W toku kontroli regionalnej izby obrachunkowej zarzucono naszej gminie niewłaściwe ewidencjonowanie nakładów inwestycyjnych na modernizację budynku urzędu. Wprowadzono te nakłady na konto 011 urzędu i do ewidencji analitycznej środków trwałych jako odrębny środek. Według nas nie ma naruszenia, bo polityka rachunkowości każdej jednostki może być elastyczna.
Polityka rachunkowości jest przede wszystkim wynikiem regulacji przyjętych w danej jednostce, np. w urzędzie gminy. Wynika to m.in. z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.), gdzie postanowiono, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z kolei w art. 10 ust. 1m u.r. wskazano, że jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (…),
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Zatem niewątpliwie w gestii danej jednostki (np. urzędu gminy) jest ustalenie wewnętrznych regulacji dotyczących rachunkowości. Jednak, co istotne, wspomniana dowolność nie oznacza, że jednostki mogą modyfikować albo zmieniać te regulacje (zasady), które wprost wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących, w tym z ustawy o rachunkowości czy innych aktów prawnych. To założenie jest aktualne również przy ewidencjonowaniu na odpowiednich kontach, opisanych w pytaniu, nakładów inwestycyjnych na budynek.
Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 31 ust. 1 u.r., gdzie postanowiono, że wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Z kolei z art. 24 ust. 1 i 2 u.r. wynika, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Wskazane konto 011 (środki trwałe) zostało wyszczególnione w rozporządzeniu z 13 września 2017 r. ministra rozwoju i finansów. Z jego opisu wynika, że służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014, 016 i 017. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności: przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych.
Mając na względzie systematykę wymienionych regulacji prawnych, jednostka powinna ująć nakłady na budynek urzędu gminy (środek trwały) jako zwiększenie wartości początkowej tego środka trwałego, a nie jako odrębny środek trwały. W konsekwencji zarzuty regionalnej izby obrachunkowej wydają się uzasadnione. Przepisy wewnętrzne jednostki nie mogą bowiem modyfikować ustawowych reguł ewidencjonowania środków trwałych.
Podstawa prawna
Art. 4 ust. 1, art. 10 ust. 1m, art. 24 ust. 1 i 2, art. 31 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.).