiększyć wartość początkową środka trwałego?
DGP
Sposób ujęcia w księgach rachunkowych jednostki wydatków na nabycie oprogramowania komputerowego wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności zależy od tego, czy jest to program systemowy, czy użytkowy. Oprogramowanie systemowe (operacyjne) jest nierozerwalnie związane z określonym urządzeniem, np. komputerem, laptopem, serwerem, na którym zostało zainstalowane. Jest ono niezbędne do uruchomienia tego urządzenia i jego funkcjonowania.
Bez oprogramowania operacyjnego urządzenie nie byłoby kompletne i zdatne do użytku. Zatem wydatki poniesione na nabycie takiego oprogramowania powodują zwiększenie wartości początkowej danego urządzenia. W księgach rachunkowych wydatki na zakupiony wraz z komputerem lub laptopem system operacyjny ujmuje się na koncie „Środki trwałe”. Wymianę użytkowanego oprogramowania systemowego, np. ze względu na zakończenie wsparcia technicznego, zakup nowego oprogramowania, można traktować jako remont.
Ma ona bowiem na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i pierwotnej zdolności użytkowej komputera. Wydatki na tę wymianę odnosi się bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie „Koszty według rodzajów” (w analityce: „Usługi obce” lub „Pozostałe koszty rodzajowe”) lub konto w zespole 5.
Oprogramowanie komputerowe może zostać zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych, o ile jego nabyciu towarzyszy przeniesienie autorskich praw majątkowych do tego programu albo udzielenie licencji na korzystanie z niego. Jeżeli zakupione przez jednostkę oprogramowanie spełnia powyższe warunki, to może zostać uznane za odrębny składnik majątku trwałego zaliczany do wartości niematerialnych i prawnych.
Na zwiększenie ceny nabycia wpływają także koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie m.in. z kosztami montażu. Cenę tę zmniejszają rabaty, opusty itp. Poza tym do ceny nabycia dolicza się także koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu finansowania nabycia tego składnika majątku oraz związane z nimi różnice kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu. Do kosztów zwiększających wartość początkową prawa autorskiego lub licencji związanych z programem komputerowym zalicza się także koszty wdrożenia, tj. instalacji i uruchomienia oprogramowania, oraz dostosowania jego funkcji do indywidualnych potrzeb jego użytkowników.
Ewidencja księgowa przyjęcia prawa lub licencji dotyczących programu komputerowego do używania, np. na podstawie dowodu „LT ‒ Przyjęcie wartości niematerialnej i prawnej”, może przebiegać zapisem: Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne” oraz Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.
Powszechne są również aplikacje mobilne, czyli oprogramowanie działające na urządzeniach przenośnych, takich jak telefony komórkowe, smartfony, palmtopy czy tablety. Jeżeli aplikację mobilną zakupiono na potrzeby firmy, to ze względu na niewielkie koszty jej nabycia wydatek na ten cel może również zostać odniesiony bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej.

przykład

Nabycie licencji
W listopadzie 2019 r. jednostka zakupiła pięć sztuk licencji na użytkowy program komputerowy. Cena jednostkowa netto każdej licencji wyniosła 1500 zł (plus VAT 345 zł). Wartość faktury brutto 9225 zł. Zakupione licencje zaliczono do wartości niematerialnych i prawnych jako jeden obiekt inwentarzowy. Zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości od wartości niematerialnych i prawnych zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem, których jednostkowa wartość początkowa nie przekracza 5000 zł, jednostka dokonuje zbiorczych odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacja licencji rozpocznie się od grudnia 2019 r. według stawki 50 proc. Miesięczny odpis amortyzacyjny wyniesie 312,50 zł. Koszty ujmowane są na kontach zespołu 4.
Objaśnienia do schematu
1. Faktura zakupu licencji:
a) kwota brutto 9225 zł: strona Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” oraz strona Ma konto 21-0 „Rozrachunki z dostawcami”;
b) kwota VAT 1725 zł: strona Wn konto 22-1 „VAT naliczony” oraz strona Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
2. OT – przyjęcie licencji do użytkowania kwota 7500 zł: strona Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne” oraz strona Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”;
3. PK – odpis amortyzacyjny za grudzień 2019 r. (zapis w miesiącu grudniu) kwota 312,50 zł: strona Wn konto 40 „Amortyzacja” oraz strona Ma konto 07-2 „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”.
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1680)