Jej członkowie mogą być przekonani, że ktoś sprawuje nadzór i weryfikuje też np. bilans. Co może okazać się złudne. Zdarzają się bowiem przypadki, że zapomina się o tym, iż przy prowadzeniu PKZP stosuje zasady rachunkowości, lub robi się to błędnie
Brak właściwego nadzoru, nieprowadzenie pełnej księgowości, nieprzygotowywanie sprawozdań finansowych to błędy, jakie się zdarzają w praktyce przy prowadzeniu pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej (dalej: PKZP). A wtedy już niewiele brakuje, aby źle gospodarować tymi środkami lub, co gorsza, znajdzie się chętny, aby z braku takiej kontroli skorzystać i przywłaszczyć sobie środki. W pierwszej chwili może się to wydawać niemożliwe, bo przecież pieniędzmi w kasie zazwyczaj gospodarują księgowi. Zdarzają się jednak wyjątki od reguły, na co wskazują przypadki znane medialnie, także ostatnie. Opisywane są przywłaszczenia nawet kilkuset tysięcy złotych. [ramka]
Z doniesień medialnych
W październiku 2019 r. pojawiły się doniesienia medialne o wyroku, jaki zapadł przed Sądem Okręgowym w Lublinie. W urzędzie gminy kobieta zajmowała się m.in. płacami i kasą zapomogowo-pożyczkową. Robiła to przez 10 lat. Nikt jej nie kontrolował. Dokonała 200 przelewów na różne kwoty. Od 50 zł do ponad 2000. Z kasy zapomogowo-pożyczkowej księgowa zdefraudowała ponad 201 tys. zł.
Pierwszy wyrok zapadł 8 października. Wtedy Ewa K. została skazana na dwa lata w zawieszeniu na pięć lat. Sąd uznał, że tylko bycie na wolności stworzy szansę na to, by zwróciła przywłaszczoną kwotę. Do 201 tys. zł trzeba doliczyć 4 tys. zł grzywny i 13 tys. zł kosztów procesowych, jakie poniósł urząd gminy. Ewa K. dostała także pięcioletni zakaz zajmowania stanowisk związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. Księgowa odwołała się jednak od tego wyroku. Kolejny zapadł 30 października. Wtedy sąd zdecydował, aby zmienić okres zawieszenia pozbawienia wolności z pięciu na trzy lata. W pozostałej części utrzymano w mocy ustalony wcześniej wyrok.
Mogą też być to sprawy mniejszego kalibru. Na przykład przydzielanie pożyczki osobom do tego nieuprawnionym lub przekazywanie pożyczek w bardzo wysokich wysokościach, choć to zarząd PKZP decyduje o udzielaniu pożyczek i terminach spłaty. Zdarza się też, że zarząd kasy powierza dwie funkcje (kasjerki i księgowej) jednej osobie i nie kontroluje, co się dzieje dalej, bo ma do tej osoby zaufanie. Wtedy taka osoba robi praktycznie wszystko, a to pozostawia pole do nadużyć. Gorzej, jak nie będzie też tego kontrolowała komisja rewizyjna lub robiła to bardzo rzadko, np. raz na kilka lat, choć powinna co najmniej raz na kwartał. W jednym z doniesień medialnych o nadużyciu w PKZP można przeczytać, że „księgowa przyznała, że być może tak by się nie działo, gdyby była nad nią większa kontrola”.
– Znałam taki przypadek, że opiekę nad kasą powierzono osobie, która wyliczała składki. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby pamiętała, że na koniec roku trzeba sporządzić sprawozdanie, a wcześniej prowadzić ewidencję. Na szczęście nie doszło wtedy do nadużyć. Jednak zły sposób prowadzenia wychwyciła dopiero kontrola. Choć to zarząd PKZP powinien się już wcześniej zainteresować, że nie dostał sprawozdania finansowego do podpisu – wskazuje Barbara Jagiełło, księgowa. Zdarza się jednak, że w PKZP wszyscy swoje funkcje pełnią społecznie, do tego nie znają się na rachunkowości. Mają przecież zaufanie do osoby prowadzącej kasę i to im wystarczy. I ta ufność może być zgubna, jeśli ktoś ją wykorzysta, np. gdy członkowie zarządu PKZP podpisują podsunięte przez osobę prowadzącą kasę dokumenty bez weryfikacji. Wtedy mogą na nich zostać wpisane inne konta, a także inne kwoty. – Na szczęście takie przypadki zdarzają się, ale nie są regułą. Zazwyczaj bowiem w księgowości jest tak, że każda złotówka, ba, każdy grosz jest istotny. Taki proceder może trwać, ale i tak wyjdzie na jaw. Księgowa z prawdziwego zdarzenia o tym wie – podsumowuje Barbara Jagiełło. Jednak tylko pełne i częste kontrole przepływu środków finansowych w takich kasach mogą sprawić, że nie będzie żadnych wątpliwości co do prawidłowego ich prowadzenia.
I właśnie nad terminowym prowadzeniem przez zakład pracy ksiąg rachunkowych i obsługi kasowej PKZP czuwa komisja rewizyjna. Do jej obowiązków należy kontrola działalności PKZP co najmniej raz na kwartał. Ma ona sporządzać protokół z tych czynności. Jest to niezależny organ kontrolujący działalność finansową kasy. Do jego zadań należy w szczególności: ochrona mienia PKZP, kontrola przestrzegania przez zarząd postanowień statutu, czuwanie nad prawidłowym udokumentowaniem wszystkich wpłat i wypłat, czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i księgowości PKZP.

