Czy wysłać pismo do urzędu skarbowego

Zamierzam powierzyć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu. Czy muszę zawiadomić o tym urząd skarbowy?

Tak

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu uprzednio zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

Ponadto podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży.

Podstawa prawna

• Par. 8 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy potrzebna ewidencja wyposażenia

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą i rozliczająca się w formie księgi musi także prowadzić ewidencję środków trwałych?

Tak

Oczywiście ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zakłada się od momentu, w którym do działalności gospodarczej zacznie się wykorzystywać takie składniki majątku firmy. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne do rozliczania amortyzacji w koszty prowadzonej działalności gospodarczej albo osiąganych przychodów z najmu opodatkowanych na zasadach ogólnych. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

• Art. 22n ust. 2 i 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy musi być specjalny program

Chcę prowadzić księgę przychodów w komputerze. Czy oprogramowanie, z którego korzystam, musi spełniać specjalne warunki?

Tak

Taki program musi spełniać warunki określone w przepisach podatkowych. W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg, a ponadto stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi. Trzecim zaś warunkiem jest przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. W przypadku prowadzenia księgi komputerowo na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w przepisach podatkowych, jest obowiązany założyć księgę standardową. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Podstawa prawna

• Par. 31 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy ewidencjonować materiały powierzone

Prowadzę zakład krawiecki, jestem opodatkowana na podstawie księgi przychodów. Klienci powierzają mi materiały, z których szyję ubrania. Czy powinnam jakoś je dokumentować?

Tak

Powinna pani prowadzić zapisy - w dowolnej formie - na podstawie których można ustalić dane zleceniodawcy. W przeciwnym przypadku powinna pani zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów materiał otrzymany od zleceniodawcy. Zgodnie bowiem z przepisami rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi, materiał powierzony przez zleceniodawcę nie wymaga zaksięgowania. Jeżeli jednak podatnik nie może przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został przez podatnika zakupiony bez udokumentowania.

Podstawa prawna

• Par. 15 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy bank musi wydać zaświadczenie

Jestem samozatrudnionym. Przychody i koszty rozliczam na podstawie konta firmowego, za co płacę prowizję. Czy chcąc zaksięgować je jako koszt, muszę mieć specjalną fakturę lub zaświadczenie z banku?

Nie

Takie koszty to zarówno stała opłata za prowadzenie rachunku pobierana przez bank, jak i opłaty za przelewy, wpłaty itp. Księgujemy je w kolumnie 13 (Pozostałe wydatki) podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie not bankowych, które bank wystawia po dokonaniu każdej operacji.

Najwygodniej jest wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Co do zasady, zgodnie z art. 23 ustawy o PIT, nie można uznać za koszt uzyskania przychodu ani kapitałów własnych, ani pochodzących z kredytu lub pożyczki. Nie ma natomiast przeszkód, by w koszty zaliczyć wszystkie odsetki od takich kredytów lub pożyczek. Ewidencjonujemy je także w kol. 13 księgi przychodów.

W przypadku kont podmiotów gospodarczych odsetki od zgromadzonych na koncie kwot są zazwyczaj niewielkie, ale w określonych terminach (rocznych, kwartalnych, a ostatnio także miesięcznych) następuje ich kapitalizacja. Wówczas taką kwotę odsetek księgujemy w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostały przychód).

Podstawa prawna

• Par. 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy księgować delegacje

Czy osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą powinna rozliczać wydatki związane z wyjazdem służbowym na podstawie druku delegacji?

Tak

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów podróży służbowej (kol. 13), w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Podstawa prawna

• Pkt 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowicych załącznik do rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy zaksięgować nieodpłatne świadczenie

Czy zawsze nieodpłatne świadczenie na rzecz przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności i trzeba je zaliczyć do przychodów?

Tak

Księguje się je w kolumnie Inne przychody podatkowej księgi przychodów i rozchodów, po uprzednim ustaleniu ich wartości pieniężnej.

Wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się według następujących zasad. Jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców.

Gdy przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu. Jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. Natomiast we wszelkich pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Podstawa prawna

• Art. 11 Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176, z późn. zm.).

Czy księgować na podstawie zestawienia

Mam konto firmowe, prowadzę księgę przychodów. Czy każdą operację bankową powinnam wpisywać do księgi oddzielnie? A może wystawić jeden dowód wewnętrzny?

Tak

Nie ma przeszkód, by wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Podstawa prawna

• Par. 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy dokumentować przesunięcia towarów

Prowadzę działalność w dwóch sklepach. Często przerzucam towar z jednego do drugiego. Czy takie zdarzenie powinno być zaksięgowane?

Tak

W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika podatnik dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej dowodami przesunięć. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.

Podstawa prawna

• Par. 8 ust. 4 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy wpisywać do księgi zaliczki

Czy w związku z tym, że w tym roku nie trzeba składać deklaracji zaliczkowych na PIT, wyliczenia wysokości zaliczki trzeba gdzieś wpisywać, np. w księdze przychodów?

Nie

Żaden przepis dotyczący PIT nie nakłada na podatnika obowiązku dokumentowania w formie pisemnej sposobu, w jaki wyliczona została zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych płacona w trakcie roku podatkowego. Dotyczy to także przepisów regulujących prowadzenie księgi przychodów, które na 2007 rok, przynajmniej na razie, nie uległy zmianie.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).