Przedsiębiorca zawarł z klientem umowę na dostarczenie paneli podłogowych. Zanim doszło do ostatecznej realizacji umowy, klient wpłacił zaliczkę.

– Czy powinienen wystawić fakturę od zaliczki i wykazać kwotę tej zaliczki w fakturze ostatecznej – pyta pan Janusz z Olsztyna.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Elementy, jakie powinna zawierać faktura dokumentująca zaliczkę, określają przepisy wykonawcze do ustawy VAT. Oprócz nazw i adresów sprzedawcy i nabywcy jest to ilość towarów i cena netto, stawkapodatku, data otrzymania części lub całości należności (zaliczki), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Piotr Kościańczuk, dyrektor w Kancelarii Skłodowscy, mówi, że jeżeli kwota zaliczki nie obejmuje w pełni ceny zamówienia, sprzedawca jest również obowiązany do wystawienia faktury końcowej. Faktura ta ma zawierać dane wszystkich poprzednich zaliczek, natomiast wartości w niej wykazane powinny być pomniejszone odpowiednio o kwoty wykazane w fakturach zaliczkowych.

Minister finansów nie sprecyzował jednak, w jaki sposób to pomniejszenie powinno być uwidocznione na fakturach. W praktyce przedsiębiorcy stosują dwa rozwiązania.

Pierwszy sposób polega na umieszczeniu kwot zaliczek jako kolejnych pozycji faktury ze znakiem minus, tak aby w podsumowaniu faktury znalazły się już kwoty różnicy pomiędzy zapłaconymi zaliczkami, a wartością zamówienia. Drugi to umieszczeniu pozycji zgodnych z wykonanym zamówieniem, podsumowanie ich ze względu na stawki VAT tak jak w zwykłej fakturze, a następnie umieszczenie poniżej linijek dotyczących zaliczek i ponownego podsumowania.

W ocenie Piotra Kościańczuka ten drugi sposób wydaje się również bardziej czytelny dla odbiorcy faktury.

Ważne!

Jeżeli podatnik przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymał część należności w postaci przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części

Podstawa prawna

Art. 19 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Par. 10 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).