Konieczne zasady rachunkowości

Jak wskazuje par. 43 ust. 1 rozporządzenia RM, rachunkowość PKZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości, czyli ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg (odrębnych od ksiąg zakładu pracy) oraz sporządzania sprawozdania wynikają z prawa bilansowego. Rozporządzenie jednak je uszczegóławia. Wskazuje m.in., że:
  • rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy, a więc jest on niezależny od roku obrotowego spółki, który nie musi przecież pokrywać się z rokiem kalendarzowym (par. 43 ust 2 rozporządzenia RM);
  • kasa sporządza roczne sprawozdanie finansowe i podpisują je zarząd oraz komisja rewizyjna po przeprowadzeniu kontroli działalności PKZP; protokół kontroli dołącza się do rocznego sprawozdania finansowego;
  • roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków.
Obowiązek sporządzania sprawozdania oznacza konieczność przeprowadzenia wszystkich prac związanych z zamknięciem roku. Prace te przeprowadzane są przez pracowników zakładu pracy, przy którym kasa działa, zgodnie z rozporządzeniem RM pracodawca bowiem powinien m.in. zapewniać pomieszczenia biurowe i odpowiednio zabezpieczone miejsca na przechowywanie pieniędzy i zapewniać prowadzenie księgowości, obsługę kasową i prawną oraz odprowadzać wpłaty na rachunek bankowy PKZP.

Inwentaryzacja

Ze względu na to, że PKZP jako aktywa posiada w zasadzie tylko środki pieniężne i należności z tytułu udzielonych pożyczek oraz jako pasywa fundusze wskazane w rozporządzeniu RM, szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji tych zasobów. Weryfikacja stanu środków pieniężnych w kasie odbywa się w drodze spisu z natury na 31 grudnia, środki zgromadzone na rachunku bankowym są potwierdzane saldem z bankiem. Pozostałe aktywa i pasywa inwentaryzuje się poprzez analizę zapisów w księgach rachunkowych kasy. Wnikliwie przeanalizować należy, czy zapisy na kontach wynikają z prawidłowo sporządzonych dokumentów. Wydaje się oczywiste, że wszystkie dowody przyjęcia i wypłaty środków pieniężnych powinny być opatrzone zarówno podpisami pracowników-członków kasy, jak i osoby prowadzącej ewidencję kasy. Weryfikacja taka jest bardzo ważna, ponieważ kasy operują często znacznymi kwotami, posiadane przez nie aktywa są zasobami podatnymi na malwersacje.

Analityka

Pamiętać też należy, że w zakresie należności i zobowiązań wobec członków kasy ewidencję analityczną prowadzić należy w podziale na konta imienne członków PKZP. Na koncie „Rozrachunków z członkami” ujmuje się wkłady członkowskie poszczególnych członków PKZP w wysokości i terminach ustalonych w statucie oraz udzielone członkom PKZP pożyczki na warunkach określonych w statucie bądź regulaminie. Zapisy na tym koncie muszą być potwierdzone dowodami źródłowymi. W świetle ostatnich doniesień prasowych potwierdza się, jak bardzo istotne jest weryfikowanie, czy podpisy na dokumentach potwierdzających przepływy pieniężne są oryginalne i czy wszystkie operacie rozchodów z kasy zostały udokumentowane. Pozostające na koncie „Rozrachunków z członkami” saldo Wn oznacza pozostałe do spłaty pożyczki udzielone członkom PKZP. Po stronie Wn tego konta księguje się bowiem udzielone członkom PKZP pożyczki, z kolei po stronie Ma ujmuje się spłatę pożyczki bądź jej potrącenie z wkładów – w przypadku wystąpienia zadłużenia lub też umorzenia pożyczki w ciężar funduszu rezerwowego. Wpłaty wpisowego i wkładów członkowskich są wstępnie księgowane na konta imienne członków PKZP, będące analityką do konta rozrachunków, a następnie przeksięgowywane na konto odpowiednich funduszy. W jednostkach prowadzących szczegółowe kartoteki imienne członków PKZP można wpłaty wpisowego i wkładów członkowskich księgować bezpośrednio na konto odpowiedniego funduszu.

Fundusze

Zgodnie z par. 28 rozporządzenia RM na środki finansowe PKZP składają się następujące fundusze:
1) oszczędnościowo-pożyczkowy ‒ powstaje on z wkładów członkowskich, jest przeznaczony na udzielanie pożyczek; wkłady członkowskie wnoszone są w wysokości i terminach ustalonych w statucie, zapisuje się je na imiennym rachunku członka PKZP; wkłady członków PKZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego;
2) rezerwowy ‒ powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do PKZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy (par. 30 rozporządzenia RM);
3) zapomogowy i inne fundusze, przewidziane w statucie – w szczególności fundusz zapomogowy powstaje z odpisów funduszu rezerwowego, dobrowolnych wpłat członków oraz innych wpływów określonych w statucie; przeznaczony jest na udzielanie zapomóg członkom PKZP w razie szczególnych wypadków losowych.
Do ewidencji księgowej wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunków bankowych służy konto syntetyczne 13 „Rachunki bankowe”. Przy czym środki pieniężne dotyczące poszczególnych funduszy specjalnych można gromadzić odrębnie dla każdego funduszu na osobnym rachunku bankowym i ujmować w księgach w podziale na konta analityczne, np.:
  • konto „Rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego”,
  • konto „Rachunek funduszu rezerwowego”,
  • konto „Rachunek funduszu zapomogowego”.

Uproszczona wersja

Operacje związane z gospodarowaniem środkami PZKP nie powodują powstawania kosztów – w szczególności koszty związane z prowadzeniem rachunków obciążają fundusze kasy. Oznacza to, że sprawozdanie składa się tylko z bilansu, który na podstawie art. 50 ust. 1 i 3 u.r. może przybrać uproszczoną postać.
Podkreślić jeszcze raz trzeba, że roczne sprawozdanie finansowe sporządzone według zasad określonych w u.r. podpisują zarząd oraz komisja rewizyjna, to znaczy wszyscy członkowie tych organów, po przeprowadzeniu wcześniej kontroli działalności PKZP (zob. par. 45 ust. 1 rozporządzenia). Zgodnie z u.r. podpisy powinny być złożone w sposób elektroniczny – profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub za 2019 r. podpisem osobistym. Sprawozdanie PZKP nie podlega złożeniu do Krajowego Rejestru Sądowego ani do Krajowej Administracji Skarbowej, zatem musi mieć postać elektroniczną, ale nie ma obowiązku stosowania struktur XML. Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków PKZP (por. par. 45 ust. 2 rozporządzenia). Do sprawozdania finansowego załącza się protokół kontroli komisji rewizyjnej.
Podstawa prawna
• par. 28, 33, 43‒45 rozporządzenia Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz.U. z 1992 r. nr 100, poz. 502)